Projektplanung 101: Ressourcen

Die Arbeits­pa­ke­te im Ablauf­plan erle­di­gen sich nicht von selbst. Es braucht in der Regel Men­schen zur Aus­füh­rung der geplan­ten Arbei­ten. Die­se so ein­fach schei­nen­de Zuwei­sung von Mit­ar­bei­tern an die Arbeits­pa­ke­te im Ablauf­plan sorgt regel­mä­ßig für Ver­zweif­lung und Frust beim unge­üb­ten Pro­jekt­pla­ner. Da ver­kürzt sich plötz­lich die Dau­er von Arbeit­pa­ke­ten oder es ver­schie­ben sich die­se wie von Geis­ter­hand. So war das nicht gemeint, denkt man, und sucht erschro­cken nach dem rich­ti­gen Häkchen.

Menschen sind keine Ressourcen

Eines vor­weg: In gräss­lich tay­lo­ris­ti­scher Manier wer­den Men­schen in der Ter­mi­no­lo­gie des Pro­jekt­ma­nage­ments immer noch in einen Topf mit (ande­ren) Maschi­nen gewor­fen und über­grei­fend ein­fach Res­sour­cen genannt. Wenn­gleich ich mich weit von der­ar­ti­ger Her­ab­wür­di­gung distan­zie­re, ver­wen­de ich die­sen mir ver­hass­ten Begriff hier ein­zig und allein aus didak­ti­schen Über­le­gun­gen um den Bezug zu gän­gi­ger Pro­jekt­pla­nungs-Soft­ware nicht zu verlieren.

Dauer und Arbeit

Zwei Eigen­schaf­ten von Arbeits­pak­ten gilt es zu beach­ten: die Dau­er und die Arbeit. Unter der Dau­er ver­steht man erwar­tungs­ge­mäß die Zeit, die zwi­schen Beginn und Ende der Bear­bei­tung des Arbeits­pak­tes liegt. Wie viel Arbeit wäh­rend die­ser Zeit geleis­tet wird oder wer­den muss, ist eine ganz ande­re Fra­ge und die kor­rek­te Ant­wort dar­auf lau­tet: Kommt dar­auf an. Näm­lich auf die an das Arbeits­pa­ket zuge­wie­se­nen Res­sour­cen. Mehr Res­sour­cen bei glei­cher Dau­er heißt mehr Arbeit. Man kann den Zusam­men­hang aber auch anders her­um betrach­ten und die Arbeit fest vor­ge­ben. Dann gilt: Mehr Res­sour­cen bei glei­cher Arbeit heißt weni­ger Dau­er. Jeden­falls bei man­chen Arbeits­pa­ke­ten und in gewis­sen Grenzen.

A pro­ject mana­ger is a per­son who thinks nine women can deli­ver a baby in one month.

Auslastung und Kapazität

Die Zuwei­sung einer Res­sour­ce zu einem Arbeits­pa­ket bedeu­tet ver­all­ge­mei­nert nichts ande­res, als dass sich die ver­füg­ba­re Kapa­zi­tät um die Aus­las­tung der neu­en Res­sour­ce erhöht. Wenn Mei­er und Mül­ler schon zu 100% an dem Paket arbei­ten und Schmidt noch zusätz­lich 50% dafür ein­ge­setzt wird, ergibt sich dann eine Kapa­zi­tät von 250%. Es gilt Dau­er * Kapa­zi­tät = Arbeit. Damit ist klar, dass eine Ver­än­de­rung an einem die­ser Para­me­ter, sich auf die ande­ren bei­den aus­wir­ken muss.

Empfehlungen

Aber wie soll eine Pro­jekt­pla­nungs-Soft­ware bei­spiels­wei­se auf eine Erhö­hung der Arbeit reagie­ren? Soll die Dau­er ent­spre­chend erhöht wer­den oder die Kapa­zi­tät oder bei­des irgend­wie? Die­se nicht-deter­mi­nis­ti­sche Situa­ti­on lösen gän­gi­ge Pro­gram­me dadurch, dass je Arbeits­pa­ket nur einer der drei Para­me­ter varia­bel bleibt und von der Soft­ware auto­ma­tisch ange­passt wird, wenn sich die ande­ren bei­den ändern.

In aller Regel wird man mit varia­bler Dau­er arbei­ten. Das heißt es wird ein fes­ter Wert für die geplan­te Arbeit vor­ge­ge­ben. Die Zuwei­sung von Res­sour­cen zu einem sol­chen Arbeits­pa­ket fixiert die geplan­te Kapa­zi­tät und führt dann zu einer Ver­kür­zung der Dau­er. Außer beim Arbeits­pa­ket »Schwan­ger­schaft« ist die­ses Ver­hal­ten durch­aus gewünscht und sinn­voll, etwa beim Arbeits­pa­ket »Bau­gru­be aus­he­ben«, das mit zwei Bag­gern ver­mut­lich wirk­lich nur halb so lan­ge dau­ern wird.

Für ein­zel­ne Arbeits­pa­ke­te kann es durch­aus vor­kom­men, dass die Arbeit varia­bel sein soll und die Dau­er fixiert ist. Man den­ke etwa an einen drei­tä­gi­gen Work­shop zur Anfor­de­rungs­ana­ly­se, der auch mit dop­pelt so vie­len Men­schen immer noch drei Tage dau­ert, aber dann eben dop­pelt so viel Arbeit verursacht.

Beim drit­ten Fall wer­den Arbeit und Dau­er fest vor­ge­ge­ben und die not­wen­di­ge Kapa­zi­tät dafür berech­net. Das kann sinn­voll sein, um etwa eine Grund­last von lang-lau­fen­den Vor­gän­gen abzu­bil­den. Ein Bei­spiel dafür wäre die Beset­zung einer Hot­line wäh­rend der Ein­füh­rungs­pha­se einer neu­en Soft­ware. Die Dau­er die­ser Pha­se ist ver­ein­bart und es wird mit einer Arbeit von durch­schnitt­lich 4 Stun­den pro Tag gerech­net. Die­se Arbeit las­tet dann einen Mit­ar­bei­ter zu 50% aus und ein zusätz­li­cher Mit­ar­bei­ter auf die­sem Paket führt zu einer Reduk­ti­on der Aus­las­tung auf 25%.

A Mar­ke­ting Mana­ger is a per­son who thinks he can deli­ver a baby even if no man and woman are available.

Fazit

In der Pra­xis hat es sich bewährt, bei den meis­ten Arbeits­pak­ten mit einem fes­ten Wert für den jewei­li­ge Arbeit zu pla­nen und die Soft­ware die Dau­er abhän­gig von den zuge­wie­se­nen Res­sour­cen berech­nen zu las­sen. Nur bei Arbeits­pa­ke­ten, deren Dau­er wirk­lich unver­än­der­lich ist (z.B. Schwan­ger­schaft) soll­te man die Dau­er fest vor­ge­ben. In jedem Fall lohnt es sich die­se ver­schie­de­nen Vari­an­ten mit der eige­nen Pla­nungs­soft­ware aus­gie­big durch­zu­spie­len und sich dabei die Zusam­men­hän­ge zwi­schen Arbeit, Dau­er und Kapa­zi­tät klar zu machen.

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

  1. Arbeits­pa­ke­te rich­tig schneiden
  2. Ver­knüp­fun­gen setzen
  3. Res­sour­cen zutei­len (die­ser Artikel)
  4. Mei­len­stei­ne setzen
  5. Fort­schritt messen
  6. Plan opti­mie­ren
  7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

Bild­nach­weis: Das Arti­kel­bild wur­de von Wag­ner T. Cas­si­mi­ro „Aran­ha“ unter dem Titel „Hard work“ auf Flickr unter eine Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY 2.0) ver­öf­fent­licht.

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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