Projektcoaching (13): Berichtswesen

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Spar­rings­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Das The­ma die­ser Woche löst bei den wenigs­ten gro­ße Begeis­te­rung aus: das Berichts­we­sen.

Thema der Woche: Berichtswesen

Wiki­pe­dia defi­niert Berichts­we­sen folgendermaßen:

Unter dem Begriff betrieb­li­ches Berichts­we­sen (auch Repor­ting) ver­steht man die Ein­rich­tun­gen, Mit­tel und Maß­nah­men eines Unter­neh­mens zur Erar­bei­tung, Wei­ter­lei­tung, Ver­ar­bei­tung und Spei­che­rung von Infor­ma­tio­nen über den Betrieb und sei­ne Umwelt in Form von Berich­ten.

Es geht also um Berich­te: ihre Erstel­lung, Ver­brei­tung und Spei­che­rung, aber auch um die dazu ver­wen­de­ten Werk­zeu­ge und Prozesse.

In Pro­jek­ten gibt es vie­le Inter­es­sen­ten und dadurch oft ein Wirr­warr an Berichts­li­ni­en und ent­spre­chend vie­le Berich­te: von den Teil­pro­jek­ten an den Pro­jekt­lei­ter, vom Pro­jekt­lei­ter an den Kun­den, vom Pro­jekt­lei­ter an das eige­ne Lini­en­ma­nage­ment, usw. Je grö­ßer die Berichts­flut aber ist, des­to weni­ger Beach­tung fin­den die Berich­te und des­to sinn­lo­ser wer­den sie. Und weil nie­mand Lust hat Berich­te nur für die Abla­ge zu schrei­ben, sind Berich­te oft nicht wirk­lich aus­sa­ge­kräf­tig: ein Teufelskreis.

Ganz ohne Berich­te geht es nicht. Aber wenn sie nur noch aus for­ma­len Grün­den erstellt und abge­legt wer­den läuft etwas grob falsch. Berich­te müs­sen sich am Infor­ma­ti­ons­be­darf ori­en­tie­ren. Und sie müs­sen merk­lich gele­sen wer­den, d.h. es muss irgend­ei­ne Form der Rück­mel­dung geben. Berich­te soll­ten nie das per­sön­li­che Gespräch erset­zen. Wenn nur noch in Form von Berich­ten mit­ein­an­der gespro­chen wird, ist aller­größ­te Vor­sicht gebo­ten. Das Devi­se soll­te lau­ten: weni­ge, aber aus­sa­ge­kräf­ti­ge Berich­te, die nur eine von vie­len Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ebe­nen im Pro­jekt bilden.

Fünf Fra­gen zum Berichtswesen:

  1. Wer liest Ihre Berich­te wirk­lich? Von wem erhal­ten Sie eine Rückmeldung?
  2. Wel­che Berich­te gibt es? Für wel­che Inter­es­sen­grup­pen sind diese?
  3. Wie gehen Sie vor, um Ihren Sta­tus­be­richt zu erstel­len? Wie lan­ge benö­ti­gen Sie?
  4. In wel­chem For­mat wer­den Berich­te erstellt? Wie wer­den sie abgelegt?
  5. Ange­nom­men Sie berich­ten eine äußerst kri­ti­sche Situa­ti­on, z.B. einen gro­ßen Ver­zug: was wür­de passieren?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Rai­ner Ebert unter dem Titel „A fil­led black­board“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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