Betroffene zu Beteiligten machen? Von wegen!

Wenn es so etwas wie die gol­de­ne Regel des Umgangs mit Sta­ke­hol­dern gibt, dann ist das „Betrof­fe­ne zu Betei­lig­ten machen.“ Die von einem Pro­jekt direkt oder indi­rekt betrof­fen Men­schen sol­len in geeig­ne­ter Wei­se ein­ge­bun­den wer­den. Die Form der Ein­bin­dung ist je Grup­pe unter­schied­lich und ent­spre­chend der jewei­li­gen Bedürf­nis­se aus­zu­ge­stal­ten: den einen reicht ein monat­li­cher News­let­ter, die ande­ren brau­chen eine Hot­line und wie­der ande­re ent­schei­den sogar mit. Nur wenig Berei­che des Pro­jekt­ma­nage­ments las­sen sich auf eine so grif­fi­ge Kurz­for­mel redu­zie­ren. Den­noch oder gera­de des­we­gen wird Sta­ke­hol­der­ma­nage­ment oft sträf­lich ver­nach­läs­sigt. Kann ja auch leicht pas­sie­ren, dass man im Dickicht des Pro­jekt­um­felds die eine oder ande­re Inter­es­sen­grup­pe ver­gisst, aber wenigs­tens die Auf­trag­ge­ber und Geld­ge­ber soll­te man doch geeig­net ein­bin­den. Dach­te ich jeden­falls bevor wir unser Haus von einem – im übri­gen sehr guten und renom­mier­ten – Bau­trä­ger bau­en ließen.

Auf dem Papier ist die Sache rela­tiv klar: der Bau­trä­ger ver­pflich­tet sich zur ver­trags­ge­mä­ßen Her­stel­lung unse­res Ein­fa­mi­li­en­hau­ses, wir zah­len einen fest ver­ein­bar­ten Preis in Raten nach Bau­ten­stand und am Ende gibt es eine Abnah­me. Klingt nach einen ver­trau­ten Fest­preis­pro­jekt, in dem wir aller­dings in der weni­ger ver­trau­ten Rol­le als Geld­ge­ber sind. Die wei­te­ren Rol­len sind ein extern ein­ge­kauf­ter Bau­lei­ter und ein tech­ni­scher Pro­jekt­steue­rer des Bau­trä­gers. (Wozu bei­de nötig sind und wie sie sich ihre Auf­ga­ben auf­tei­len weiß ich nicht, ist mir bei einem Fest­preis aber auch egal.)

Nun sind wir natür­lich neu­gie­rig und besu­chen die Bau­stel­le etwa ein­mal pro Woche. Immer allein, weil eine regel­mä­ßi­ge gemein­sa­me Bege­hung mit Bau­lei­ter oder Pro­jekt­steue­rer von Anfang an weder vor­ge­se­hen noch gewünscht war. Da wir kei­ne Exper­ten im Bau­we­sen sind, unter­stützt uns ein erfah­re­ner Bau­in­ge­nieur. Dabei fällt uns natür­lich man­ches auf – wel­cher Bau läuft schon rei­bungs­los. Das mel­den wir dann immer, weil wir den­ken, dass es unsin­nig ist damit bis zur Abnah­me zu war­ten. Und damit begin­nen die Probleme.

Kurz gesagt: Gin­ge es nach unse­rem Bau­trä­ger beschränk­te sich unse­re Rol­le auf das Bezah­len nach Bau­ten­stand und der Abnah­me am Ende. Eine wei­ter­ge­hen­de Ein­bin­dung ist nicht vor­ge­se­hen und stört nur. Betrof­fe­ne zu Betei­lig­ten machen? Von wegen!

Bei­spiel gefäl­lig? Wir stel­len fest, dass es zwi­schen dem Nach­bar­grund­stück und unse­rem Grund­stück einen Höhen­un­ter­schied von gut 50 cm gibt. Das erstaun­te uns, weil das Neu­bau­ge­biet im Übri­gen völ­lig eben erschien und wir ent­spre­chend von einem ebe­nen Gar­ten aus­gin­gen. Also fra­ge ich am 3.6.12 höf­lich nach, ob wir den Sach­ver­halt rich­tig ein­schät­ze. (Ich ach­te bei sol­chen E‑Mails immer bewusst auf mög­lichst gewalt­freie Kom­mu­ni­ka­ti­on, schließ­lich sit­ze ich oft genug auf der ande­ren Sei­te.) Als Ant­wort erhal­te ich am 14.6.12. nach erneu­ter Nach­fra­ge nur die Aus­sa­ge, dass unser Grund­stück kein nen­nens­wer­tes Gefäl­le auf­wei­sen wird und genaue­res erst nach einem Ter­min mit allen Betei­lig­ten (sic!) am dar­auf­fol­gen­den Mon­tag (18.6.12) gesagt wer­den kön­ne. Zu dem Ter­min waren wir im Übri­gen nicht ein­ge­la­den – wozu auch: wir sind ja nicht betei­ligt, son­dern nur betrof­fen. In den dar­auf­fol­gen­den Wochen fra­ge ich noch mehr­mals nach und erhal­te immer nur die­sel­be vage Infor­ma­ti­on. Eine belast­ba­re Skiz­ze zur Model­lie­rung des Gelän­des erhal­te ich dann am 19.7.12, also ein­ein­halb Mona­te nach­dem uns das Pro­blem auf­ge­fal­len war. Nur zur Kennt­nis­nah­me wohl­ge­merkt, denn am nächs­ten Tag wur­de bereits mit der Model­lie­rung ent­spre­chend des Plans begon­nen. Von Betei­li­gung kei­ne Spur. Fai­rer­wei­se sei erwähnt, dass wir auch nichts gegen die Model­lie­rung ein­zu­wen­den hat­ten; gefragt nach unse­rer Mei­nung oder gar Zustim­mung wur­den wir jedoch nicht.

Noch ein Bei­spiel? Wie auf dem Bild zu sehen, hat unser Flach­dach einen Anschluss für eine Regen­rin­ne und einen Not­über­lauf. Nur lei­der sind die bei­den am Dach oben ver­tauscht, so dass die Regen­rin­ne nun dort ist wo der Not­über­lauf sein soll­te. Der Anschluss der Regen­rin­ne im Boden war im Übri­gen an der rich­ti­gen Stel­le; es hat also die Aus­füh­rung des Daches nicht zu der Aus­füh­rung der Arbei­ten am Boden gepasst (oder es war sogar schon die Pla­nung falsch). Uns fällt das am 5.8. auf und ich brin­ge sehr deut­lich unse­re Sor­ge zum Aus­druck, weil die Regen­rin­ne an die­ser Stel­le die Ter­ras­se nicht gera­de auf­wer­ten wür­de. Ich las­se einen Tag ver­strei­chen, spre­che dann auf die Mail­box und erfah­re erst am über­nächs­ten Tag tele­fo­nisch, dass die Dach­rin­ne feh­ler­haft posi­tio­niert ist und das kor­ri­giert wird. Gut. Wir ver­ein­ba­ren eine schrift­li­che Bestä­ti­gung per E‑Mail, die ich auch erst wie­der via Mail­box ein­for­dern muss und schließ­lich zwei Tage spä­ter erhal­te. Müh­sam, alles sehr mühsam.

What we’­ve got here is fail­u­re to com­mu­ni­ca­te. Some men you just can’t reach. So you get what we had here last week, which is the way he wants it… well, he gets it. I don’t like it any more than you men.Aus dem Film „Cool Hand Luke“ zu hören auch in Guns N’Ro­ses „Civil War“ (Quel­le: Wiki­pe­dia)

Im Übri­gen ging es dem tech­ni­schen Pro­jekt­steue­rer in dem ers­ten Tele­fo­nat zur Regen­rin­ne weni­ger um das kon­kre­te Pro­blem als dar­um, dass ich mir in mei­ner E‑Mail erlaubt hat­te von einem Man­gel zu spre­chen. Ich wur­de belehrt, dass es zu die­sem Zeit­punkt, also vor Abnah­me, noch gar kei­ne Män­gel gäbe. Auf der Sach­ebe­ne völ­lig rich­tig – auf der Bezie­hungs­ebe­ne eine Kata­stro­phe. Wenigs­tens weiß ich jetzt wel­ches Schlüs­sel­wort ich ver­wen­den muss um Auf­merk­sam­keit zu erzeu­gen. Kei­ne Spur einer Ent­schul­di­gung für den Feh­ler oder eines Wor­tes des Dan­kes für das früh­zei­ti­ge Hin­wei­sen auf Pro­ble­me. Statt­des­sen eine Beleh­rung und eine Ein­la­dung zu einem klä­ren­den Gespräch. Aller­dings erst nach sei­nem Urlaub Anfang Sep­tem­ber. First things first.

Ein Lehr­stück wie man Betrof­fe­ne – und sei­en es die Auf­trag­ge­ber – mög­lichst gar nicht ein­be­zieht. Und das aus­ge­rech­net bei einem Bau­trä­ger der sich „Ver­trau­en erle­ben“ als Mot­to gewählt hat. Wir war­ten gespannt.

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

9 Kommentare

Wun­der­bar, Mar­cus, ich lie­be sol­che Bei­spie­le. Durch sie kön­nen wir sehr viel mehr ler­nen, als aus dem Review kom­ple­xer Projekte. 

Selbst­ver­ständ­lich bin ich ganz Dei­ner Mei­nung, dass der Kunde/Auftraggeber ein­ge­bun­den gehört. Aber nach 30 Jah­ren Pro­jekt­ma­nage­ment wun­de­re ich mich über Dei­ne Erfah­run­gen nicht im Gerings­ten, bzw. wür­de mich wun­dern, wenn Du ein­ge­bun­den sein würdest.

Der Bau eines Ein­fa­mi­li­en­hau­ses ist in mei­ner Ter­mi­no­lo­gie ein typi­sches Inte­gra­ti­ons­pro­jekt. Der Kun­de bestellt ein Haus/System, das in sei­ne Umge­bung gelie­fert und dort instal­liert und betriebs­fer­tig gemacht wer­den soll und das mög­lichst schnell, güns­tig und rei­bungs­los. Dazu wird ein Pau­schal­preis gemacht, der ers­te grund­le­gen­de Feh­ler, denn bei einem Pau­schal­preis zieht eine Par­tei stets den Kür­ze­ren. Die Wahr­schein­lich­keit, dass sich Lie­fe­rung und der Auf­wand genau die Waa­ge hal­ten, hat näm­lich ein ver­schwin­den­des Mass. Aber Hand auf’s Herz: Um einen Pau­schal­preis zu ver­ein­ba­ren, braucht’s immer zwei! 

So, und nun muss das Haus also in der ver­ein­bar­ten Zeit zum ver­ein­bar­ten Preis fer­tig gestellt wer­den. Der – wie nennst Du ihn? – Bau­trä­ger wird den Teu­fel tun, auch nur einen Fin­ger mehr zu krüm­men, als nötig ist, denn sonst läuft er aus sei­ner Mar­ge hin­aus. Anfra­gen vom Auf­trag­ge­ber ver­ur­sa­chen jedoch unnö­ti­gen Mehr­auf­wand, der lei­der von Aus­sen­ste­hen­den und sogar von Auf­trag­ge­bern regel­mäs­sig unter­schätzt wird. Du beschreibst ja sel­ber schon nur Dei­nen Auf­wand, der Auf­wand beim Bau­trä­ger ist ein Mehr­fa­ches, weil er noch zwi­schen den ver­schie­de­nen Wis­sens­trä­gern koor­di­nie­ren muss, um Dei­ne Anfra­gen zu bear­bei­ten. Eine Anfra­ge und Bau­stel­len­be­ge­hung ver­ur­sacht schnell mal zwei bis sechs Stun­den Auf­wand. Wenn wir bloss 100 Euro pro Stun­de rech­nen, sind das z.B. 500 Euro pro Woche. Wie lan­ge dau­ert das Pro­jekt? 20 Wochen? Wären also 10’000 Euro. 

Bei den Ver­trags­ver­hand­lun­gen müss­te die Ein­bin­dung des Auf­trag­ge­bers ein The­ma sein. Aber sei ehr­lich: hät­test Du die Ein­bin­dung wirk­lich gewollt, wenn Du dafür 10’000 Euro mehr hät­test bezah­len müs­sen? Kom­mer­zi­el­le Auf­trag­ge­ber wol­len kei­nen Cent mehr bezah­len, ver­lan­gen aber den­noch eine gemein­sa­me wöchent­li­che Sit­zung. Das ist Kon­flikt­stoff! Aller­dings bezah­len kom­mer­zi­el­le Auf­trag­ge­ber schnell mal jähr­lich eine bis zwei Mil­lio­nen für Sup­port und War­tung und kön­nen sol­che Sit­zun­gen dar­über abgel­ten las­sen. Ich neh­me nicht an, dass Du mit dem Bau­trä­ger einen War­tungs­ver­trag ver­ein­bart hast.

P.S. Nach einem agi­len Prin­zip soll alles, was im Pro­jekt gemacht wird, expli­zi­ten Kun­den­nut­zen haben. Die direkt­li­ni­ge Fer­tig­stel­lung des Schlaf­zim­mers dient Dir selbst­ver­ständ­lich mehr, als die Dis­kus­si­on über Niveau­un­ter­schie­de zum Nach­bar­grund­stück. Wür­de das Pro­jekt nach einer gewis­sen Zeit unter­bro­chen, könn­test Du wenigs­tens in einem Zim­mer woh­nen, wenn nicht dis­ku­tiert wur­de. Andern­falls weisst Du zwar, was sich der Bau­trä­ger zum Niveau­un­ter­schied gedacht hat, aber ob das wirk­lich ein Kun­den­nut­zen ist, bezwei­felt der Bau­trä­ger offen­bar. Hier mani­fes­tiert sich die Rela­ti­vi­tät des Begriffs „Kun­den­nut­zen“, wes­halb ich ihn nicht als nütz­lich empfinde.

Dan­ke, Peter, für Dei­ne Kom­men­tar. Ich fin­de auch, dass die­se Bei­spie­le und Erfah­run­gen viel brin­gen auch und gera­de weil wir uns in die ande­re Sei­te hin­ein­ver­set­zen müssen. 

Anfra­gen vom Auf­trag­ge­ber ver­ur­sa­chen jedoch unnö­ti­gen Mehr­auf­wand, der lei­der von Aus­sen­ste­hen­den und sogar von Auf­trag­ge­bern regel­mäs­sig unter­schätzt wird.

Ich bin bei Dir, wenn es dar­um geht regel­mä­ßig etwa in Form eines Jour-Fixe oder eines Sta­tus­be­richts infor­miert zu wer­den. Das wäre nur fair die­se Auf­wän­de expli­zit aus­zu­wei­sen und zu beauf­tra­gen. Wozu ich in gewis­sem Rah­men auch bereit gewe­sen wäre. Aber die beschrie­be­nen Anfra­gen sind ja nicht unnö­tig und auch nicht zu ver­mei­den. Die Fra­ge ist nicht ob sich der Bau­trä­ger damit aus­ein­an­der­setzt son­dern nur wann. Spä­tes­tens bei der Abnah­me kom­men die Punk­te auf den Tisch. Nur ist dann man­ches, was vor­her leicht zu kor­ri­gie­ren gewe­sen wäre, dann deut­lich teurer.

Ich kann die Hal­tung des Bau­trä­gers Mehr­auf­wän­de zu ver­mei­den sehr gut ver­ste­hen, nor­ma­ler­wei­se sit­ze ich auf der Sei­te, aber das Ver­hal­ten ist kurz­sich­tig. Ich an sei­ner Stel­le wäre froh mög­lichst früh von Pro­ble­men zu erfah­ren und nicht am Ende die geball­te Ladung in der Abnah­me abzu­krie­gen und ein gro­ßes Risi­ko von Nach­ar­bei­ten ein­zu­ge­hen. Noch schlim­mer ist, dass es das anfangs reich­lich vor­han­de­ne Ver­trau­en sys­te­ma­tisch unter­gräbt und wir jetzt umso genau­er hin­schau­en. Auch das wird zu Mehr­auf­wän­den führen.

Selbst wenn die­se Kom­mu­ni­ka­ti­on also nicht expli­zit beauf­tragt ist, wür­de ich doch anneh­men, dass ein erfah­re­ner Bau­trä­ger die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­wän­de aus oben genann­ten Grün­den ein­rech­net oder sie trotz­dem inves­tiert, weil es sich unterm Strich rech­net. Ich wür­de das jeden­falls umge­kehrt so machen.

Lear­ning bei Doing! Nicht nur im Pro­jekt son­dern auch beim eige­nen Haus­bau. Jetzt weiß ich auch, wes­halb wir noch in einer Miet­woh­nung wohnen ;-).
Dan­ke für den Arti­kel und wei­ter­hin viel Ener­gie im Umgang mit der Projektleitung.
Wir haben mit unse­rer Dach­ter­ras­se in der Miet­woh­nung in jüngs­ter Ver­gan­gen­heit auch ein Pro­jekt begon­nen, das ursprüng­lich für maxi­mal zwei Wochen ange­setzt war. Wir sind jetzt im fünf­ten Monat und ein Ende ist so lang­sam in Sicht. Als zwei­fa­che Mama muss ich sagen, dass eine Schwan­ger­schaft stress­frei­er ist, als die qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Ver­le­gung von neu­en Plat­ten auf der Dach­ter­ras­se (zumin­dest bis zum fünf­ten Monat ;-)).
D.h. ich bit­te um wei­te­re Bericht­erstat­tung über euren Haus­bau und das span­nen­de The­ma Projektmanagement.

Dan­ke für Dei­nen Kom­men­tar, Danie­la! Wenn ich wenigs­tens die Pro­jekt­lei­tung machen wür­de, dann wür­de ich mir auch nicht so hilf­los vor­kom­men, aber wir sind ja nur Auf­trag­ge­ber. Ich drü­cke die Dau­men, dass ihr euer Pro­jekt Dach­ter­ras­se wäh­rend des Urlaubs abschlie­ßen und das Ergeb­nis noch genie­ßen könnt. Ich wer­de wei­ter­hin berich­ten, hof­fe aber, dass das die schon die gro­ben Schnit­zer waren (allein mir fehlt der Glaube …)

Wun­der­bar ! Erin­nert mich an mei­nen Umbau 1998: Die Zim­me­rei hat­te mir die Dach­gau­ben so hin­ge­stellt, dass die Fens­ter­un­ter­kan­te in 1,2 m Höhe war was zur Fol­ge hat­te dass der Griff zum Öff­nen der Fens­ter in rund 2,20 m Höhe gewe­sen wäre. Sie hat­ten im Bau­plan „Unter­kann­te Fens­ter“ mit „Unter­kann­te Fens­ter­sims“ ver­wech­selt. Was soll ich sagen, Ende vom Lied war, dass die Gau­ben wie abge­baut wer­den muss­ten. Und wer weiss wie „leicht“ man 20 cm lan­ge Pfen­nig­nä­gel aus Holz rausbekommt.……Von der Gau­be die seit­lich soweit ver­setzt errich­tet wur­de dass ich gar nicht ins Bad kam, rede ich gar nicht.….:-) Auch nicht von Instal­la­teur der uns 3 Mona­te sit­zen lies und wir auf 20 qm mit zwei Klein­kin­dern und einer zwei­er Koch­plat­te.….:-) Sel­ber bau­en ist Pro­jekt­ma­nage­ment pur…und macht ein­fach Spaß. Des­halb iso­lie­ren wir jetzt unser Dach…zum Festpreis.

Genau dar­um las­sen wir das Haus auch zum Fest­preis von einem Bau­trä­ger bau­en. Lei­der fehlt den Ver­ant­wort­li­chen jeg­li­ches Ein­füh­lungs­ver­mö­gen für Sta­ke­hol­der. Ich zweif­le lang­sam dar­an, ob ich in mei­nen Pro­jek­ten nicht viel zu weich bin …

Nach­trag: Damit ich weiss was alles schief gehen kann, habe ich mir vom Her­stel­ler des Iso­lier­ma­te­ri­als das ver­baut wird, das Bau­hand­buch besorgt, also die Anlei­tung für Hand­wer­ker.….:-) Ver­trau­en ist gut, Kon­trol­le ist bes­ser.…. ja, ich weiß, Hand­wer­ker lie­ben Kun­den die glau­ben sie wüss­ten mehr.….:-))

Hal­lo Marcus,
ich sehe die Rol­le eines Bau­her­ren als die eines Auf­trag­ge­bers. Dazu gehört für mich selbst­ver­ständ­lich, dass der Auf­trag­ge­ber die Regeln des Spiels bestimmt. Wer zahlt, bestimmt, was die Musik zu spie­len hat: Als Bau­herr bin ich der Hund und nicht der Schwanz! Da fra­ge ich dich, war­um du in die Opfer­rol­le gegan­gen bist oder dich hast dahin drän­gen las­sen. Ich habe vor Jah­ren ein gro­ßen und kom­ple­xes Haus gebaut. Wir haben die Kon­trak­te mit den Hand­wer­kern nach einem Nezt­plan gemacht und die auf dem kri­ti­schen Weg lie­gen­den Hand­wer­ker über ihre kri­ti­sche Posi­ti­on im Pro­jekt infor­miert und danach Ver­trä­ge mit Kon­ven­tio­nal­stra­fen gemacht. Wir haben stun­den­lang über den Plä­nen gebrü­tet, ver­sucht jedes Zei­chen zu ver­ste­hen und den Bau­fort­schritt jeden Frei­tag vor Ort kon­trol­liert. Es geht hier schnell um eine hal­be Mil­lio­nen Euro­nen, da gebe ich mich nicht mit der Rol­le des Geld­ge­bers zufrie­den (habe lan­ge genug dafür gear­bei­tet). Ich habe mir nicht vor­schrei­ben las­sen („eine gemein­sa­me Besich­ti­gung war nicht erwünscht“)ob ich auf den Bau mit wem gehen will, kann oder darf. Ich glau­be, alle Betei­lig­ten haben den Betrof­fe­nen zum Betröp­pel­ten gemacht, weil du das Spiel so gere­gelt hast. Das Macht­va­ku­um in dei­ner Kon­troll- und Füh­rungs­funk­ti­on haben die bei­den ande­ren Betei­lig­ten geschickt in ihrem Sin­ne ausgefüllt.
Sor­ry, dass ich das so deut­lich sage, aber die (Bau-)Welt ist kein Pon­ny­hof. Von Hand­wer­kern sys­te­mi­sches Ver­ständ­nis und Ein­bin­dungs­lust zu erwar­ten scheint mir unrealistisch. 

Trotz­dem hof­fe ich, dass du mitt­ler­wei­le in dei­nem Haus sitzt und sich alles gelohnt hat. Hast du jetzt mal im nach­hin­ein eine Sta­ke­hol­der­ana­ly­se gemacht? Da wird schon eini­ges klar, gell? Aber wie lau­tet Omas Spruch: der Schus­ter hat die schlech­tes­ten Schuhe.

Hal­lo Andre­as, das wich­tigs­te zuerst: wir sind sehr glück­lich in unse­rem Haus; es hat sich gelohnt. Ich gebe Dir auch voll­kom­men recht in Dei­ner Argu­men­ta­ti­on. Nur waren wir eben nicht die Bau­her­ren, son­dern haben von einem Bau­trä­ger bau­en las­sen. Wir waren sozu­sa­gen nur Spon­sor. Alles was Du beschreibst erwar­te ich vom Bau­trä­ger und dar­über­hin­aus, dass er uns geeig­net einbindet.

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