Projektcoaching Projektmanagement

Projektcoaching (14): Meilensteine

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Ein Projektcoach macht Menschen im Projekt erfolgreich. Er ist Coach, Berater und Sparringspartner in einer Person; er agiert als graue Eminenz im Hintergrund. Sein Handwerkszeug sind in erster Linie Fragen: im Idealfall erkennt oder erarbeitet der Anwortende sich dabei die Lösung selbst. Die Themen sind so vielfältig wie die Menschen und ihre jeweiligen Rollen im Projekt: vom persönlichen Coaching des Projektleiters bis hin zum detaillierten Hinterfragen des Risikomanagements. In dieser Artikelserie erscheinen jede Woche fünf typische Fragen eines Projektcoaches zu einem ausgewählten Thema. Diese Fragen geben einen ersten Eindruck von Projektcoaching und regen an zum Nachdenken über das eigene Projekt und die eigene Rolle darin. Geht es um die Projektverfolgung kommt man um das Thema der Woche nicht herum: Meilensteine sind gefragt.

Thema der Woche: Meilensteine

Ich bin kein Freund fein-granularer Projektplanung und -verfolgung, aber Meilensteine mag ich. Leider werden Meilensteine häufig nicht oder nicht passend eingesetzt. Definitionsgemäß kommen sie ganz unschuldig daher als Ereignisse mit besonderer Bedeutung. Das ist wenig hilfreich, gibt uns aber immerhin den Hinweis, dass es sich um Ereignisse handelt. Ihre zeitliche Ausdehnung sollte also vernachlässigbar sein. Klingt banal und doch lese ich in Statusberichten jede Woche von Meilensteinen wie „Stabilisierungsphase“. Und komme ins Grübeln: markiert der Meilenstein den Beginn, das Ende oder gar die Mitte? Dabei wären Beginn und Ende einer Phase oder einer Iteration des Projekts sogar äußerst sinnvolle Meilensteine.

Neben diesem Einsatz sozusagen als Grenzsteine der großen Abschnitte des Projekts gibt es noch eine zweite Kategorie: Meilensteine, die sich auf wichtige Lieferergebnisse beziehen, beispielsweise „IT-Konzept abgenommen“. Vor solchen Ergebnis-Meilensteinen gibt es meistens interne Meilensteine für wichtige Punkte in der Vorbereitung des Ergebnisses, beispielsweise „IT-Konzept zur Begutachtung freigegeben“, was meist einige Wochen vor der eigentlichen Abnahme liegt, aber für die Erstellung des Konzepts den maßgeblichen Termin darstellt.

Mit wenigen, aber markanten Meilensteinen lässt sich zudem in Form einer Meilensteintrendanalyse (MTA) ein wirkungsvolles und übersichtliches Controlling-Instrument basteln:

Beispiel einer Meilensteintrendanalyse

Fünf Fragen zu Meilensteinen:

  1. Gibt es Meilensteine, die unpräzise und eher als Aktivitäten formuliert sind?
  2. Welche Meilensteine sind weder Begrenzungen von Phasen noch beziehen sie sich auf Lieferergebnisse?
  3. Welche internen Meilensteine zur Vorbereitung von Lieferergebnissen gibt es?
  4. In welcher Form wird über Meilensteine berichtet? Wird eine MTA verwendet?
  5. Wo und in welcher Form können sich Stakeholder über Meilensteine informieren?

Natürlich sind diese Fragen nur der Einstieg ins Projektcoaching. Ein erfahrener Projektcoach wird anhand der Antworten vertiefende Fragen stellen und so die Antworten nach und nach schärfer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Artikelbild wurde von Jeff Kramer unter dem Titel „Rock Garden Stone“ auf Flickr veröffentlicht (Bestimmte Rechte vorbehalten).

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