Führung Kommunikation Projektcoaching

Projektcoaching (23): Arbeit verteilen

racing flag

Mit diesen Folien kann ich morgen nie und nimmer in den Lenkungskreis. Also wieder eine Nachtschicht und doch selbst Hand anlegen. Wie immer. Hätte ich mir doch bloss schon früher die Folien zeigen lassen. Eigentlich hatte ich ja vereinbart, dass alles bis Freitag Mittag fertig sein muss. Und dann nichts mehr gehört. Am Freitag hatte ich dann aber absolut keine Zeit um nach den Folien zu fragen. Ich bin einfach davon ausgegangen, dass alles fertig ist. Und jetzt ist schon Dienstag. Und morgen der Lenkungskreis. Und der Foliensatz eine einzige Baustelle. Das hat früher als Fachkraft ohne Führungsaufgaben alles so einfach ausgesehen: Manager verteilen die Arbeit und warten bis sie erledigt ist. Dass ich nicht lache!

Erfolgreiche Verteilung von Arbeitsaufträgen stützt sich zunächst auf die richtigen Glaubenssätze. Solange die Führungskraft der Meinung ist, dass nur sie selbst die Aufgabe optimal erledigen kann, wird es ihr immer schwer fallen, Arbeit in der richtigen Weise an die Mitarbeiter zu vergeben. Eine Falle in die ehemalige Fachkräfte gerne in ihren ersten Führungsaufgaben tappen. Der erste Schritt heißt also Loslassen und Vertrauen. Auch und gerade dann, wenn die Mitarbeiter zunächst für die Aufgabe tatsächlich länger brauchen oder die Ergebnisse der einen oder anderen Nacharbeit bedürfen. Die Führungsaufgabe ist es schließlich, die eigenen Mitarbeiter erfolgreich zu machen. Gerne auch besser und erfolgreicher als man selbst.

Vertrauen. Das sagt sich so einfach. Genau das war ja das Problem. Mit den Folien für den Lenkungskreis habe ich mich auch auf meine Mitarbeiter verlassen. Und jetzt? Nachtschicht. Wie soll ich meinen Mitarbeitern vertrauen, wenn sie mich so im Stich lassen? Ich kann doch nicht jeden Schritt kontrollieren, bloß damit ich frühzeitig bemerke, dass etwas nicht richtig läuft. Dann kann ich es ja gleich selbst machen.

Mit einem kleinen Trick läßt sich Vertrauen in die Mitarbeiter kombinieren mit dem berechtigten Bedürfnis der Führungskraft bei Problemen frühzeitig einbezogen zu werden. Anstatt als Führungskraft dem eigenen Kontrollzwang freien Lauf zu lassen und ständig nachzufragen, verknüpft man mit der übertragenen Aufgabe den aktiven Bericht des Mitarbeiters über die Fertigstellung. Je nach Komplexität der Aufgabe und Fertigkeit des Mitarbeiters, können auch Berichte über Zwischenergebnisse vereinbart werden. Wichtig ist, dass die Berichte als essentieller Teil der Aufgabe verstanden werden und nicht als lästige und unwichtige zusätzliche Aufgabe. Der Grundsatz muss lauten: Arbeit von deren Erledigung keiner erfährt ist nicht erledigt. Die Verantwortung für den Bericht liegt beim Mitarbeiter. (Vergleiche auch den entsprechenden Podcast auf manager-tools.com)

Die Aufgabe „Bitte die Folien für den Lenkungskreis bis Freitag Mittag anfertigen …“ wird beispielsweise ergänzt mit

  • „… und mit mir am Freitag Nachmittag einen Termin zur Durchsprache vereinbaren.“ oder  mit 
  • „… und mir am Freitag schicken.“ oder mit
  • „… mir am Mittwoch einen Zwischenstand schicken und am Freitag in der Rücksprache vorlegen.“

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Artikelbild wurde von Paul Baker unter dem Titel „Checkered flag – gotta have one“ auf Flickr unter eine Creative Commons Lizenz (CC BY-SA 2.0) veröffentlicht (Bestimmte Rechte vorbehalten).

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *