Projektmanagement Essentials

Das Manage­ment ist die schöp­fe­risch­te aller Küns­te. Es ist die Kunst, Talen­te rich­tig ein­zu­set­zen! (Robert S. McNa­ma­ra)

Was ist Auf­ga­be eines Pro­jekt­ma­na­gers? Mit schwe­ren Books of Know­ledge[1. vgl. etwa das PMI PMBOK] auf der einen Sei­te und Scrum & Co. auf der ande­ren, lohnt sich als Ori­en­tie­rungs­hil­fe die Rück­be­sin­nung auf die Grund­la­gen des Manage­ments. Peter F. Dru­cker redu­ziert Manage­ment auf die fol­gen­den drei Aufgaben.[2. vgl. Peter F. Dru­cker, Manage­ment Rev Ed., Kapi­tel 3]

  1. Auf­ga­be und Mis­si­on der Orga­ni­sa­ti­on durch­den­ken und defi­nie­ren
  2. Arbeit pro­duk­tiv ein­set­zen und Men­schen erfolg­reich machen
  3. Aus­wir­kun­gen auf das sozia­le Umfeld mana­gen

Ziele und Mission durchdenken und definieren

Die­se Dimen­si­on von Manage­ment scheint auf den ers­ten Blick für ein Pro­jekt viel leich­ter zu sein als für eine Ein­heit der Lini­en­or­ga­ni­sa­ti­on. Ein Pro­jekt ist per Defi­ni­ti­on ein neu­ar­ti­ges und ein­ma­li­ges Vor­ha­ben, für das meist schon irgend­wel­che Zie­le auf dem Tisch lie­gen. Dar­in liegt aber auch die größ­te Gefahr: Pro­jek­te star­ten immer unter Zeit­druck, der dazu führt, dass das sorg­fäl­ti­ge Erar­bei­ten und Durch­den­ken der Zie­le unwich­tig erscheint: die Zie­le sei­en doch ohne­hin allen klar, heißt es dann.

Der Pro­jekt­ma­na­ger muss die­sem Druck stand­hal­ten und darf sich nicht mit den erst­bes­ten Zie­len und Ziel­for­mu­lie­run­gen zufrie­den geben. Erst wenn er selbst und alle Betei­lig­ten die Zie­le ver­stan­den haben und mit ihnen ein­ver­stan­den sind, lohnt es sich zu star­ten. Die Auf­ga­be des Pro­jekt­ma­na­gers ist es, die Mis­si­on und die Zie­le des Pro­jekts zu durch­den­ken und sie prä­zi­se(!) zu formulieren.[2. Schließ­lich wäre es eben­so töricht einen Bekann­ten in einer frem­den Stadt zu besu­chen ohne die genau Adres­se zu ken­nen.] Zu oft sind Zie­le bis auf den kleins­ten gemein­sa­men Nen­ner weich­ge­spült oder bis zur Unkennt­lich­keit abs­tra­hiert.

Arbeit produktiv einsetzen und Menschen erfolgreich machen

Wenn es his­to­risch betrach­tet so etwas wie eine Kern­auf­ga­be von Manage­ment gibt, dann die­se: Arbeit pro­duk­tiv ein­zu­set­zen. Schon Fre­de­rick W. Tay­lor ging es dar­um die Arbeits­kraft opti­mal zu nut­zen und die Arbeits­be­dinun­gen für die Men­schen zu ver­bes­sern. Zu Tay­lors Zei­ten war der Mana­ger der ein­zi­ge, der die Arbeits­schrit­te ana­ly­sie­ren und opti­mie­ren konn­te. In der heu­ti­gen Wis­sens­ar­beit fällt die­se Auf­ga­be weg: die Wis­sens­ar­bei­ter sind die Exper­ten und damit die ein­zi­gen die ihre Arbeit defi­nie­ren und opti­mie­ren können.[4. vgl. Füh­ren ohne Macht] Was der Pro­jekt­ma­na­ger jedoch nach wie vor ana­ly­sie­ren und gestal­ten muss, ist die Zusam­men­ar­beit und die Rah­men­be­dinun­gen. Aller­dings weni­ger in dem akti­ven, all­wis­sen­den Sin­ne von Tay­lor, son­dern mehr wie ein Gärt­ner, der das eigent­lich Ent­ste­hen auch nur indi­rekt beein­flus­sen kann.[5. In der Tos­ka­na gibt es ein schö­nes Sprich­wort dazu: „Es nutzt nichts, auch wenn Du tau­send Mal an der Oli­ve zupfst – sie wird des­halb doch nicht frü­her reif.“] Fol­ge­rich­tig führt der Scrum-Mas­ter „nur“ noch durch Mee­tings und besei­tigt Hin­der­nis­se.

Etwas ket­zer­sich bringt es Jason Fried auf den Punkt, was der Pro­duk­ti­vi­tät von Wis­sens­ar­bei­tern wäh­rend der regu­lä­ren Arbeits­zeit im Büro im Wege steht: M&Ms, Mee­tings und Mana­gers.

Die Über­schrift ent­hält aber noch eine zwei­te, gern ver­ges­se­ne, Auf­ga­be: Men­schen erfolg­reich machen. Gera­de Wis­sens­ar­bei­ter iden­ti­fi­zie­ren sich stark mit ihrem Wis­sens­ge­biet und ihrer kon­kre­ten Auf­ga­be; sie bezie­hen dar­aus einen nicht gerin­gen Teil ihres Selbst­wert­ge­fühls. Sie wol­len ihre Fer­tig­kei­ten zur Anwen­dung brin­gen und mit ihren Auf­ga­ben wach­sen. Sie müs­sen sich wei­ter­ent­wi­ckeln, um kon­kur­renz­fä­hig zu bleiben.[5. vgl. Füh­ren ohne Macht: Die Ver­ant­wor­tung des Wis­sens­ar­bei­ters] Der Pro­jekt­ma­na­ger ist oft der ein­zi­ge, der nah genug an den Men­schen ist, um die­se Auf­ga­be wahr­neh­men zu kön­nen. Er muss bei der Ver­tei­lung der Auf­ga­ben und der Beset­zung von Rol­len dar­auf ach­ten, Erfol­ge, Her­aus­for­de­run­gen und Wachs­tum zu ermög­li­chen; moti­vier­te Mit­ar­bei­ter wer­den es ihm mit Ein­satz und krea­ti­ven Lösun­gen dan­ken.

All other resour­ces stand under the law of mecha­nics. They can be bet­ter uti­li­zed or worse uti­li­zed, but they can never have an out­put grea­ter than the sum of the inputs. Peop­le, alo­ne of all resour­ces, can grow and deve­lop. Only the direc­ted, focu­sed, united effort of free human bein­gs can pro­du­ce a real whole.[6. Peter F. Dru­cker, Manage­ment Rev Ed., S. 28]

Auswirkungen auf das soziale Umfeld managen

Kei­ne Orga­ni­sa­ti­on, kei­ne Orga­ni­sa­ti­ons­ein­heit, exis­tiert zum Selbst­zweck – Pro­jek­te schon gar nicht. Der Zweck einer Orga­ni­sa­ti­on aber liegt immer außer­halb die­ser, im Nut­zen für den Kun­den. Der Kun­de ist damit die ein­zi­ge Daseins­be­rech­ti­gung eines Pro­jekts.

Aber wer ist der Kun­de? Für was bezahlt die­ser Kun­de wirk­lich? Was stellt für den Kun­den einen Nut­zen dar? An den Ant­wor­ten auf die­se Fra­gen muss der Pro­jekt­man­ger die Zie­le und die Mis­si­on aus­rich­ten. Kun­den­nut­zen ist am Ende der Maß­stab des Erfolgs.

Lei­der ist die Kun­den­grup­pe eines Pro­jekts fast immer inho­mo­gen. Meist gibt es Kun­den mit wider­stre­ben­den Zie­len, die trotz­dem alle am Ende des­sel­ben Pro­jekts glück­lich sein sol­len. Vor dem Aus­rich­ten des Pro­jekts auf den Kun­den­nut­zen steht ein Abwä­gen von kon­trä­ren Zie­len und das Fin­den eines Kom­pro­mis­ses. Nicht sel­ten ist der Nut­zen des Pro­jekts ein­zel­nen Kun­den­grup­pen weder bewusst noch will­kom­men; oft hat das Pro­jekt sogar mit mas­si­ven Wider­stän­den zu kämp­fen. Der Pro­jekt­ma­na­ger tut gut dar­an die­se Wider­stän­de früh auf­zu­de­cken und den Ver­än­de­rungs­pro­zess kon­ti­nu­ier­lich zu mana­gen, ansons­ten wer­den die Wider­stän­de in ver­deck­ter Form das Pro­jekt sabo­tie­ren.

PS. Foto ver­öf­fent­licht auf Flickr von alt1040 (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten)

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