Arbeitspakete definieren, zueinander in Beziehung setzen und Ressourcen zuweisen – fertig ist der Projektplan. Prinzipiell ja, jedenfalls genauso wie eine Suppe vor dem Abschmecken: essbar, aber noch kein Genuss. Meilensteine sind sozusagen das Salz in der Projektplansuppe. Sie markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf, externe genauso wie interne. Maßvoll eingesetzt geben sie Orientierung, sorgen für Überblick und verleihen zusätzliche Struktur.
Die Arbeitspakete im Ablaufplan erledigen sich nicht von selbst. Es braucht in der Regel Menschen zur Ausführung der geplanten Arbeiten. Diese so einfach scheinende Zuweisung von Mitarbeitern an die Arbeitspakete im Ablaufplan sorgt regelmäßig für Verzweiflung und Frust beim ungeübten Projektplaner. Da verkürzt sich plötzlich die Dauer von Arbeitpaketen oder es verschieben sich diese wie von Geisterhand. So war das nicht gemeint, denkt man, und sucht erschrocken nach dem richtigen Häkchen.
Arbeitspakete sind die atomaren Bausteine eines Projektplans und die richtige Wahl hinsichtlich Größe und Inhalt hat große Auswirkung auf die Handhabbarkeit des Planes. Arbeitspakete alleine definieren allerdings nur die Struktur des Projekts, den Leistungsumfang, sie machen aber noch keine Aussage über den Ablauf des Projekts. Erst durch die logisch richtigen Verknüpfungen der Arbeitspakete, ihre Beziehungen zueinander, entsteht ein Ablaufplan, der in seiner Verkörperung als Gantt-Diagramm der Inbegriff eines Projektplans ist.
Arbeitspakete sind die atomaren Bausteine des Projektplans. Die Definition der Arbeitspakete hat großen Einfluss auf die Verständlichkeit des Plans aber auch auf seine Handhabbarkeit bei der Verfolgung und Aktualisierung. Es ist sehr schwierig, allgemein gültige Regeln aufzustellen, wie Arbeitspakete beschaffen sein müssen; jedes Projekt, jeder Projektleiter und jedes Projektumfeld hat spezifische Vorlieben und stellt andere Anforderungen. Dennoch kann und sollte man darüber nachdenken, welche Einflussgrößen es gibt und wie sie sich auf den Umgang mit dem Projektplan auswirken.
openPM – der offene Wissensaustausch für Projektmanager
Maik Pfingsten, der Autor des ZukunftsArchitekten-Podcasts, hat sich mit mir letzte Woche über openPM, das PM Camp und den ganzen Rest unterhalten. Es hat mir sehr viel Spass gemacht und ich möchte Maik danken für das angenehme Gespräch und seine Initiative zur Verbreitung der Idee openPM.
Das Thema Selbstorganisation beschäftigt mich schon seit meiner Studentenzeit. Seit über 10 Jahren bin ich überzeugter Anhänger der Methode Getting Things Done, kurz GTD, von David Allen. Seither habe ich mit ganz verschiedenen Implementierungen der Methode experimentiert, von der einfachen To-Do-Liste, über Lotus Notes und Outlook hin zu Things und zuletzt Omnifocus. Mit Omnifocus bin ich nun sehr glücklich wozu Aaron Lynn und Thanh Pham von Asian Efficiency einen großen Beitrag geleistet haben. Darum war ich sehr gespannt auf ihre Omnifocus Premium Posts, die sie zu dem stolzen Preis von $67 als PDF zum Download anbieten. Hat sich diese Investition nun gelohnt?
Nach langem und zähen Ringen, zumeist mit meinem prokrastinierenden inneren Schweinehund, ist es endlich vollbracht: openPM e.V. ist seit Samstag im Vereinsregister München eingetragen unter der Registernummer VR 204632. Das Finanzamt Erding hat bereits Ende letzten Jahres die Gemeinnützigkeit von openPM e.V. bestätigt. Damit hat die Arbeit an openPM endlich ein rechtlich tragfähiges Fundament. Schließlich bauen wir alle gemeinsam nicht bloß ein Kartenhaus sondern eine Kathedrale!
Hauptaufgabe des Vereins ist es die Plattform openPM zu betreiben und inhaltlich in Richtung unserer Vision zu entwickeln: Umfassendes und qualitativ-hochwertiges Projektmanagement Know-How offen und frei der Allgemeinheit zur Verfügung stellen und den Austausch zum Thema Projektmanagement zu fördern. Wir glauben, dass in der Fähigkeit Projekte erfolgreich durchzuführen in Zukunft noch mehr Bedeutung zukommen wird und wollen deshalb alles rund um das Thema Projektmanagement möglichst vielen Menschen möglichst einfach zugänglich machen.
Ich freue mich ganz besonders auf die Zusammenarbeit mit Bernhard Schloß im Vorstand von openPM e.V. Unsere ersten Amtshandlungen waren die Eröffnung eines Bankkontos, um die vielen Spenden und Mitgliedsbeiträge demnächst auch sauber verbuchen zu können ;-) Entsprechende Formulare für Mitgliedsanträge und Spendenquittung werden gerade erstellt. Zur Erinnerung: Die Mitgliedschaft auf der Plattform openPM hat absolut nichts mit der Mitgliedschaft im Verein zu tun. Jede Beteiligung im Verein und jede Spende freut uns sehr und ist absolut notwendig um openPM weiterhin in der hohen Qualität zur Verfügung stellen zu können, aber keine Voraussetzung zum Mitmachen.
Der Termin für das PM Camp 2013 steht fest: vom 14. bis zum 16. November 2013 treffen wir uns wieder an der FH Vorarlberg in Dornbirn, Österreich. Wir, das Organisationsteam, dem ich stolz von Anfang an angehöre, verstehen das PM Camp als „Brückenbauer und Impulsgeber im Dienste der Weiterentwicklung des Projektmanagements.“ Es ist keine klassische Konferenz, sondern eine Un-Konferenz mit einem sehr großen Barcamp-Anteil. Dieses Format hat 2011 und 2012 sehr gut funktioniert und wird auch 2013 im Wesentlichen beibehalten. Umso wichtiger bei diesem Format sind die Menschen: ein Barcamp wird umso interessanter je vielfältiger die Themen und Teilnehmer. Daher kündigen wir den Termin schon jetzt an in der Hoffnung, dass sich ganz viele diesen dick im Kalender markieren. Weitere Ankündigungen, beispielsweise zur Anmeldung, folgen auf der Hauptseite des PM Camp und hier im Blog. Wem die Wartezeit bis November zu lang ist oder wer zu diesem Termin tatsächlich verhindert sein sollte, sollte einen Blick auf die Liste der regionalen PM Camps werfen. Und weil es so schön war letztes Jahr, zum Schluss noch ein paar Stimmen der Teilnehmer:
Wie misst man Projekterfolg? Da wäre zunächst die Qualität der Ergebnisse und die Zufriedenheit des Auftraggebers damit. Gerade wegen dieser Ergebnisse wurde das Projekt gestartet und durchgeführt. Nicht minder wichtig sind aber die anderen beiden Seiten des magischen Dreieck: Zeit und Kosten. Was nützt das schönste Ergebnis, wenn es zu spät kommt oder den Auftraggeber ruiniert. Reicht es aber das erwartete Ergebnis in der versprochenen Zeit und zu den vereinbarten Kosten abzuliefern? Ist der Auftraggeber dann automatisch zufrieden? Theoretisch: ja – praktisch: nein.
Jeder spricht davon. Jeder will sie. Für sein Unternehmen, seine Abteilung, sein Projekt. In unseren schnelllebigen Zeiten großer Veränderung mehr denn je. Die Rede ist von Kreativität. Wir brauchen kreative Lösungen für unsere drängenden Probleme, heißt es dann. Ob nun für das nächste Produkt, Projekt, Kampagne, für was auch immer. Kreativität befohlen. Nur funktioniert das genauso wenig wie ein »Sei spontan!«. Was also ist Kreativität? Was fördert sie und was verhindert sie? Eine Schulstunde über Kreativität mit John Cleese.