Projektplanung 101: Meilensteine

Arbeits­pa­ke­te defi­nie­ren, zuein­an­der in Bezie­hung set­zen und Res­sour­cen zuwei­sen – fer­tig ist der Pro­jekt­plan. Prin­zi­pi­ell ja, jeden­falls genau­so wie eine Sup­pe vor dem Abschme­cken: ess­bar, aber noch kein Genuss. Mei­len­stei­ne sind sozu­sa­gen das Salz in der Pro­jekt­plan­sup­pe. Sie mar­kie­ren wich­ti­ge Ereig­nis­se im Pro­jekt­ver­lauf, exter­ne genau­so wie inter­ne. Maß­voll ein­ge­setzt geben sie Ori­en­tie­rung, sor­gen für Über­blick und ver­lei­hen zusätz­li­che Struktur.

Externe Einflüsse modellieren

Jedes Pro­jekt ist ein­ge­bet­tet in ein Umfeld. Die­ses Umfeld stellt Anfor­de­run­gen an das Pro­jekt und schränkt die Pla­nung ein. Bei­spiels­wei­se kann der Test der Soft­ware erst begin­nen, wenn die Test­da­ten aus einer Pro­duk­ti­ons­um­ge­bung in die Test­um­ge­bung gela­den wur­den. Wenn das nur zwei­mal im Jahr gemacht wird, dann wären das zwei Mei­len­stei­ne, von denen das zu pla­nen­de Pro­jekt abhän­gen wird und die des­halb auch expli­zit model­liert wer­den sollten.

Projektplanung 101 externer Meilenstein

Wenn umge­kehrt gefor­dert ist, dass eine Schnitt­stel­le zu einem ande­ren Sys­tem zu einem bestimm­ten Datum fer­tig ist, bei­spiels­wei­se weil dort auf­grund gesetz­li­cher Bestim­mun­gen neue Daten benö­tigt wer­den, dann soll­te auch dies als Mei­len­stein model­liert werden.

Durch das Hin­zu­fü­gen von exter­nen Mei­len­stei­nen las­sen sich also Abhän­gig­kei­ten der Arbeits­pa­ke­te zum Pro­jekt­um­feld model­lie­ren. Man beach­te, dass die­se Mei­len­stei­ne alle ein fes­tes Datum haben. Eine gute Pla­nungs­soft­ware weist dann näm­lich auf Kon­flik­te hin, etwa wenn auf­grund der Ablauf­pla­nung der zu errei­chen­de Mei­len­stein nicht gehal­ten wer­den kann.

Projektplanung 101 Abhängigkeit

Ergebnisse markieren

Neben der Model­lie­rung exter­ner Abhän­gig­kei­ten, die­nen Mei­len­stei­ne der Mar­kie­rung von wich­ti­gen Ereig­nis­sen und vor allem Ergeb­nis­sen des Pro­jekts. Mit Mei­len­stei­nen wird expli­zit gemacht, was oft impli­zit ange­nom­men wird. Ziel ist es, wesent­li­che Eck­punk­te deut­lich sicht­bar im Pro­jekt­plan her­aus­zu­stel­len. Wenn es bei­spiels­wei­se ein Arbeits­pa­ket »IT-Kon­zept erstel­len« und ein zwei­tes »IT-Kon­zept begut­ach­ten« gibt, soll­te es den Mei­len­stein »IT-Kon­zept abge­nom­men« geben, der deut­lich das Ende der Arbei­ten am IT-Kon­zept darstellt.

Projektplanung 101 Interner Meilenstein

Es bie­tet sich an sol­che mar­kan­ten Mei­len­stei­ne auf hoher oder sogar auf obers­ter Ebe­ne der Pro­jekt­struk­tur zu model­lie­ren. Dann blei­ben die Mei­len­stei­ne näm­lich sicht­bar, wenn die rest­li­chen Grup­pen zusam­men­ge­klappt sind, wodurch man schnell einen schö­nen Über­sichts­plan des Pro­jekts erstel­len kann.

Projektplanung 101 Übersicht

Berichterstattung erleichtern

Mei­len­stei­ne eig­nen sich sehr gut für die Bericht­erstat­tung, fas­sen sie doch bei klu­ger Wahl den aktu­el­len Zustand des Pro­jekts in weni­gen Zei­len zusam­men. Als Mit­tel der Wahl hat sich hier­zu, neben dem rei­nen Soll-Ist-Ver­gleich von Mei­lenstein­ter­mi­nen, die Mei­lenstein­trend­ana­ly­se, kurz MTA, bewährt. Dabei wer­den zu jedem Berichts­zeit­punkt die Mei­lenstein­ter­mi­ne in einem Koor­di­na­ten­sys­tem gra­fisch notiert. Über die Berichts­zeit­punk­te hin­weg hin­ter­las­sen die Mei­len­stei­ne nun eine Spu­ren im Koor­di­na­ten­sys­tem. Man sieht mit etwas Übung auf einen Blick, wel­che Mei­len­stei­ne ver­spä­tet sind und ins­be­son­de­re wie sich die­se Ver­spä­tung ent­wi­ckelt hat.

MTA2

Der Vor­teil gegen­über dem rei­nen Soll-Ist-Ver­gleich liegt in der Visua­li­sie­rung des Ver­laufs. Aus einem Soll-Ist-Ver­gleich ist nicht ersicht­lich, ob sich die Ver­zö­ge­rung gera­de erst erge­ben hat (und ein Ein­grei­fen not­wen­dig ist) oder ihre Ursa­che schon eini­ge Zeit zurück­liegt (und ein Ein­grei­fen nicht mehr not­wen­dig ist). In der MTA weist die Kur­ve im ers­ten Fall zum jet­zi­gen Zeit­punkt steil nach rechts oben, wohin­ge­gen im zwei­ten Fall die Kur­ve jetzt wie­der waa­ge­recht ist und die Stei­gung schon eini­ge Zeit zurück liegt, wie dies bei der roten Kur­ve im Bild oben der Fall war.

Eine detail­lier­te Beschrei­bung inklu­si­ve Links auf ver­schie­de­ne Vor­la­gen fin­det sich auf openPM, woher auch das obi­ge Bild stammt.

Fazit

Mei­len­stei­ne sind nötig und sinn­voll zur Model­lie­rung exter­ner Ein­flüs­se auf den Pro­jekt­plan aber auch um wich­ti­ge Ereig­nis­se und Ergeb­nis­se her­vor­zu­he­ben. Aber auch hier gilt nach Para­cel­sus: »Sola dosis facit venen­um.« (latei­nisch für: »Nur die Dosis macht das Gift.«) Zu vie­le Mei­len­stei­ne ver­sal­zen die Suppe!

I love dead­lines. I like the whoo­shing sound they make as they fly by

Dou­glas Adams

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

  1. Arbeits­pa­ke­te rich­tig schneiden
  2. Ver­knüp­fun­gen setzen
  3. Res­sour­cen zuteilen
  4. Mei­len­stei­ne set­zen (die­ser Artikel)
  5. Fort­schritt messen
  6. Plan opti­mie­ren
  7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

PS. Die Bil­der die­ses Arti­kels wur­den mit Mer­lin erstellt. Ich kann Mer­lin allen Mac-Nut­zern nur wärms­tens empfehlen.

Bild­nach­weis: Das Arti­kel­bild wur­de von Rachel Kra­mer unter dem Titel „Stones“ auf Flickr unter eine Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY 2.0) ver­öf­fent­licht.

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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