Projektmanagement
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Chief Excel Officer

Nennen wir die Dinge doch beim Namen. Als Projektmanager verbringe ich viel Zeit mit dem Verwalten von Tabellen. Ich bin der CEO des Projekts, der Chief Excel Officer. Neben dem zynischen Fatalismus angesichts der Verwaltungsorgien in so manchen Projekten und Organisationen, sehe ich aber auch den ganz pragmatischen Nutzen: Wenn ich nur ein Werkzeug im Projekt benutzen dürfte, wäre das tatsächlich Excel.

»Männer die auf Tabellen starren.« Treffender ließe sich ein Film über den grotesken Alltag eines Projektmanagers im 21. Jahrhundert nicht betiteln. Anforderungslisten, Change-Request-Listen, Listen offener Punkte, Controlling-Sheets, Mitarbeitereinsatzplanung und vieles mehr: Tabellen wohin das Auge reicht. Meist nicht ganz aktuell, ein wenig inkonsistent, dafür aber komplex verformelt und miteinander verknüpft. Nicht unerheblicher Aufwand wird in Projekten gemeinsam auf Tabellen starrend verschwendet, um Fehler aufzuspüren und Daten abzugleichen.

Excel ist universell. Überall verfügbar und für alle Zwecke einsetzbar. Nicht unbedingt immer das beste Werkzeug, aber immer das am schnellsten greifbare. Und dann wird eben schnell eine Tabelle gemacht. Und dann noch ein paar Spalten hinzugefügt. Und dann noch ein paar VBA-Makros. Und ehe man es ich versieht, ist die quick-and-dirty Lösung der Standard für so manchen Prozesschritt im Unternehmen oder im Projekt.

Gerade weil Excel aber universell verfügbar ist, kennt es jeder auch mehr oder weniger gut. Eine Excelliste kann jeder öffnen und leidlich bedienen. Insofern ist Excel der kleinste gemeinsame Nenner. Was nutzt der Projektplan in MS-Project, wenn man sich die teure Lizenz erst umständlich genehmigen lassen muss und dann noch eine Schulung zur Bedienung braucht?

An einer wohl durchdachten(!) Tabelle ist meist gar nicht so viel auszusetzen (siehe beispielsweise diese Tabelle zur Projekt- und Ressourcenplanung). Oft ist diese Lösung der Situation und Komplexität angemessen. Selten bringt eine spezialisierte Lösung, beispielsweise zum Anforderungsmanagement oder zum Protokollieren von Sitzungen, einen wirklichen Mehrwert. Jedenfalls nicht in diesem einen Projekt, sondern höchstens auf lange Sicht dem Unternehmen im Sinne zunehmender Professionalisierung. Bis dahin bleibe ich der Chief Excel Officer und rate jedem angehenden Projektmanager dringend in die Tiefen der Pivottabellen und bedingten Formatierungen abzutauchen.

(Bildnachweis: Das Artikelbild wurde von Andrew Kuznetsov unter dem Titel „Matrix“ auf Flickr unter einer Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht.)

Kategorie: Projektmanagement

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Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

4 Kommentare

  1. Ich schmunzle ;-) andererseits gebe ich Dir völlig recht, der kleinste gemeinsame Nenner ist oft Excel, ich habe mir sogar eine Vorlage gebastelt mit der ich improvisierte Gantt Diagramm male (für einen Kunden, der unbedingt Gantt Diagramme wollte aber kein Geld für Project Lizenzen hatte).

    • Marcus Raitner sagt

      Solche Vorlagen kenne ich auch ;-) Ich meine, dass die einfache Verfügbarkeit und die breite Kenntnis des Tools schon auch ein Wert ist. Nicht selten ist Excel dann tatsächlich eine gute Lösung. Jedenfalls bis das Sheet immer komplexer wird, immer verknüpfter wird, usw. Ist ein wenig wie bei anderen SW-Systemen auch: je länger sie leben und je mehr daran rumgebastelt wird, desto näher kommen sie ihrem Entropie-Tod und werden schließlich völlig unwartbar.

  2. Jonas Gerber sagt

    So ist es nunmal und du hast völlig Recht. Manchmal beginne ich auch mit der Erstellung einer Excel Tabelle und arbeite mich dann so weit vor, dass ich irgendwann merke, dass ich zu weit gegangen bin um von neu anzufangen und in dem Fall beende ich das Projekt in Excel. Es ist ja auch eines der besten Programme der Welt.

  3. erwin sagt

    arbeite auf dem bau meistens mit pocket informant. am anfang alle wichtigen termine für das Projekt eingeben dann sofort vor ort auf neuen stand bringen Überschneidungen werden sofort sichtbar und können aufgearbeitet werden.
    ach ja sync mit google task ,google mail,google calendar, evernote alles freigegeben für die firma.
    hardware ist ein ipad 2 mir wifi wegen der laufzeit, datenübermittlung 2x am tag über iphone hotspot.

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