Vom Nutzen eines Vorschlags

Die Anek­do­te über mei­ne ers­te Auf­ga­be als Pro­jekt­ma­na­ger könn­te den Schluss nahe­le­gen, dass man am bes­ten gar nicht allei­ne pla­nen soll­te, son­dern nur zusam­men mit dem Team und ande­ren Sta­ke­hol­dern. Der gemein­sa­men Pla­nungs­pro­zess und der dabei ent­ste­hen­de Dia­log über das Pro­jekt, sei­ne Zie­le und Inhal­te und das Vor­ge­hen ist zwar von ganz ent­schei­den­der Bedeu­tung, den­noch heißt das nicht, dass der Pro­jekt­ma­na­ger nicht vor­aus­den­ken und ‑pla­nen soll. Im Gegen­teil, ein guter Vor­schlag oder eine Men­ge von Alter­na­tiv­vor­schlä­gen als Dis­kus­si­ons­grund­la­ge sor­gen für eine ziel­ge­rich­te­te Dis­kus­si­on. Eine Tak­tik, die sich übri­gens auch in vie­len ande­ren Situa­tio­nen des Bera­ter­le­bens bes­tens bewährt hat.

Ihr kennt das. Wenn man kei­ne Ahnung hat, macht man als Ers­tes einen gro­ßen Work­shop. Alle Betrof­fe­nen und Inter­es­sier­ten wer­den dut­zend­wei­se ein­ge­la­den, um das The­ma aus allen Rich­tun­gen zu beleuch­ten. Wie ziel­ge­rich­tet ein sol­cher Work­shop abläuft, hängt stark von der Mode­ra­ti­on ab. Oft bleibt es lei­der bei losen Dis­kus­si­ons­run­den ohne ech­te Ergeb­nis­se. Ein bewähr­ter Trick in der Mode­ra­ti­on ist es, mit einem kon­kre­ten Vor­schlag anstatt auf der grü­nen Wie­se zu starten.

Selbst wenn der Vor­schlag unvoll­stän­dig oder falsch ist, es ist immer leich­ter etwas Kon­kre­tes zu ver­bes­sern als das Ergeb­nis ohne sol­che Anhalts­punk­te gemein­sam zu erar­bei­ten. Ins­be­son­de­re bei Sta­ke­hol­dern, die aus poli­ti­schen oder per­sön­li­chen Grün­den die Arbeit im Work­shop eigent­lich nicht wirk­lich unter­stüt­zen wol­len hat es sich bewährt, die­se mit einem bewusst fal­schen Vor­schlag aus der Reser­ve zu locken. Oft ver­su­chen sie dann zu bewei­sen, wer hier der Exper­te ist und geben damit preis, was sie eigent­lich lie­ber für sich behal­ten wollten.

Auch mit einem Vor­schlag als Start für einen Work­shop, sei es zur Pla­nung eines Pro­jekts oder zur Neu­ge­stal­tung eines Pro­zes­ses, bleibt das Ergeb­nis immer noch eine Fra­ge der Mode­ra­ti­on. Schließ­lich müs­sen die Anmer­kun­gen und Ver­bes­se­run­gen des ers­ten Vor­schlags schnell und nach­voll­zieh­bar ein­ge­ar­bei­tet werden.

In Bezug auf die Pla­nung eines Pro­jekts kommt man als Pro­jekt­ma­na­ger ohne­hin nicht umhin, sich über die Visi­on, die Zie­le und die gro­be Vor­ge­hens­wei­se Gedan­ken zu machen. Die­se Füh­rungs­ver­ant­wor­tung lässt sich nicht an das Team dele­gie­ren. Die gro­be Rich­tung kann und soll man durch­aus vor­ge­ben. Das erfor­dert aber auf kei­nen Fall eine lang­wie­ri­ge Pla­nung im stil­len Käm­mer­chen. Eine ers­te gro­be Skiz­ze reicht schon, um den Plan mit eini­gen wich­ti­gen Sta­ke­hol­dern zu ver­pro­ben und zu ver­bes­sern. Frü­her ist bes­ser. Die­sen Schritt kann man noch ein paar Mal wie­der­ho­len, bis schließ­lich der Pla­nungs­work­shop mit allen Betrof­fe­nen, die den Vor­schlag dann ohne­hin meist schon teil­wei­se ken­nen, star­ten kann.

Arti­kel­bild: Lars Ploug­mann bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

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4 Kommentare

Roland Dürre 3. August 2014 Antworten

Lie­ber Marcus, 

ich glau­be, dass das „gemein­sam“ ein ganz wich­ti­ger Punkt ist. Mit dem Gedan­ken „dass man am bes­ten gar nicht allei­ne pla­nen soll­te“ triffst Du voll ins Schwarze.

Auch die For­mu­lie­rung „Eine ers­te gro­be Skiz­ze reicht schon, um den Plan mit eini­gen wich­ti­gen Sta­ke­hol­dern zu ver­pro­ben und zu ver­bes­sern“ ist von zen­tra­ler Bedeu­tung. Der Zweck einer sol­chen Blau­pau­se (die man viel­leicht im stil­len Käm­mer­chen aber bes­ser noch zu zweit erstel­len kann) ist doch, die Din­ge und vor allem die Zel­len der Groß­hirn­rin­de bei allen Betei­lig­ten in Bewe­gung zu brin­gen. Und einer muss halt mal den ers­ten Schritt machen und ver­su­chen, die Pro­jekt­an­for­de­run­gen so zu skiz­zie­ren, wie sie gemeint sein könnten.

Dei­ne Gedan­ken wür­de ich ger­ne mit einem Hin­weis auf Dr. Andre­as Zeuch ver­stär­ken, der z.B. beim PM-Camp in Ber­lin einen wun­der­ba­ren Bei­trag als Impuls-Red­ner erbracht hat. 

Er skiz­ziert sein Wir­ken mit Aus­sa­gen wie „Viel­falt schlägt Ein­falt“ oder „Die Weis­heit & Intui­ti­on der Vie­len nut­zen“. Spricht doch schon für sich.

Also: Ein­fach mal nach Dr. Andre­as Zeuch goog­len oder auf Twit­ter dem @andreaszeuch fol­gen. Bei IF-Agora.de ist er wie Du (Mar­cus: http://www.if-agora.de/angebot.php?id=5) auch schon dabei (http://www.if-agora.de/angebot.php?id=53).

Marcus Raitner 3. August 2014 Antworten

Lie­ber Roland, vie­len Dank für Dei­ne Zustim­mung und Ergän­zun­gen. Andre­as ken­ne ich schon recht gut. Neben sei­nen Büchern hat­te ich vor eini­ger Zeit auch das Ver­gnü­gen ihn in Mün­chen zum Kaf­fee zu treffen.

René Spengler 4. August 2014 Antworten

Hal­lo Marcus

Was mir ganz spon­tan dazu ein­fällt, weil es auch mei­ne jet­zi­ge Situa­ti­on schmerz­lich reflek­tiert, ist die Fra­ge nach dem „Gegen­über“. Was sind das für Leu­te, die an einem Pla­nungs­work­shop teil­neh­men soll­ten, wo ste­hen die und wel­chen Rei­fe­grad haben sowohl die­se Per­so­nen aber auch die Unter­neh­mung in Bezug auf PM / Pla­nung / Metho­dik? Es kann einem näm­lich leicht pas­sie­ren, dass man einen super Work­shop orga­ni­siert, mit Pin­wän­den, Pla­nungs­kärt­chen und allem PiPa­Po und den WS auch gut mode­riert. Die Leu­te machen mit und geben am Schluss sogar ihr „Com­mit­ment to the plan“ ab (Prof. Kru­se nennt das dann das „schnel­le Abnicken“).

Was dann folgt, ist das Auf­schla­gen in der Rea­li­tät. Dann näm­lich, wenn die gan­ze Pla­nung zer­zaust wird mit dem Argu­men­ten „…ach soooo, ja soooo habe ich das ja noch gar nie ange­schaut und über­haupt ist das ja alle noch viiiiel kom­pli­zier­ter als ihr immer meint!“. Der Hin­weis dar­auf, dass die Wort­mel­der höchst­per­sön­lich am Pla­nungs­work­shop zuge­gen und mit der Gesamt­pla­nung ein­ver­stan­den waren, wird im bes­ten Fal­le über­hört. Informatiker/Ingenieure sind nicht zwin­gend gute Planer…

Somit schlies­se ich mich dei­nem Votum an und ergän­ze ev. noch leicht:
0. Rei­fe­grad der Leute/Organisation (zumin­dest in PM-Fra­gen) berücksichtigen.
1. In die Pla­nung mit einem kon­kre­ten Sze­na­rio einsteigen.
2. Gro­be Road­map skizzieren.
3. Fein­pla­nung dann höchs­tens von Pha­se zu Pha­se oder von Ite­ra­ti­on zu Iteration…oder noch lie­ber von Sprint zu Sprint.
4. Sich nicht zu schön sein, für eine Neuplanung…wenn wirk­lich angezeigt.
4b. Sich aber auch nicht zu jeder „Saue­rei“ über­re­den lassen.
5. Plans are useless plan­ning is indispensable…wie Eisen­ho­wer sagt. 

Gruss von der Front
René Spengler

Marcus Raitner 4. August 2014 Antworten

Lie­ber Rene, zunächst vie­len Dank für Dei­ne Zustim­mung. Was Dei­ne Ergän­zun­gen und Dein aktu­el­les Pro­blem betrifft, so gebe ich Dir völ­lig recht. Bei feh­len­der Fähig­keit oder auch nur feh­len­dem Wil­len zur Pla­nung (nach dem Mot­to: Ich bin hier der Ent­wick­ler, sag mir was sich machen soll) wird ein sol­cher Work­shop zur Ali­bi-Ver­an­stal­tung ohne gro­ßen Mehr­wert. Hier könn­te es hel­fen, mit den ein­zel­nen Per­so­nen indi­vi­du­ell den Plan zu dis­ku­tie­ren und anzu­pas­sen. Natür­lich muss der Pro­jekt­lei­ter in die­sem Fall viel mehr erklä­ren, aber dann ist der Plan auch von den Pla­nungs­un­er­fah­re­nen verstanden.

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