Die Details meines Produktivitäts-Setups

Nach mei­ner grund­le­gen­den Phi­lo­so­phie Lebens­füh­rung statt Selbst­ma­nage­ment und mei­nen Prin­zi­pi­en der Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on, beschrei­be ich abschlie­ßend die Details mei­nes per­sön­li­chen Pro­duk­ti­vi­täts-Set­ups und das Zusam­men­spiel der ein­zel­nen Komponenten.

Prin­zi­pi­ell fol­ge in mehr oder weni­ger der Metho­de „Get­ting Things Done“ (GTD) von David Allen, der im fol­gen­den Bild gut zusam­men­ge­fasst ist. Am wich­tigs­ten dabei ist mir das Prin­zip des einen ver­läss­li­chen Sys­tems für alle Auf­ga­ben außer­halb mei­nes Kop­fes. Ziel ist es die losen Enden an in die­sem Sys­tem struk­tu­riert zu erfas­sen, um den Kopf dann frei zu haben für die im jewei­li­gen Moment wich­ti­gen und im jewei­li­gen Kon­text über­haupt ver­füg­ba­ren Aufgaben.

Quel­le: Von René Weber auf Wiki­pe­dia unter einer Crea­ti­ve-Com­mons-Lizenz (CC-BY-SA 3.0) ver­öf­fent­licht.

Eingang

Auf­ga­ben kom­men auf ganz ver­schie­de­nen Wegen zu mir: Aus per­sön­li­chen Gesprä­chen, aus E‑Mails, aus Social-Media, uvm. Wich­tig ist die Bün­de­lung der Auf­ga­ben an einer zen­tra­len Stel­le. Dafür nut­ze ich den Ein­gang von Omni­Fo­cus (eine gute Anlei­tung zum Ein­satz von Omni­fo­cus fin­det sich bei Asi­an Effi­ci­en­cy). Egal woher, jede Auf­ga­be lan­det also frü­her oder spä­ter in Omni­Fo­cus (außer natür­lich sie lässt sich in weni­ger als zwei Minu­ten erle­di­gen). Essen­ti­ell dafür ist der all­ge­gen­wär­ti­ge Zugang zu Omni­Fo­cus von allen mei­nen Arbeits­ge­rä­ten (iPho­ne, iPad und Mac­Book Pro) und eine ver­läss­li­che Syn­chro­ni­sie­rung zwi­schen die­sen. Die­sen Ein­gang arbei­te ich täg­lich durch und sor­tie­re die Auf­ga­ben wie oben dargestellt.

Aufgaben (und Termine)

Omni­Fo­cus ist mein ver­läss­li­ches Sys­tem für alle mei­ne Auf­ga­ben (egal aus wel­chem Teil­be­reich mei­nes Lebens). Im wesent­li­chen bie­tet Omni­Fo­cus zwei Sich­ten auf die Auf­ga­ben: einer­seits über Pro­jek­te, ande­rer­seits über Kon­tex­te. Ein Pro­jekt ist alles was mehr als zwei Schrit­te zur Erle­di­gung erfor­dert. Die pro­jekt­be­zo­ge­ne Sicht ist also wich­tig um die ein­zel­nen Schrit­te und Auf­ga­ben in einen Pro­jekt zu planen. 

Ein Kon­text hin­ge­gen ist das Umfeld in dem eine Auf­ga­be steht oder sinn­vol­ler­wei­se zu erle­di­gen ist. Kon­tex­te sind bei mir bei­spiels­wei­se bestimm­te Orte („Kel­ler auf­räu­men“ geht eben nur zu Hau­se), Leu­te (The­men, die ich mit jemand bespre­chen will), Dele­ga­ti­on oder War­ten Auf (wie Leu­te, nur sind das Rück­mel­dun­gen zu dele­gier­ten Auf­ga­ben; also alles wor­auf ich warte). 

Auf­ga­ben kön­nen eine Fäl­lig­keit haben. Wenn etwas aber zu einer ganz bestimm­ten Zeit gemacht wer­den muss, han­delt es sich um einen Ter­min und kommt in den Kalen­der. Mei­ne Auf­ga­ben gehe ich täg­lich durch, schaue zuerst was fäl­lig oder schon über­fäl­lig ist und mar­kie­re von den rest­li­chen Auf­ga­ben die­je­ni­gen die ich heu­te erle­di­gen will. Min­des­tens ein­mal die Woche gehe ich durch alle Pro­jek­te, ent­fer­ne nicht mehr nöti­ge Auf­ga­ben und füge neue hinzu. 

Ablage

Da ich ört­lich sehr fle­xi­bel arbei­te, muss mei­ne Abla­ge mir fol­gen. Daher ver­zich­te ich wei­test­ge­hend auf Papier. Eine wich­ti­ge Rol­le spielt Ever­no­te in dem ich sämt­li­che Infor­ma­ti­ons­schnip­sel samm­le und ver­schlag­wor­te: Inter­es­san­te Arti­kel genau­so wie Koch­re­zep­te. Ever­no­te ist sozu­sa­gen mein digi­ta­ler Zet­tel­kas­ten. Doku­men­te und Datei­en lie­gen ent­we­der in Drop­box (die eher pri­va­ten) auf Goog­le-Dri­ve (wenn gemein­sam dar­an gear­bei­tet wird, z.B. im Kern­team des PM-Camps) oder in unse­rem Fir­men-Wiki. Die loka­le Fest­plat­te mei­nes Mac­Books ist nur noch das Archiv für nicht mehr aktiv genutz­te Dokumente.

Teile diesen Beitrag

Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

8 Kommentare

Dan­ke für die­sen Ein­blick! Mich wür­de noch inter­es­sie­ren, ob du eine Metho­de oder ein Werk­zeug hast um den Blick aus der Fer­ne, also den Gesamt­kon­text, zu bewah­ren? Gera­de bei meh­re­ren Pro­jek­ten und mit­tel­fris­ti­gen Zie­len gleich­zei­tig ist das oft eine Her­aus­for­de­rung. Hier fin­de ich es sehr span­nend wie das ver­schie­de­ne Per­so­nen lösen!

Nach­dem ich mei­ne „Pro­jek­te“ (im Sin­ne von GTD) ein­mal die Woche durch­ge­he habe ich einen sehr guten Über­blick über die The­men die mir wich­tig sind und dar­über hin­aus sogar über die­je­ni­gen die ich gera­de zurück­ge­stellt habe. Mir reicht das als Über­blick. Mit ande­ren Wor­ten: Nein, ich habe dafür kei­ne Metho­de oder Werk­zeug, füh­le mich aber sehr wohl damit.

Falls es jemand inter­es­siert, ich habe mir mal für Ever­no­te ein Journal/Tagebuch gebas­telt, d.h. 365/366 Tages­no­ti­zen, zwölf Monats-Link-Lis­ten in die Tage und eine Jah­res-Link-Lis­te in die Mona­te wer­den auf einen Schlag ange­legt. Kann auch als Wie­der­vor­la­ge genutzt werden.
http://www.evernote.com/shard/s91/sh/8f6deb86-d2cb-4072 – 88a4-eefe08490206/7­d703092e47a817e­a6­f21­d2b­d30a5548
Inkl. zwei Win­dows-Powers­hell-Scrips um zum aktuellen/nächsten Tag zu springen.

Ich mache das in Omni­Fo­cus sehr ähn­lich. Kann es sein, dass wir das sel­be Buch gele­sen haben ;?

Wie machst Du das eigent­lich mit „Some­day“ Auf­ga­ben, also sol­chen, die man sich für spä­ter merkt aber im Moment nur die ToDo-Lis­ten unüber­sicht­lich machen wür­den. Ich expe­ri­men­tie­re sowohl mit zurück­ge­stell­ten Pro­jek­ten + eige­nem Kon­text expe­ri­men­tiert (geht nicht auf iPad/iPhone) als auch mit einem spe­zi­el­len „Some­day“ Kon­text, (man muss dann aber den Kon­text für jeden Task noch­mals ändern) bin aber mit bei­den nicht ganz glücklich.

Das ist übri­gens eine der Sachen, die Things prak­ti­scher löst.

Ich habe eigent­lich nur GTD von David Allen gele­sen und dann seit Jah­ren expe­ri­men­tiert. Gehol­fen haben mir die Arti­kel auf Asia­n­Ef­fi­ci­en­cy. Wel­ches Buch meinst Du?

Zurück­ge­stell­te Sachen blei­ben bei mir meist im Pro­jekt und bekom­men ein Start­da­tum ab dem ich mich wie­der damit beschäf­ti­gen will. Rich­ti­ge Irgend­wann Auf­ga­ben habe ich in einem eige­nen, zurück­ge­stell­ten Kontext.

Schreibe einen Kommentar