Die Teile und das Ganze

Sobald ein Pro­jekt aus meh­re­ren Teil­pro­jek­ten besteht, stellt sich die Fra­ge, wie über die­se Teil­pro­jek­te hin­weg kon­sis­ten­tes Pro­jekt­ma­nage­ment aus­se­hen kann. Egal ob Ris­kio­ma­nage­ment, Sta­ke­hol­der­ana­ly­se, Bud­get­pla­nung oder Pro­jekt­pla­nung, die nahe­lie­gen­de Ant­wort lau­tet fast immer: Jedes Teil­pro­jekt für sich und dann schnell zusam­men­fü­gen. Selbst mit ein paar Leit­li­ni­en aus­ge­stat­tet führt die­ser Pro­zess immer zu maxi­ma­ler Hete­ro­ge­ni­tät in den gemein­sa­men Arte­fak­ten, die damit oft wert­los werden.

Ihr seid doch alles Pro­fis und wisst ja wie man einen Pro­jekt­plan erstellt. So oder so ähn­lich star­ten vie­len Auf­trä­ge an Teil­pro­jekt­lei­ter in der Hoff­nung, dass am Ende mehr oder weni­ger magisch ein kon­sis­ten­tes Ergeb­nis ent­steht. Selbst wenn jeder die Metho­dik blind beherrscht (wovon man nie aus­ge­hen soll­te), bleibt immer noch so viel Gestal­tungs­spiel­raum, dass man garan­tiert die ein­zel­nen Ergeb­nis­se nicht ein­fach zusam­men­fü­gen kann oder jeden­falls dadurch kein gutes Ergeb­nis erzielt. Allein die Fra­ge, wie fein gra­nu­a­lar zu pla­nen ist, lässt sich breit und lang dis­ku­tie­ren, genau­so wie die Fra­ge nach der rich­ti­gen hier­ar­chi­schen Struk­tu­rie­rung oder wie Risi­ken rich­tig zu for­mu­lie­ren sind.

Die nahe­lie­gen­de Lösung der Pro­zess­fe­ti­schis­ten lau­tet dann meis­tens: Wir brau­chen Leit­li­ni­en und Prä­mis­sen, nach denen dann alle zu arbei­ten haben. Sicher­lich bes­ser als rei­nes lais­sez-fai­re, aber immer noch sub­op­ti­mal. Einer­seits bleibt immer noch genü­gend Inter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum, um belie­big inkon­sis­ten­te Ergeb­nis­se zu erzeu­gen. Ande­rer­seits ent­steht der Mehr­wert ja nicht im simp­len Zusam­men­fü­gen, son­dern gera­de durch die gemein­sa­me Arbeit an einem gemein­sa­men Ergeb­nis. Wie schon Eisen­ho­wer erkann­te, ist der Weg das Ziel.

In pre­pa­ring for batt­le I have always found that plans are useless, but plan­ning is indispensable.
Dwight D. Eisenhower

Egal ob Pro­jekt­pla­nung, Risi­ko­ma­nage­ment, Sta­ke­hol­der­ma­nage­ment, Bud­get­pla­nung, usw., nütz­li­che Ergeb­nis­se über die Teil­pro­jek­te hin­weg ent­ste­hen nur in einem geführ­ten und mode­rier­ten Pro­zess. In der Pra­xis bewährt hat sich eine drei­stu­fi­ge Vor­ge­hens­wei­se. Im ers­ten Schritt berei­ten die Teil­pro­jek­te mit ein paar Prä­mis­sen aus­ge­stat­tet, die Teil­ergeb­nis­se getrennt von­ein­an­der vor. Die eigent­li­che Arbeit aber beginnt im zwei­ten Schritt, in dem ein über­grei­fen­der Pro­jekt­lei­ter mit dem jewei­li­gen Teil­pro­jekt­lei­ter die­se Vor­ar­bei­ten mit Ver­stand und Erfah­rung hin­ter­frägt und in ein gemein­sa­mes Arte­fakt über­führt und Quer­ver­bin­dun­gen her­stellt. Im drit­ten Schritt wird das gemein­sa­me Ergeb­nis mit allen betei­lig­ten Teil­pro­jekt­lei­tern gemein­sam bespro­chen und ver­ein­bart, so dass jeder die Abhän­gig­kei­ten sei­nes Teils zu den ande­ren und zum Gan­zen bes­ser versteht.

Bei die­sem Pro­zess geht es nicht zuletzt um die Ver­ant­wor­tung für über­grei­fen­de Pro­jekt­ma­nage­ment-Arte­fak­te. Ein ein­fa­ches Zusam­men­fü­gen führt in der Regel dazu, dass nie­mand für das gemein­sa­me Ergeb­nis ver­ant­wort­lich ist und so sieht die­ses dann auch aus. Da die meis­ten Pro­ble­me in grö­ße­ren Pro­jek­ten ja gera­de an den Schnitt­stel­len zwi­schen den Tei­len ent­ste­hen, ist genau die­ses Vor­ge­hen aber im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes ver­ant­wor­tungs­los. Ein über­grei­fen­der Pro­jekt­lei­ter muss sich für die gemein­sa­men Arte­fak­te ver­ant­wort­lich füh­len und die­se in ein­ger Zusam­men­ar­beit mit den Teil­pro­jekt­lei­tern mit Ver­stand und Erfah­rung erar­bei­ten. Und bevor wir gleich in die nächs­te Fal­le tap­pen: Kei­nes der Pro­jekt­ma­nage­ment-Arte­fak­te ist jemals final, viel­mehr ist die gemein­sa­me Arbeit dar­an ein kon­ti­nu­ier­li­cher Prozess.

Plans are only good inten­ti­ons unless they immedia­te­ly dege­ne­ra­te into hard work.
Peter F. Drucker

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4 Kommentare

Vie­len Dank für den guten Arti­kel, die beschrie­be­nen drei Schrit­te sind aus eige­ner Erfah­rung wirk­lich hilf­reich. Ich wür­de ger­ne noch zwei Punk­te ergänzen:
Schritt 0: Bevor ich die Teil­pro­jekt­lei­ter in ihre Teams los­schi­cke, brau­che ich ein gemein­sa­mes Ver­ständ­nis. Anstatt „ein paar Prä­mis­sen“ wür­de ich ein ein­deu­ti­ges und mess­ba­res Ziel für das Pro­jekt beschrei­ben. Wenn dann noch die Teil­pro­jek­te einen abge­grenz­ten Auf­ga­ben­be­reich erhal­ten, kann es losgehen.
Schritt 3,5: Der kon­ti­nu­ier­li­che Pro­zess, wie von Dir ange­ris­sen, ist natür­lich ele­men­tar im Pro­jekt­ver­lauf. Wich­tig ist hier, dass der Pro­jekt­lei­ter sich nicht nur kurz und all­ge­mein den Sta­tus berich­ten lässt, son­dern für inhalt­li­chen Aus­tausch über die Teil­pro­jek­te hin­weg sorgt. So wird hof­fent­lich recht­zei­tig erkannt, wenn es einen Ziel­kon­flikt gibt oder ein­zel­ne Akti­vi­tä­ten in ver­schie­de­nen Teil­pro­jek­ten von­ein­an­der abhän­gen. Da darf sich der Gesamt­pro­jekt­lei­ter auch nicht zu scha­de sein, inhalt­lich mit einzusteigen.

Vie­len Dank für die wert­vol­len und wich­ti­gen Ergän­zun­gen. Von einem gemein­sa­men klar defi­nier­ten Ziel bin ich impli­zit aus­ge­gan­gen, wir wis­sen jedoch bei­de, dass das in der Pra­xis gera­de bei gro­ßen Pro­gram­men nicht immer so ein­fach ist. Natür­lich endet der Dia­log nicht mit der Erstel­lung des Plans, viel­mehr ist das der Ein­stieg in eine, wie von Dir skiz­zier­te, frucht­ba­re und inten­si­ve Zusam­men­ar­beit über alle Teil­pro­jek­te hinweg.

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