Projektcoaching (12): Besprechungen

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Ein Projektcoach macht Menschen im Projekt erfolgreich. Er ist Coach, Berater und Sparringspartner in einer Person; er agiert als graue Eminenz im Hintergrund. Sein Handwerkszeug sind in erster Linie Fragen: im Idealfall erkennt oder erarbeitet der Anwortende sich dabei die Lösung selbst. Die Themen sind so vielfältig wie die Menschen und ihre jeweiligen Rollen im Projekt: vom persönlichen Coaching des Projektleiters bis hin zum detaillierten Hinterfragen des Risikomanagements. In dieser Artikelserie erscheinen jede Woche fünf typische Fragen eines Projektcoaches zu einem ausgewählten Thema. Diese Fragen geben einen ersten Eindruck von Projektcoaching und regen an zum Nachdenken über das eigene Projekt und die eigene Rolle darin. Das Thema dieser Woche ist ein notwendiges Übel, oft beklagt und selten gut geführt, eigentlich so einfach und doch so schwierig: Besprechungen.

Thema der Woche: Besprechungen

Der Meinung von Stefan Hagen kann ich mich nur anschließen: Moderationskompetenz wird leider viel zu häufig unterschätzt. Doch die effiziente Durchführung von Besprechungen ist nur die halbe Miete. Denn selbst wenn alle Besprechungen im Projekt effizient geführt würden, eine Agenda und ein Protokoll hätten, änderte das nichts am Grundübel: es gibt zu viele unnötige oder zu lange Besprechungen.

There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all. (Peter F. Drucker)

Die Devise lautet also, die richtigen Besprechungen richtig durchzuführen. Einfacher gesagt als getan. Was schon in der Linienorganisation ein Problem darstellt, wird im Projekt richtig kompliziert. Natürlich gibt es riesigen Informations- und Kommunikationsbedarf einerseits, aber andererseits auch jede Menge Arbeit, die möglichst ungestört ablaufen sollte. Jason Fried von 37signals bringt es auf den Punkt was verhindert, dass Arbeit am Arbeitsplatz erledigt werden kann: Meetings & Managers.

Fünf Fragen zu Besprechungen im Projekt:

  1. Welche regelmäßigen Besprechungen gibt es zu welchem Zweck (Information, Reporting, Erarbeiten von Lösungen, etc.)?
  2. Wer nimmt an den regelmäßigen Besprechungen teil? Warum?
  3. Wie werden die Ergebnisse von Besprechungen festgehalten?
  4. Was würde passieren, wenn Besprechungen auf die Hälfte gekürzt würden? Oder ein Limit von 30 Minuten bekämen?
  5. Welche Besprechungen könnte man ganz oder teilweise durch andere Medien (z.B. Microblogging) ersetzen?

Natürlich sind diese Fragen nur der Einstieg ins Projektcoaching. Ein erfahrener Projektcoach wird anhand der Antworten vertiefende Fragen stellen und so die Antworten nach und nach schärfer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Artikelbild wurde von Richard Rutter unter dem Titel „Meeting room stencil graffiti“ auf Flickr veröffentlicht (Bestimmte Rechte vorbehalten).

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