Betroffene zu Beteiligten machen? Von wegen!

Wenn es so etwas wie die gol­de­ne Regel des Umgangs mit Sta­ke­hol­dern gibt, dann ist das „Betrof­fe­ne zu Betei­lig­ten machen.“ Die von einem Pro­jekt direkt oder indi­rekt betrof­fen Men­schen sol­len in geeig­ne­ter Wei­se ein­ge­bun­den wer­den. Die Form der Ein­bin­dung ist je Grup­pe unter­schied­lich und ent­spre­chend der jewei­li­gen Bedürf­nis­se aus­zu­ge­stal­ten: den einen reicht ein monat­li­cher News­let­ter, die ande­ren brau­chen eine Hot­line und wie­der ande­re ent­schei­den sogar mit. Nur wenig Berei­che des Pro­jekt­ma­nage­ments las­sen sich auf eine so grif­fi­ge Kurz­for­mel redu­zie­ren. Den­noch oder gera­de des­we­gen wird Sta­ke­hol­der­ma­nage­ment oft sträf­lich ver­nach­läs­sigt. Kann ja auch leicht pas­sie­ren, dass man im Dickicht des Pro­jekt­um­felds die eine oder ande­re Inter­es­sen­grup­pe ver­gisst, aber wenigs­tens die Auf­trag­ge­ber und Geld­ge­ber soll­te man doch geeig­net ein­bin­den. Dach­te ich jeden­falls bevor wir unser Haus von einem – im übri­gen sehr guten und renom­mier­ten – Bau­trä­ger bau­en lie­ßen.

Auf dem Papier ist die Sache rela­tiv klar: der Bau­trä­ger ver­pflich­tet sich zur ver­trags­ge­mä­ßen Her­stel­lung unse­res Ein­fa­mi­li­en­hau­ses, wir zah­len einen fest ver­ein­bar­ten Preis in Raten nach Bau­ten­stand und am Ende gibt es eine Abnah­me. Klingt nach einen ver­trau­ten Fest­preis­pro­jekt, in dem wir aller­dings in der weni­ger ver­trau­ten Rol­le als Geld­ge­ber sind. Die wei­te­ren Rol­len sind ein extern ein­ge­kauf­ter Bau­lei­ter und ein tech­ni­scher Pro­jekt­steue­rer des Bau­trä­gers. (Wozu bei­de nötig sind und wie sie sich ihre Auf­ga­ben auf­tei­len weiß ich nicht, ist mir bei einem Fest­preis aber auch egal.)

Nun sind wir natür­lich neu­gie­rig und besu­chen die Bau­stel­le etwa ein­mal pro Woche. Immer allein, weil eine regel­mä­ßi­ge gemein­sa­me Bege­hung mit Bau­lei­ter oder Pro­jekt­steue­rer von Anfang an weder vor­ge­se­hen noch gewünscht war. Da wir kei­ne Exper­ten im Bau­we­sen sind, unter­stützt uns ein erfah­re­ner Bau­in­ge­nieur. Dabei fällt uns natür­lich man­ches auf – wel­cher Bau läuft schon rei­bungs­los. Das mel­den wir dann immer, weil wir den­ken, dass es unsin­nig ist damit bis zur Abnah­me zu war­ten. Und damit begin­nen die Pro­ble­me.

Kurz gesagt: Gin­ge es nach unse­rem Bau­trä­ger beschränk­te sich unse­re Rol­le auf das Bezah­len nach Bau­ten­stand und der Abnah­me am Ende. Eine wei­ter­ge­hen­de Ein­bin­dung ist nicht vor­ge­se­hen und stört nur. Betrof­fe­ne zu Betei­lig­ten machen? Von wegen!

Bei­spiel gefäl­lig? Wir stel­len fest, dass es zwi­schen dem Nach­bar­grund­stück und unse­rem Grund­stück einen Höhen­un­ter­schied von gut 50 cm gibt. Das erstaun­te uns, weil das Neu­bau­ge­biet im Übri­gen völ­lig eben erschien und wir ent­spre­chend von einem ebe­nen Gar­ten aus­gin­gen. Also fra­ge ich am 3.6.12 höf­lich nach, ob wir den Sach­ver­halt rich­tig ein­schät­ze. (Ich ach­te bei sol­chen E‑Mails immer bewusst auf mög­lichst gewalt­freie Kom­mu­ni­ka­ti­on, schließ­lich sit­ze ich oft genug auf der ande­ren Sei­te.) Als Ant­wort erhal­te ich am 14.6.12. nach erneu­ter Nach­fra­ge nur die Aus­sa­ge, dass unser Grund­stück kein nen­nens­wer­tes Gefäl­le auf­wei­sen wird und genaue­res erst nach einem Ter­min mit allen Betei­lig­ten (sic!) am dar­auf­fol­gen­den Mon­tag (18.6.12) gesagt wer­den kön­ne. Zu dem Ter­min waren wir im Übri­gen nicht ein­ge­la­den – wozu auch: wir sind ja nicht betei­ligt, son­dern nur betrof­fen. In den dar­auf­fol­gen­den Wochen fra­ge ich noch mehr­mals nach und erhal­te immer nur die­sel­be vage Infor­ma­ti­on. Eine belast­ba­re Skiz­ze zur Model­lie­rung des Gelän­des erhal­te ich dann am 19.7.12, also ein­ein­halb Mona­te nach­dem uns das Pro­blem auf­ge­fal­len war. Nur zur Kennt­nis­nah­me wohl­ge­merkt, denn am nächs­ten Tag wur­de bereits mit der Model­lie­rung ent­spre­chend des Plans begon­nen. Von Betei­li­gung kei­ne Spur. Fai­rer­wei­se sei erwähnt, dass wir auch nichts gegen die Model­lie­rung ein­zu­wen­den hat­ten; gefragt nach unse­rer Mei­nung oder gar Zustim­mung wur­den wir jedoch nicht.

Noch ein Bei­spiel? Wie auf dem Bild zu sehen, hat unser Flach­dach einen Anschluss für eine Regen­rin­ne und einen Not­über­lauf. Nur lei­der sind die bei­den am Dach oben ver­tauscht, so dass die Regen­rin­ne nun dort ist wo der Not­über­lauf sein soll­te. Der Anschluss der Regen­rin­ne im Boden war im Übri­gen an der rich­ti­gen Stel­le; es hat also die Aus­füh­rung des Daches nicht zu der Aus­füh­rung der Arbei­ten am Boden gepasst (oder es war sogar schon die Pla­nung falsch). Uns fällt das am 5.8. auf und ich brin­ge sehr deut­lich unse­re Sor­ge zum Aus­druck, weil die Regen­rin­ne an die­ser Stel­le die Ter­ras­se nicht gera­de auf­wer­ten wür­de. Ich las­se einen Tag ver­strei­chen, spre­che dann auf die Mail­box und erfah­re erst am über­nächs­ten Tag tele­fo­nisch, dass die Dach­rin­ne feh­ler­haft posi­tio­niert ist und das kor­ri­giert wird. Gut. Wir ver­ein­ba­ren eine schrift­li­che Bestä­ti­gung per E‑Mail, die ich auch erst wie­der via Mail­box ein­for­dern muss und schließ­lich zwei Tage spä­ter erhal­te. Müh­sam, alles sehr müh­sam.

What we’­ve got here is fail­u­re to com­mu­ni­ca­te. Some men you just can’t reach. So you get what we had here last week, which is the way he wants it… well, he gets it. I don’t like it any more than you men.Aus dem Film „Cool Hand Luke“ zu hören auch in Guns N’Ro­ses „Civil War“ (Quel­le: Wiki­pe­dia)

Im Übri­gen ging es dem tech­ni­schen Pro­jekt­steue­rer in dem ers­ten Tele­fo­nat zur Regen­rin­ne weni­ger um das kon­kre­te Pro­blem als dar­um, dass ich mir in mei­ner E‑Mail erlaubt hat­te von einem Man­gel zu spre­chen. Ich wur­de belehrt, dass es zu die­sem Zeit­punkt, also vor Abnah­me, noch gar kei­ne Män­gel gäbe. Auf der Sach­ebe­ne völ­lig rich­tig – auf der Bezie­hungs­ebe­ne eine Kata­stro­phe. Wenigs­tens weiß ich jetzt wel­ches Schlüs­sel­wort ich ver­wen­den muss um Auf­merk­sam­keit zu erzeu­gen. Kei­ne Spur einer Ent­schul­di­gung für den Feh­ler oder eines Wor­tes des Dan­kes für das früh­zei­ti­ge Hin­wei­sen auf Pro­ble­me. Statt­des­sen eine Beleh­rung und eine Ein­la­dung zu einem klä­ren­den Gespräch. Aller­dings erst nach sei­nem Urlaub Anfang Sep­tem­ber. First things first.

Ein Lehr­stück wie man Betrof­fe­ne – und sei­en es die Auf­trag­ge­ber – mög­lichst gar nicht ein­be­zieht. Und das aus­ge­rech­net bei einem Bau­trä­ger der sich „Ver­trau­en erle­ben“ als Mot­to gewählt hat. Wir war­ten gespannt.

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9 Kommentare

Wun­der­bar, Mar­cus, ich lie­be sol­che Bei­spie­le. Durch sie kön­nen wir sehr viel mehr ler­nen, als aus dem Review kom­ple­xer Pro­jek­te.

Selbst­ver­ständ­lich bin ich ganz Dei­ner Mei­nung, dass der Kunde/Auftraggeber ein­ge­bun­den gehört. Aber nach 30 Jah­ren Pro­jekt­ma­nage­ment wun­de­re ich mich über Dei­ne Erfah­run­gen nicht im Gerings­ten, bzw. wür­de mich wun­dern, wenn Du ein­ge­bun­den sein wür­dest.

Der Bau eines Ein­fa­mi­li­en­hau­ses ist in mei­ner Ter­mi­no­lo­gie ein typi­sches Inte­gra­ti­ons­pro­jekt. Der Kun­de bestellt ein Haus/System, das in sei­ne Umge­bung gelie­fert und dort instal­liert und betriebs­fer­tig gemacht wer­den soll und das mög­lichst schnell, güns­tig und rei­bungs­los. Dazu wird ein Pau­schal­preis gemacht, der ers­te grund­le­gen­de Feh­ler, denn bei einem Pau­schal­preis zieht eine Par­tei stets den Kür­ze­ren. Die Wahr­schein­lich­keit, dass sich Lie­fe­rung und der Auf­wand genau die Waa­ge hal­ten, hat näm­lich ein ver­schwin­den­des Mass. Aber Hand auf­’s Herz: Um einen Pau­schal­preis zu ver­ein­ba­ren, brauch­t’s immer zwei!

So, und nun muss das Haus also in der ver­ein­bar­ten Zeit zum ver­ein­bar­ten Preis fer­tig gestellt wer­den. Der – wie nennst Du ihn? – Bau­trä­ger wird den Teu­fel tun, auch nur einen Fin­ger mehr zu krüm­men, als nötig ist, denn sonst läuft er aus sei­ner Mar­ge hin­aus. Anfra­gen vom Auf­trag­ge­ber ver­ur­sa­chen jedoch unnö­ti­gen Mehr­auf­wand, der lei­der von Aus­sen­ste­hen­den und sogar von Auf­trag­ge­bern regel­mäs­sig unter­schätzt wird. Du beschreibst ja sel­ber schon nur Dei­nen Auf­wand, der Auf­wand beim Bau­trä­ger ist ein Mehr­fa­ches, weil er noch zwi­schen den ver­schie­de­nen Wis­sens­trä­gern koor­di­nie­ren muss, um Dei­ne Anfra­gen zu bear­bei­ten. Eine Anfra­ge und Bau­stel­len­be­ge­hung ver­ur­sacht schnell mal zwei bis sechs Stun­den Auf­wand. Wenn wir bloss 100 Euro pro Stun­de rech­nen, sind das z.B. 500 Euro pro Woche. Wie lan­ge dau­ert das Pro­jekt? 20 Wochen? Wären also 10’000 Euro.

Bei den Ver­trags­ver­hand­lun­gen müss­te die Ein­bin­dung des Auf­trag­ge­bers ein The­ma sein. Aber sei ehr­lich: hät­test Du die Ein­bin­dung wirk­lich gewollt, wenn Du dafür 10’000 Euro mehr hät­test bezah­len müs­sen? Kom­mer­zi­el­le Auf­trag­ge­ber wol­len kei­nen Cent mehr bezah­len, ver­lan­gen aber den­noch eine gemein­sa­me wöchent­li­che Sit­zung. Das ist Kon­flikt­stoff! Aller­dings bezah­len kom­mer­zi­el­le Auf­trag­ge­ber schnell mal jähr­lich eine bis zwei Mil­lio­nen für Sup­port und War­tung und kön­nen sol­che Sit­zun­gen dar­über abgel­ten las­sen. Ich neh­me nicht an, dass Du mit dem Bau­trä­ger einen War­tungs­ver­trag ver­ein­bart hast.

P.S. Nach einem agi­len Prin­zip soll alles, was im Pro­jekt gemacht wird, expli­zi­ten Kun­den­nut­zen haben. Die direkt­li­ni­ge Fer­tig­stel­lung des Schlaf­zim­mers dient Dir selbst­ver­ständ­lich mehr, als die Dis­kus­si­on über Niveau­un­ter­schie­de zum Nach­bar­grund­stück. Wür­de das Pro­jekt nach einer gewis­sen Zeit unter­bro­chen, könn­test Du wenigs­tens in einem Zim­mer woh­nen, wenn nicht dis­ku­tiert wur­de. Andern­falls weisst Du zwar, was sich der Bau­trä­ger zum Niveau­un­ter­schied gedacht hat, aber ob das wirk­lich ein Kun­den­nut­zen ist, bezwei­felt der Bau­trä­ger offen­bar. Hier mani­fes­tiert sich die Rela­ti­vi­tät des Begriffs „Kun­den­nut­zen“, wes­halb ich ihn nicht als nütz­lich emp­fin­de.

Dan­ke, Peter, für Dei­ne Kom­men­tar. Ich fin­de auch, dass die­se Bei­spie­le und Erfah­run­gen viel brin­gen auch und gera­de weil wir uns in die ande­re Sei­te hin­ein­ver­set­zen müs­sen.

Anfra­gen vom Auf­trag­ge­ber ver­ur­sa­chen jedoch unnö­ti­gen Mehr­auf­wand, der lei­der von Aus­sen­ste­hen­den und sogar von Auf­trag­ge­bern regel­mäs­sig unter­schätzt wird.

Ich bin bei Dir, wenn es dar­um geht regel­mä­ßig etwa in Form eines Jour-Fixe oder eines Sta­tus­be­richts infor­miert zu wer­den. Das wäre nur fair die­se Auf­wän­de expli­zit aus­zu­wei­sen und zu beauf­tra­gen. Wozu ich in gewis­sem Rah­men auch bereit gewe­sen wäre. Aber die beschrie­be­nen Anfra­gen sind ja nicht unnö­tig und auch nicht zu ver­mei­den. Die Fra­ge ist nicht ob sich der Bau­trä­ger damit aus­ein­an­der­setzt son­dern nur wann. Spä­tes­tens bei der Abnah­me kom­men die Punk­te auf den Tisch. Nur ist dann man­ches, was vor­her leicht zu kor­ri­gie­ren gewe­sen wäre, dann deut­lich teu­rer.

Ich kann die Hal­tung des Bau­trä­gers Mehr­auf­wän­de zu ver­mei­den sehr gut ver­ste­hen, nor­ma­ler­wei­se sit­ze ich auf der Sei­te, aber das Ver­hal­ten ist kurz­sich­tig. Ich an sei­ner Stel­le wäre froh mög­lichst früh von Pro­ble­men zu erfah­ren und nicht am Ende die geball­te Ladung in der Abnah­me abzu­krie­gen und ein gro­ßes Risi­ko von Nach­ar­bei­ten ein­zu­ge­hen. Noch schlim­mer ist, dass es das anfangs reich­lich vor­han­de­ne Ver­trau­en sys­te­ma­tisch unter­gräbt und wir jetzt umso genau­er hin­schau­en. Auch das wird zu Mehr­auf­wän­den füh­ren.

Selbst wenn die­se Kom­mu­ni­ka­ti­on also nicht expli­zit beauf­tragt ist, wür­de ich doch anneh­men, dass ein erfah­re­ner Bau­trä­ger die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­wän­de aus oben genann­ten Grün­den ein­rech­net oder sie trotz­dem inves­tiert, weil es sich unterm Strich rech­net. Ich wür­de das jeden­falls umge­kehrt so machen.

Lear­ning bei Doing! Nicht nur im Pro­jekt son­dern auch beim eige­nen Haus­bau. Jetzt weiß ich auch, wes­halb wir noch in einer Miet­woh­nung woh­nen ;-).
Dan­ke für den Arti­kel und wei­ter­hin viel Ener­gie im Umgang mit der Pro­jekt­lei­tung.
Wir haben mit unse­rer Dach­ter­ras­se in der Miet­woh­nung in jüngs­ter Ver­gan­gen­heit auch ein Pro­jekt begon­nen, das ursprüng­lich für maxi­mal zwei Wochen ange­setzt war. Wir sind jetzt im fünf­ten Monat und ein Ende ist so lang­sam in Sicht. Als zwei­fa­che Mama muss ich sagen, dass eine Schwan­ger­schaft stress­frei­er ist, als die qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Ver­le­gung von neu­en Plat­ten auf der Dach­ter­ras­se (zumin­dest bis zum fünf­ten Monat ;-)).
D.h. ich bit­te um wei­te­re Bericht­erstat­tung über euren Haus­bau und das span­nen­de The­ma Pro­jekt­ma­nage­ment.

Dan­ke für Dei­nen Kom­men­tar, Danie­la! Wenn ich wenigs­tens die Pro­jekt­lei­tung machen wür­de, dann wür­de ich mir auch nicht so hilf­los vor­kom­men, aber wir sind ja nur Auf­trag­ge­ber. Ich drü­cke die Dau­men, dass ihr euer Pro­jekt Dach­ter­ras­se wäh­rend des Urlaubs abschlie­ßen und das Ergeb­nis noch genie­ßen könnt. Ich wer­de wei­ter­hin berich­ten, hof­fe aber, dass das die schon die gro­ben Schnit­zer waren (allein mir fehlt der Glau­be …)

Wun­der­bar ! Erin­nert mich an mei­nen Umbau 1998: Die Zim­me­rei hat­te mir die Dach­gau­ben so hin­ge­stellt, dass die Fens­ter­un­ter­kan­te in 1,2 m Höhe war was zur Fol­ge hat­te dass der Griff zum Öff­nen der Fens­ter in rund 2,20 m Höhe gewe­sen wäre. Sie hat­ten im Bau­plan „Unter­kann­te Fens­ter“ mit „Unter­kann­te Fens­ter­sims“ ver­wech­selt. Was soll ich sagen, Ende vom Lied war, dass die Gau­ben wie abge­baut wer­den muss­ten. Und wer weiss wie „leicht“ man 20 cm lan­ge Pfen­nig­nä­gel aus Holz rausbekommt.……Von der Gau­be die seit­lich soweit ver­setzt errich­tet wur­de dass ich gar nicht ins Bad kam, rede ich gar nicht.….:-) Auch nicht von Instal­la­teur der uns 3 Mona­te sit­zen lies und wir auf 20 qm mit zwei Klein­kin­dern und einer zwei­er Koch­plat­te.….:-) Sel­ber bau­en ist Pro­jekt­ma­nage­ment pur…und macht ein­fach Spaß. Des­halb iso­lie­ren wir jetzt unser Dach…zum Fest­preis.

Genau dar­um las­sen wir das Haus auch zum Fest­preis von einem Bau­trä­ger bau­en. Lei­der fehlt den Ver­ant­wort­li­chen jeg­li­ches Ein­füh­lungs­ver­mö­gen für Sta­ke­hol­der. Ich zweif­le lang­sam dar­an, ob ich in mei­nen Pro­jek­ten nicht viel zu weich bin …

Nach­trag: Damit ich weiss was alles schief gehen kann, habe ich mir vom Her­stel­ler des Iso­lier­ma­te­ri­als das ver­baut wird, das Bau­hand­buch besorgt, also die Anlei­tung für Hand­wer­ker.….:-) Ver­trau­en ist gut, Kon­trol­le ist bes­ser.…. ja, ich weiß, Hand­wer­ker lie­ben Kun­den die glau­ben sie wüss­ten mehr.….:-))

Hal­lo Mar­cus,
ich sehe die Rol­le eines Bau­her­ren als die eines Auf­trag­ge­bers. Dazu gehört für mich selbst­ver­ständ­lich, dass der Auf­trag­ge­ber die Regeln des Spiels bestimmt. Wer zahlt, bestimmt, was die Musik zu spie­len hat: Als Bau­herr bin ich der Hund und nicht der Schwanz! Da fra­ge ich dich, war­um du in die Opfer­rol­le gegan­gen bist oder dich hast dahin drän­gen las­sen. Ich habe vor Jah­ren ein gro­ßen und kom­ple­xes Haus gebaut. Wir haben die Kon­trak­te mit den Hand­wer­kern nach einem Nezt­plan gemacht und die auf dem kri­ti­schen Weg lie­gen­den Hand­wer­ker über ihre kri­ti­sche Posi­ti­on im Pro­jekt infor­miert und danach Ver­trä­ge mit Kon­ven­tio­nal­stra­fen gemacht. Wir haben stun­den­lang über den Plä­nen gebrü­tet, ver­sucht jedes Zei­chen zu ver­ste­hen und den Bau­fort­schritt jeden Frei­tag vor Ort kon­trol­liert. Es geht hier schnell um eine hal­be Mil­lio­nen Euro­nen, da gebe ich mich nicht mit der Rol­le des Geld­ge­bers zufrie­den (habe lan­ge genug dafür gear­bei­tet). Ich habe mir nicht vor­schrei­ben las­sen („eine gemein­sa­me Besich­ti­gung war nicht erwünscht“)ob ich auf den Bau mit wem gehen will, kann oder darf. Ich glau­be, alle Betei­lig­ten haben den Betrof­fe­nen zum Betröp­pel­ten gemacht, weil du das Spiel so gere­gelt hast. Das Macht­va­ku­um in dei­ner Kon­troll- und Füh­rungs­funk­ti­on haben die bei­den ande­ren Betei­lig­ten geschickt in ihrem Sin­ne aus­ge­füllt.
Sor­ry, dass ich das so deut­lich sage, aber die (Bau-)Welt ist kein Pon­ny­hof. Von Hand­wer­kern sys­te­mi­sches Ver­ständ­nis und Ein­bin­dungs­lust zu erwar­ten scheint mir unrea­lis­tisch.

Trotz­dem hof­fe ich, dass du mitt­ler­wei­le in dei­nem Haus sitzt und sich alles gelohnt hat. Hast du jetzt mal im nach­hin­ein eine Sta­ke­hol­der­ana­ly­se gemacht? Da wird schon eini­ges klar, gell? Aber wie lau­tet Omas Spruch: der Schus­ter hat die schlech­tes­ten Schu­he.

Hal­lo Andre­as, das wich­tigs­te zuerst: wir sind sehr glück­lich in unse­rem Haus; es hat sich gelohnt. Ich gebe Dir auch voll­kom­men recht in Dei­ner Argu­men­ta­ti­on. Nur waren wir eben nicht die Bau­her­ren, son­dern haben von einem Bau­trä­ger bau­en las­sen. Wir waren sozu­sa­gen nur Spon­sor. Alles was Du beschreibst erwar­te ich vom Bau­trä­ger und dar­über­hin­aus, dass er uns geeig­net ein­bin­det.

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