Projektcoaching (13): Berichtswesen

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Ein Projektcoach macht Menschen im Projekt erfolgreich. Er ist Coach, Berater und Sparringspartner in einer Person; er agiert als graue Eminenz im Hintergrund. Sein Handwerkszeug sind in erster Linie Fragen: im Idealfall erkennt oder erarbeitet der Anwortende sich dabei die Lösung selbst. Die Themen sind so vielfältig wie die Menschen und ihre jeweiligen Rollen im Projekt: vom persönlichen Coaching des Projektleiters bis hin zum detaillierten Hinterfragen des Risikomanagements. In dieser Artikelserie erscheinen jede Woche fünf typische Fragen eines Projektcoaches zu einem ausgewählten Thema. Diese Fragen geben einen ersten Eindruck von Projektcoaching und regen an zum Nachdenken über das eigene Projekt und die eigene Rolle darin. Das Thema dieser Woche löst bei den wenigsten große Begeisterung aus: das Berichtswesen.

Thema der Woche: Berichtswesen

Wikipedia definiert Berichtswesen folgendermaßen:

Unter dem Begriff betriebliches Berichtswesen (auch Reporting) versteht man die Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens zur Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt in Form von Berichten.

Es geht also um Berichte: ihre Erstellung, Verbreitung und Speicherung, aber auch um die dazu verwendeten Werkzeuge und Prozesse.

In Projekten gibt es viele Interessenten und dadurch oft ein Wirrwarr an Berichtslinien und entsprechend viele Berichte: von den Teilprojekten an den Projektleiter, vom Projektleiter an den Kunden, vom Projektleiter an das eigene Linienmanagement, usw. Je größer die Berichtsflut aber ist, desto weniger Beachtung finden die Berichte und desto sinnloser werden sie. Und weil niemand Lust hat Berichte nur für die Ablage zu schreiben, sind Berichte oft nicht wirklich aussagekräftig: ein Teufelskreis.

Ganz ohne Berichte geht es nicht. Aber wenn sie nur noch aus formalen Gründen erstellt und abgelegt werden läuft etwas grob falsch. Berichte müssen sich am Informationsbedarf orientieren. Und sie müssen merklich gelesen werden, d.h. es muss irgendeine Form der Rückmeldung geben. Berichte sollten nie das persönliche Gespräch ersetzen. Wenn nur noch in Form von Berichten miteinander gesprochen wird, ist allergrößte Vorsicht geboten. Das Devise sollte lauten: wenige, aber aussagekräftige Berichte, die nur eine von vielen Kommunikationsebenen im Projekt bilden.

Fünf Fragen zum Berichtswesen:

  1. Wer liest Ihre Berichte wirklich? Von wem erhalten Sie eine Rückmeldung?
  2. Welche Berichte gibt es? Für welche Interessengruppen sind diese?
  3. Wie gehen Sie vor, um Ihren Statusbericht zu erstellen? Wie lange benötigen Sie?
  4. In welchem Format werden Berichte erstellt? Wie werden sie abgelegt?
  5. Angenommen Sie berichten eine äußerst kritische Situation, z.B. einen großen Verzug: was würde passieren?

Natürlich sind diese Fragen nur der Einstieg ins Projektcoaching. Ein erfahrener Projektcoach wird anhand der Antworten vertiefende Fragen stellen und so die Antworten nach und nach schärfer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Artikelbild wurde von Rainer Ebert unter dem Titel „A filled blackboard“ auf Flickr veröffentlicht (Bestimmte Rechte vorbehalten).

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