Projektcoaching (18): Flöhe hüten

Theo­re­tisch geht es bei einem Pro­jekt doch „nur“ dar­um, eine Men­ge von Auf­ga­ben koor­di­niert im Team abzu­ar­bei­ten. Die­se Auf­ga­ben hei­ßen Arbeits­pa­ke­te, die wie­der­um im Pro­jekt­plan in einen sinn­vol­len zeit­li­chen Ablauf gebracht wer­den. Soweit zur Theo­rie, zum Big-Pic­tu­re. Aber wohin mit den vie­len klei­nen Auf­ga­ben, Auf­trä­gen und Ver­ein­ba­run­gen, die Tag für Tag und Mee­ting für Mee­ting anfal­len? Wo gehö­ren die hin, wie wer­den sie ver­folgt und wie die Ergeb­nis­se doku­men­tiert? Kurz­um: Wie hütet man den sprich­wört­li­chen Sack Flöhe?

Für den Pro­jekt­plan ist etwa „Prü­fen ob Schnitt­stel­le XY auch betrof­fen sein könn­te.“ viel zu fein-gra­nu­lar; maxi­mal ergibt sich aus dem Resul­tat der Auf­ga­be eine Ände­rung des Plans. Jedoch sind die­se Auf­ga­ben wich­tig. Sehr wich­tig sogar. Sie stel­len gewis­ser­ma­ßen das Schmier­mit­tel im Pro­jekt dar, denn sehr viel Kom­mu­ni­ka­ti­on im Team und mit dem Umfeld des Pro­jekts fin­det ent­lang sol­cher Klä­run­gen statt. Nur lei­der meist unstruk­tu­riert und undokumentiert.

In der Regel läuft das dann so. Die­se täg­li­chen, klei­nen Auf­ga­ben wer­den münd­lich oder per E‑Mail ver­teilt. Eine Über­sicht über die­se Auf­ga­ben und ihre Ergeb­nis­se gibt es wie­der nur in Form von E‑Mails oder münd­li­chen Abspra­chen. Nach­voll­zieh­bar­keit? Über­sicht? Fehl­an­zei­ge. Maxi­mal hat der Pro­jekt­ma­na­ger die Über­sicht, weil bei ihm die E‑Mail-Fäden zusam­men lau­fen. Um die­se Über­sicht zu behal­ten, muss dann aber auch alles über den Pro­jekt­ma­na­ger lau­fen. Die abseh­ba­re Fol­ge die­ser Beschäf­ti­gungs­the­ra­pie ist eine Über­las­tung des Pro­jekt­ma­na­gers, noch dazu mit den fal­schen Auf­ga­ben. Selbst schuld, möch­te man fast sagen: jeder bekommt eben das Pro­jekt, das er ver­dient. Die weni­ger offen­sicht­li­che Fol­ge ist aller­dings auch ein Infor­ma­ti­ons­de­fi­zit im gesam­ten Pro­jekt. Wer nicht zufäl­lig im E‑Mail-Ver­tei­ler war, bekommt das Ergeb­nis oft nicht oder zu spät mit.

Irgend­wo zwi­schen der gro­ben Pla­nungs­ebe­ne des Pro­jekt­plans und der Ebe­ne der ganz per­sön­li­chen Auf­ga­ben eines jeden Mit­ar­bei­ters (z.B. „Sta­tus­be­richt aktua­li­sie­ren“) braucht es also eine Zwi­schen­ebe­ne, wo die klei­nen Auf­ga­ben, Klä­run­gen, Abspra­chen, Beschlüs­se, etc. fest­ge­hal­ten kön­nen. Für alle sicht­bar, allen bekannt und von allen genutzt. Wie die­se Ebe­ne letzt­lich imple­men­tiert wird, dar­auf kommt es gar nicht so sehr an. Bewährt hat sich — ganz sim­pel — eine gemein­sa­me Lis­te offe­ner Punk­te in Excel oder — gera­de für ver­teil­te Teams — eine web­ba­sier­te Auf­ga­ben­ver­wal­tung (z.B. Base­camp oder Con­flu­ence mit Jira; für den Ein­satz von letz­te­rem sei auf //SEIBERT/MEDIA ver­wie­sen; nach­zu­le­sen bei Dr. Ste­fan Hagen). Wich­tig ist nur, dass es ers­tens die­se Ebe­ne gibt und dass sie zwei­tens kon­se­quent von allen genutzt wird. Und dazu gibt es nur ein Rezept: die Ver­wen­dung beharr­lich selbst vor­le­ben. Das ist die Auf­ga­be des Pro­jekt­ma­na­gers und nicht etwa die Fäden in der eige­nen Inbox mit Mühe und Not sor­tiert zu halten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Chris unter dem Titel „sewing thread“ auf Flickr ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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