Projektplanung 101: Arbeitspakete

Arbeits­pa­ke­te sind die ato­ma­ren Bau­stei­ne des Pro­jekt­plans. Die Defi­ni­ti­on der Arbeits­pa­ke­te hat gro­ßen Ein­fluss auf die Ver­ständ­lich­keit des Plans aber auch auf sei­ne Hand­hab­bar­keit bei der Ver­fol­gung und Aktua­li­sie­rung. Es ist sehr schwie­rig, all­ge­mein gül­ti­ge Regeln auf­zu­stel­len, wie Arbeits­pa­ke­te beschaf­fen sein müs­sen; jedes Pro­jekt, jeder Pro­jekt­lei­ter und jedes Pro­jekt­um­feld hat spe­zi­fi­sche Vor­lie­ben und stellt ande­re Anfor­de­run­gen. Den­noch kann und soll­te man dar­über nach­den­ken, wel­che Ein­fluss­grö­ßen es gibt und wie sie sich auf den Umgang mit dem Pro­jekt­plan auswirken.

Unschärfe und Handhabbarkeit

Je grö­ßer die Arbeits­pa­ke­te gewählt wer­den, des­to unge­nau­er kann der Fort­schritt des Pro­jekts ermit­telt wer­den. In man­chen Pro­jek­ten und Pro­jekt­um­fel­dern kann man mit die­ser Unschär­fe gut leben, wäh­rend es in ande­ren einen gefähr­li­chen Blind­flug bedeu­tet. Wählt man Arbeits­pa­ke­te hin­ge­gen zu klein, lässt sich der Fort­schritt wie­der­um sehr gut ermit­teln, sofern man sich und sei­nen Mit­ar­bei­tern die Bür­de der Aktua­li­sie­rung auf­hal­sen will. und kann. Ein tod­si­che­res Mit­tel für Unmut im Team sind eine Viel­zahl sehr klei­ner Arbeits­pa­ke­te mit jeweils eige­nen Posi­tio­nen im Zeit­er­fas­sungs­sys­tem, so dass die Arbeits­zeit auf min­des­tens 10, bes­ser noch 20, ver­schie­de­ne Posi­tio­nen ver­bucht wer­den muss und jede Fehl­bu­chung gerügt wird.

So much of what we call manage­ment con­sists in making it dif­fi­cult for peop­le to work.
Peter F. Drucker

Peter F. Drucker

Kontrolle und Micromanagement

Zu gro­ße Arbeits­pa­ke­te sind also schwer zu pla­nen und zu ver­fol­gen; zu klei­ne erschwe­ren die Aktua­li­sie­rung des Pla­nes und füh­ren zu Unmut ange­sichts des admi­nis­tra­ti­ven Auf­wands für den ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter. Abge­se­hen davon beschä­digt das Bedürf­nis nach Micro­ma­nage­ment, des­sen Sym­ptom zu klei­ne Arbeits­pa­ke­te sind, die intrinsi­che Moti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter. Als ein wesent­li­cher Bau­stein der intrinsi­chen Moti­va­ti­on von Men­schen gilt näm­lich die Auto­no­mie und Eigen­ver­ant­wor­tung, wie es in die­sem aus­ge­zeich­ne­ten Video zum Buch „Dri­ve“ von Dani­el Pink (Ama­zon Affi­lia­te-Link) erklärt wird.

Implizite und explizite Abhängigkeiten

Je grö­ßer Arbeits­pa­ke­te gewählt wer­den, des­to schwie­rig wird es die­se logisch rich­tig in der Ablauf­pla­nung mit­ein­an­der zu ver­knüp­fen. Es hängt dann alles irgend­wie mit allem zusam­men und der Plan besteht irgend­wann nur noch aus weni­gen lang und mehr oder weni­ger par­al­lel lau­fen­den Arbeits­pa­ke­ten ohne expli­zi­te Abhän­gig­kei­ten. Neben dem bereits erwähn­ten Pro­blem der Unschär­fe der Fort­schritts­mes­sung, macht es ein solch dege­ne­rier­ter Plan ten­den­zi­ell auch schwie­ri­ger Aus­wir­kun­gen von Ereig­nis­sen zu bewer­ten. Wenn bei­spiels­wei­se Kon­zep­ti­on und Pro­gram­mie­rung in ein ein­zi­ges Arbeits­pa­ket gepackt wur­den, lässt sich die Abhän­gig­keit der Erstel­lung von Test­fäl­len und Test­da­ten zur Kon­zep­ti­on gar nicht mehr aus­drü­cken und Aus­wir­kun­gen einer Ver­zö­ge­rung der Kon­zep­ti­on las­sen sich nur noch mit impli­zi­tem Neben­wis­sen erkennen.

Fazit

Arbeits­pa­ke­te rich­tig zu schnei­den ist nicht ein­fach. Es gilt abzu­wä­gen zwi­schen dem Bedürf­nis nach Kon­trol­le und Ver­fol­gung des Plans einer­seits und dem Auf­wand für die Aktua­li­sie­rung ande­rer­seits. Vor dem Hin­ter­grund der nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen von zu klei­nen Arbeits­pa­ke­ten auf die Moti­va­ti­on, soll­ten Arbeits­pa­ke­te lie­ber etwas grö­ßer sein und dem Bedürf­nis nach eigen­ver­ant­wort­li­chem Han­deln der Men­schen Rech­nung tra­gen. Dem damit ein­her­ge­hen­den Pro­blem der Unschär­fe hin­sicht­lich der Abar­bei­tung kann bei­spiels­wei­se durch defi­nier­te Sta­tus­schrit­te je Arbeits­pa­ket begeg­net werden.

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

  1. Arbeits­pa­ke­te rich­tig schnei­den (die­ser Artikel)
  2. Ver­knüp­fun­gen setzen
  3. Res­sour­cen zuteilen
  4. Mei­len­stei­ne setzen
  5. Fort­schritt messen
  6. Plan opti­mie­ren
  7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

Bild­nach­weis: Das Arti­kel­bild wur­de von Thomas’s Pics unter dem Titel „Par­cels“ auf Flickr unter eine Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY 2.0) ver­öf­fent­licht.

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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