Projektmanagement
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Projektplanung 101: Ressourcen

Die Arbeitspakete im Ablaufplan erledigen sich nicht von selbst. Es braucht in der Regel Menschen zur Ausführung der geplanten Arbeiten. Diese so einfach scheinende Zuweisung von Mitarbeitern an die Arbeitspakete im Ablaufplan sorgt regelmäßig für Verzweiflung und Frust beim ungeübten Projektplaner. Da verkürzt sich plötzlich die Dauer von Arbeitpaketen oder es verschieben sich diese wie von Geisterhand. So war das nicht gemeint, denkt man, und sucht erschrocken nach dem richtigen Häkchen.

Menschen sind keine Ressourcen

Eines vorweg: In grässlich tayloristischer Manier werden Menschen in der Terminologie des Projektmanagements immer noch in einen Topf mit (anderen) Maschinen geworfen und übergreifend einfach Ressourcen genannt. Wenngleich ich mich weit von derartiger Herabwürdigung distanziere, verwende ich diesen mir verhassten Begriff hier einzig und allein aus didaktischen Überlegungen um den Bezug zu gängiger Projektplanungs-Software nicht zu verlieren.

Dauer und Arbeit

Zwei Eigenschaften von Arbeitspakten gilt es zu beachten: die Dauer und die Arbeit. Unter der Dauer versteht man erwartungsgemäß die Zeit, die zwischen Beginn und Ende der Bearbeitung des Arbeitspaktes liegt. Wie viel Arbeit während dieser Zeit geleistet wird oder werden muss, ist eine ganz andere Frage und die korrekte Antwort darauf lautet: Kommt darauf an. Nämlich auf die an das Arbeitspaket zugewiesenen Ressourcen. Mehr Ressourcen bei gleicher Dauer heißt mehr Arbeit. Man kann den Zusammenhang aber auch anders herum betrachten und die Arbeit fest vorgeben. Dann gilt: Mehr Ressourcen bei gleicher Arbeit heißt weniger Dauer. Jedenfalls bei manchen Arbeitspaketen und in gewissen Grenzen.

A project manager is a person who thinks nine women can deliver a baby in one month.

Auslastung und Kapazität

Die Zuweisung einer Ressource zu einem Arbeitspaket bedeutet verallgemeinert nichts anderes, als dass sich die verfügbare Kapazität um die Auslastung der neuen Ressource erhöht. Wenn Meier und Müller schon zu 100% an dem Paket arbeiten und Schmidt noch zusätzlich 50% dafür eingesetzt wird, ergibt sich dann eine Kapazität von 250%. Es gilt Dauer * Kapazität = Arbeit. Damit ist klar, dass eine Veränderung an einem dieser Parameter, sich auf die anderen beiden auswirken muss.

Empfehlungen

Aber wie soll eine Projektplanungs-Software beispielsweise auf eine Erhöhung der Arbeit reagieren? Soll die Dauer entsprechend erhöht werden oder die Kapazität oder beides irgendwie? Diese nicht-deterministische Situation lösen gängige Programme dadurch, dass je Arbeitspaket nur einer der drei Parameter variabel bleibt und von der Software automatisch angepasst wird, wenn sich die anderen beiden ändern.

In aller Regel wird man mit variabler Dauer arbeiten. Das heißt es wird ein fester Wert für die geplante Arbeit vorgegeben. Die Zuweisung von Ressourcen zu einem solchen Arbeitspaket fixiert die geplante Kapazität und führt dann zu einer Verkürzung der Dauer. Außer beim Arbeitspaket »Schwangerschaft« ist dieses Verhalten durchaus gewünscht und sinnvoll, etwa beim Arbeitspaket »Baugrube ausheben«, das mit zwei Baggern vermutlich wirklich nur halb so lange dauern wird.

Für einzelne Arbeitspakete kann es durchaus vorkommen, dass die Arbeit variabel sein soll und die Dauer fixiert ist. Man denke etwa an einen dreitägigen Workshop zur Anforderungsanalyse, der auch mit doppelt so vielen Menschen immer noch drei Tage dauert, aber dann eben doppelt so viel Arbeit verursacht.

Beim dritten Fall werden Arbeit und Dauer fest vorgegeben und die notwendige Kapazität dafür berechnet. Das kann sinnvoll sein, um etwa eine Grundlast von lang-laufenden Vorgängen abzubilden. Ein Beispiel dafür wäre die Besetzung einer Hotline während der Einführungsphase einer neuen Software. Die Dauer dieser Phase ist vereinbart und es wird mit einer Arbeit von durchschnittlich 4 Stunden pro Tag gerechnet. Diese Arbeit lastet dann einen Mitarbeiter zu 50% aus und ein zusätzlicher Mitarbeiter auf diesem Paket führt zu einer Reduktion der Auslastung auf 25%.

A Marketing Manager is a person who thinks he can deliver a baby even if no man and woman are available.

Fazit

In der Praxis hat es sich bewährt, bei den meisten Arbeitspakten mit einem festen Wert für den jeweilige Arbeit zu planen und die Software die Dauer abhängig von den zugewiesenen Ressourcen berechnen zu lassen. Nur bei Arbeitspaketen, deren Dauer wirklich unveränderlich ist (z.B. Schwangerschaft) sollte man die Dauer fest vorgeben. In jedem Fall lohnt es sich diese verschiedenen Varianten mit der eigenen Planungssoftware ausgiebig durchzuspielen und sich dabei die Zusammenhänge zwischen Arbeit, Dauer und Kapazität klar zu machen.

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

  1. Arbeitspakete richtig schneiden
  2. Verknüpfungen setzen
  3. Ressourcen zuteilen (dieser Artikel)
  4. Meilensteine setzen
  5. Fortschritt messen
  6. Plan optimieren
  7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

Bildnachweis: Das Artikelbild wurde von Wagner T. Cassimiro „Aranha“ unter dem Titel „Hard work“ auf Flickr unter eine Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht.

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