Projektcoaching (14): Meilensteine

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Spar­rings­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Geht es um die Pro­jekt­ver­fol­gung kommt man um das The­ma der Woche nicht her­um: Mei­len­stei­ne sind gefragt.

Thema der Woche: Meilensteine

Ich bin kein Freund fein-gra­nu­la­rer Pro­jekt­pla­nung und ‑ver­fol­gung, aber Mei­len­stei­ne mag ich. Lei­der wer­den Mei­len­stei­ne häu­fig nicht oder nicht pas­send ein­ge­setzt. Defi­ni­ti­ons­ge­mäß kom­men sie ganz unschul­dig daher als Ereig­nis­se mit beson­de­rer Bedeu­tung. Das ist wenig hilf­reich, gibt uns aber immer­hin den Hin­weis, dass es sich um Ereig­nis­se han­delt. Ihre zeit­li­che Aus­deh­nung soll­te also ver­nach­läs­sig­bar sein. Klingt banal und doch lese ich in Sta­tus­be­rich­ten jede Woche von Mei­len­stei­nen wie „Sta­bi­li­sie­rungs­pha­se“. Und kom­me ins Grü­beln: mar­kiert der Mei­len­stein den Beginn, das Ende oder gar die Mit­te? Dabei wären Beginn und Ende einer Pha­se oder einer Ite­ra­ti­on des Pro­jekts sogar äußerst sinn­vol­le Meilensteine.

Neben die­sem Ein­satz sozu­sa­gen als Grenz­stei­ne der gro­ßen Abschnit­te des Pro­jekts gibt es noch eine zwei­te Kate­go­rie: Mei­len­stei­ne, die sich auf wich­ti­ge Lie­fer­ergeb­nis­se bezie­hen, bei­spiels­wei­se „IT-Kon­zept abge­nom­men“. Vor sol­chen Ergeb­nis-Mei­len­stei­nen gibt es meis­tens inter­ne Mei­len­stei­ne für wich­ti­ge Punk­te in der Vor­be­rei­tung des Ergeb­nis­ses, bei­spiels­wei­se „IT-Kon­zept zur Begut­ach­tung frei­ge­ge­ben“, was meist eini­ge Wochen vor der eigent­li­chen Abnah­me liegt, aber für die Erstel­lung des Kon­zepts den maß­geb­li­chen Ter­min darstellt.

Mit weni­gen, aber mar­kan­ten Mei­len­stei­nen lässt sich zudem in Form einer Mei­lenstein­trend­ana­ly­se (MTA) ein wir­kungs­vol­les und über­sicht­li­ches Con­trol­ling-Instru­ment basteln:

Beispiel einer Meilensteintrendanalyse

Fünf Fra­gen zu Meilensteinen:

  1. Gibt es Mei­len­stei­ne, die unprä­zi­se und eher als Akti­vi­tä­ten for­mu­liert sind?
  2. Wel­che Mei­len­stei­ne sind weder Begren­zun­gen von Pha­sen noch bezie­hen sie sich auf Lieferergebnisse?
  3. Wel­che inter­nen Mei­len­stei­ne zur Vor­be­rei­tung von Lie­fer­ergeb­nis­sen gibt es?
  4. In wel­cher Form wird über Mei­len­stei­ne berich­tet? Wird eine MTA verwendet?
  5. Wo und in wel­cher Form kön­nen sich Sta­ke­hol­der über Mei­len­stei­ne informieren?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Jeff Kra­mer unter dem Titel „Rock Gar­den Stone“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).

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