Projektcoaching, Projektmanagement
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Die Details meines Produktivitäts-Setups

Nach meiner grundlegenden Philosophie Lebensführung statt Selbstmanagement und meinen Prinzipien der Selbstorganisation, beschreibe ich abschließend die Details meines persönlichen Produktivitäts-Setups und das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten.

Prinzipiell folge in mehr oder weniger der Methode „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen, der im folgenden Bild gut zusammengefasst ist. Am wichtigsten dabei ist mir das Prinzip des einen verlässlichen Systems für alle Aufgaben außerhalb meines Kopfes. Ziel ist es die losen Enden an in diesem System strukturiert zu erfassen, um den Kopf dann frei zu haben für die im jeweiligen Moment wichtigen und im jeweiligen Kontext überhaupt verfügbaren Aufgaben.

Quelle: Von René Weber auf Wikipedia unter einer Creative-Commons-Lizenz (CC-BY-SA 3.0) veröffentlicht.

Eingang

Aufgaben kommen auf ganz verschiedenen Wegen zu mir: Aus persönlichen Gesprächen, aus E-Mails, aus Social-Media, uvm. Wichtig ist die Bündelung der Aufgaben an einer zentralen Stelle. Dafür nutze ich den Eingang von OmniFocus (eine gute Anleitung zum Einsatz von Omnifocus findet sich bei Asian Efficiency). Egal woher, jede Aufgabe landet also früher oder später in OmniFocus (außer natürlich sie lässt sich in weniger als zwei Minuten erledigen). Essentiell dafür ist der allgegenwärtige Zugang zu OmniFocus von allen meinen Arbeitsgeräten (iPhone, iPad und MacBook Pro) und eine verlässliche Synchronisierung zwischen diesen. Diesen Eingang arbeite ich täglich durch und sortiere die Aufgaben wie oben dargestellt.

Aufgaben (und Termine)

OmniFocus ist mein verlässliches System für alle meine Aufgaben (egal aus welchem Teilbereich meines Lebens). Im wesentlichen bietet OmniFocus zwei Sichten auf die Aufgaben: einerseits über Projekte, andererseits über Kontexte. Ein Projekt ist alles was mehr als zwei Schritte zur Erledigung erfordert. Die projektbezogene Sicht ist also wichtig um die einzelnen Schritte und Aufgaben in einen Projekt zu planen.

Ein Kontext hingegen ist das Umfeld in dem eine Aufgabe steht oder sinnvollerweise zu erledigen ist. Kontexte sind bei mir beispielsweise bestimmte Orte („Keller aufräumen“ geht eben nur zu Hause), Leute (Themen, die ich mit jemand besprechen will), Delegation oder Warten Auf (wie Leute, nur sind das Rückmeldungen zu delegierten Aufgaben; also alles worauf ich warte).

Aufgaben können eine Fälligkeit haben. Wenn etwas aber zu einer ganz bestimmten Zeit gemacht werden muss, handelt es sich um einen Termin und kommt in den Kalender. Meine Aufgaben gehe ich täglich durch, schaue zuerst was fällig oder schon überfällig ist und markiere von den restlichen Aufgaben diejenigen die ich heute erledigen will. Mindestens einmal die Woche gehe ich durch alle Projekte, entferne nicht mehr nötige Aufgaben und füge neue hinzu.

Ablage

Da ich örtlich sehr flexibel arbeite, muss meine Ablage mir folgen. Daher verzichte ich weitestgehend auf Papier. Eine wichtige Rolle spielt Evernote in dem ich sämtliche Informationsschnipsel sammle und verschlagworte: Interessante Artikel genauso wie Kochrezepte. Evernote ist sozusagen mein digitaler Zettelkasten. Dokumente und Dateien liegen entweder in Dropbox (die eher privaten) auf Google-Drive (wenn gemeinsam daran gearbeitet wird, z.B. im Kernteam des PM-Camps) oder in unserem Firmen-Wiki. Die lokale Festplatte meines MacBooks ist nur noch das Archiv für nicht mehr aktiv genutzte Dokumente.

Neu: Das Buch zum Manifest für menschliche Führung

Anlässlich des ersten Jahrestag gibt es das Manifest für menschliche Führung in ausführlicher Fassung als Buch bei Leanpub. Und das beste: Den Preis für kann jeder selbst festlegen! Ich freue mich über Feedback und Impulse einerseits und natürlich über große Verbreitung andererseits.

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8 Kommentare

  1. Danke für diesen Einblick! Mich würde noch interessieren, ob du eine Methode oder ein Werkzeug hast um den Blick aus der Ferne, also den Gesamtkontext, zu bewahren? Gerade bei mehreren Projekten und mittelfristigen Zielen gleichzeitig ist das oft eine Herausforderung. Hier finde ich es sehr spannend wie das verschiedene Personen lösen!

    • Marcus Raitner sagt

      Nachdem ich meine „Projekte“ (im Sinne von GTD) einmal die Woche durchgehe habe ich einen sehr guten Überblick über die Themen die mir wichtig sind und darüber hinaus sogar über diejenigen die ich gerade zurückgestellt habe. Mir reicht das als Überblick. Mit anderen Worten: Nein, ich habe dafür keine Methode oder Werkzeug, fühle mich aber sehr wohl damit.

  2. Falls es jemand interessiert, ich habe mir mal für Evernote ein Journal/Tagebuch gebastelt, d.h. 365/366 Tagesnotizen, zwölf Monats-Link-Listen in die Tage und eine Jahres-Link-Liste in die Monate werden auf einen Schlag angelegt. Kann auch als Wiedervorlage genutzt werden.
    http://www.evernote.com/shard/s91/sh/8f6deb86-d2cb-4072-88a4-eefe08490206/7d703092e47a817ea6f21d2bd30a5548
    Inkl. zwei Windows-Powershell-Scrips um zum aktuellen/nächsten Tag zu springen.

  3. Michael sagt

    Ich mache das in OmniFocus sehr ähnlich. Kann es sein, dass wir das selbe Buch gelesen haben ;?

    Wie machst Du das eigentlich mit „Someday“ Aufgaben, also solchen, die man sich für später merkt aber im Moment nur die ToDo-Listen unübersichtlich machen würden. Ich experimentiere sowohl mit zurückgestellten Projekten + eigenem Kontext experimentiert (geht nicht auf iPad/iPhone) als auch mit einem speziellen „Someday“ Kontext, (man muss dann aber den Kontext für jeden Task nochmals ändern) bin aber mit beiden nicht ganz glücklich.

    Das ist übrigens eine der Sachen, die Things praktischer löst.

    • Marcus Raitner sagt

      Ich habe eigentlich nur GTD von David Allen gelesen und dann seit Jahren experimentiert. Geholfen haben mir die Artikel auf AsianEfficiency. Welches Buch meinst Du?

      Zurückgestellte Sachen bleiben bei mir meist im Projekt und bekommen ein Startdatum ab dem ich mich wieder damit beschäftigen will. Richtige Irgendwann Aufgaben habe ich in einem eigenen, zurückgestellten Kontext.

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