Projektcoaching (14): Meilensteine

Ein Pro­jekt­coach macht Men­schen im Pro­jekt erfolg­reich. Er ist Coach, Bera­ter und Spar­rings­part­ner in einer Per­son; er agiert als graue Emi­nenz im Hin­ter­grund. Sein Hand­werks­zeug sind in ers­ter Linie Fra­gen: im Ide­al­fall erkennt oder erar­bei­tet der Anwor­ten­de sich dabei die Lösung selbst. Die The­men sind so viel­fäl­tig wie die Men­schen und ihre jewei­li­gen Rol­len im Pro­jekt: vom per­sön­li­chen Coa­ching des Pro­jekt­lei­ters bis hin zum detail­lier­ten Hin­ter­fra­gen des Risi­ko­ma­nage­ments. In die­ser Arti­kel­se­rie erschei­nen jede Woche fünf typi­sche Fra­gen eines Pro­jekt­coa­ches zu einem aus­ge­wähl­ten The­ma. Die­se Fra­gen geben einen ers­ten Ein­druck von Pro­jekt­coa­ching und regen an zum Nach­den­ken über das eige­ne Pro­jekt und die eige­ne Rol­le dar­in. Geht es um die Pro­jekt­ver­fol­gung kommt man um das The­ma der Woche nicht her­um: Mei­len­stei­ne sind gefragt.

Thema der Woche: Meilensteine

Ich bin kein Freund fein-gra­nu­la­rer Pro­jekt­pla­nung und ‑ver­fol­gung, aber Mei­len­stei­ne mag ich. Lei­der wer­den Mei­len­stei­ne häu­fig nicht oder nicht pas­send ein­ge­setzt. Defi­ni­ti­ons­ge­mäß kom­men sie ganz unschul­dig daher als Ereig­nis­se mit beson­de­rer Bedeu­tung. Das ist wenig hilf­reich, gibt uns aber immer­hin den Hin­weis, dass es sich um Ereig­nis­se han­delt. Ihre zeit­li­che Aus­deh­nung soll­te also ver­nach­läs­sig­bar sein. Klingt banal und doch lese ich in Sta­tus­be­rich­ten jede Woche von Mei­len­stei­nen wie „Sta­bi­li­sie­rungs­pha­se“. Und kom­me ins Grü­beln: mar­kiert der Mei­len­stein den Beginn, das Ende oder gar die Mit­te? Dabei wären Beginn und Ende einer Pha­se oder einer Ite­ra­ti­on des Pro­jekts sogar äußerst sinn­vol­le Meilensteine.

Neben die­sem Ein­satz sozu­sa­gen als Grenz­stei­ne der gro­ßen Abschnit­te des Pro­jekts gibt es noch eine zwei­te Kate­go­rie: Mei­len­stei­ne, die sich auf wich­ti­ge Lie­fer­ergeb­nis­se bezie­hen, bei­spiels­wei­se „IT-Kon­zept abge­nom­men“. Vor sol­chen Ergeb­nis-Mei­len­stei­nen gibt es meis­tens inter­ne Mei­len­stei­ne für wich­ti­ge Punk­te in der Vor­be­rei­tung des Ergeb­nis­ses, bei­spiels­wei­se „IT-Kon­zept zur Begut­ach­tung frei­ge­ge­ben“, was meist eini­ge Wochen vor der eigent­li­chen Abnah­me liegt, aber für die Erstel­lung des Kon­zepts den maß­geb­li­chen Ter­min darstellt.

Mit weni­gen, aber mar­kan­ten Mei­len­stei­nen lässt sich zudem in Form einer Mei­lenstein­trend­ana­ly­se (MTA) ein wir­kungs­vol­les und über­sicht­li­ches Con­trol­ling-Instru­ment basteln:

Beispiel einer Meilensteintrendanalyse

Fünf Fra­gen zu Meilensteinen:

  1. Gibt es Mei­len­stei­ne, die unprä­zi­se und eher als Akti­vi­tä­ten for­mu­liert sind?
  2. Wel­che Mei­len­stei­ne sind weder Begren­zun­gen von Pha­sen noch bezie­hen sie sich auf Lieferergebnisse?
  3. Wel­che inter­nen Mei­len­stei­ne zur Vor­be­rei­tung von Lie­fer­ergeb­nis­sen gibt es?
  4. In wel­cher Form wird über Mei­len­stei­ne berich­tet? Wird eine MTA verwendet?
  5. Wo und in wel­cher Form kön­nen sich Sta­ke­hol­der über Mei­len­stei­ne informieren?

Natür­lich sind die­se Fra­gen nur der Ein­stieg ins Pro­jekt­coa­ching. Ein erfah­re­ner Pro­jekt­coach wird anhand der Ant­wor­ten ver­tie­fen­de Fra­gen stel­len und so die Ant­wor­ten nach und nach schär­fer herausarbeiten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Jeff Kra­mer unter dem Titel „Rock Gar­den Stone“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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