Projektcoaching (12): Besprechungen

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Spar­rings­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Das The­ma die­ser Woche ist ein not­wen­di­ges Übel, oft beklagt und sel­ten gut geführt, eigent­lich so ein­fach und doch so schwie­rig: Besprechungen.

Thema der Woche: Besprechungen

Der Mei­nung von Ste­fan Hagen kann ich mich nur anschlie­ßen: Mode­ra­ti­ons­kom­pe­tenz wird lei­der viel zu häu­fig unter­schätzt. Doch die effi­zi­en­te Durch­füh­rung von Bespre­chun­gen ist nur die hal­be Mie­te. Denn selbst wenn alle Bespre­chun­gen im Pro­jekt effi­zi­ent geführt wür­den, eine Agen­da und ein Pro­to­koll hät­ten, änder­te das nichts am Grund­übel: es gibt zu vie­le unnö­ti­ge oder zu lan­ge Besprechungen.

The­re is not­hing so useless as doing effi­ci­ent­ly that which should not be done at all. (Peter F. Drucker)

Die Devi­se lau­tet also, die rich­ti­gen Bespre­chun­gen rich­tig durch­zu­füh­ren. Ein­fa­cher gesagt als getan. Was schon in der Lini­en­or­ga­ni­sa­ti­on ein Pro­blem dar­stellt, wird im Pro­jekt rich­tig kom­pli­ziert. Natür­lich gibt es rie­si­gen Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­be­darf einer­seits, aber ande­rer­seits auch jede Men­ge Arbeit, die mög­lichst unge­stört ablau­fen soll­te. Jason Fried von 37signals bringt es auf den Punkt was ver­hin­dert, dass Arbeit am Arbeits­platz erle­digt wer­den kann: Mee­tings & Managers.

Fünf Fra­gen zu Bespre­chun­gen im Projekt:

  1. Wel­che regel­mä­ßi­gen Bespre­chun­gen gibt es zu wel­chem Zweck (Infor­ma­ti­on, Repor­ting, Erar­bei­ten von Lösun­gen, etc.)?
  2. Wer nimmt an den regel­mä­ßi­gen Bespre­chun­gen teil? Warum?
  3. Wie wer­den die Ergeb­nis­se von Bespre­chun­gen festgehalten?
  4. Was wür­de pas­sie­ren, wenn Bespre­chun­gen auf die Hälf­te gekürzt wür­den? Oder ein Limit von 30 Minu­ten bekämen?
  5. Wel­che Bespre­chun­gen könn­te man ganz oder teil­wei­se durch ande­re Medi­en (z.B. Micro­blog­ging) ersetzen?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vor­an­ge­gan­ge­ne Tei­le der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Richard Rut­ter unter dem Titel „Mee­ting room sten­cil graf­fi­ti“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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