Neue Arbeit

Digitale Massengräber des Wissens

Fast ein halbes Jahrhundert ist vergangen seit Ray Tomlinson 1971 die erste E-Mail versandte. Aus einer Technologie für wenige Nerds wurde nach und nach und spätestens seit den 1990er Jahren – man erinnere sich an Boris Becker’s legendäres „Bin ich schon drin?“ im AOL Werbespot 1999 – ein Massenphänomen. Heute empfängt oder verschickt der durchschnittliche Mitarbeiter mehr als 100 E-Mails pro Tag(!). Kein Wunder also, dass viele die E-Mail als Belastung empfinden und sogar große Konzerne wie Atos mittlerweile so weit gehen, interne E-Mails komplett zu verbannen und damit bessere Ergebnisse erzielen. Für einen solchen Ansatz spricht vieles: Die konstante Ablenkung durch E-Mails, ein immer ungünstiger werdendes Signal-Rausch-Verhältnis der damit übermittelten Informationen, aber auch der oft sträflich vernachlässigte Bereich des Wissensmanagements. Und so werden die Postfächer zu digitalen Massengräbern des Wissens.

E-mail is where knowledge goes to die.
Bill French

Ihr kennt das. Da findet man einen interessanten Link und verteilt ihn mal schnell per E-Mail an die Kollegen. Natürlich nicht an alle, sondern an ein paar ausgesuchte. Vielleicht entsteht dann noch eine kleine Diskussion dazu und dann legen alle die E-Mails irgendwo ab oder löschen sie. Und wieder wird ein Stück Wissen zu Grabe getragen. Die Postfächer sind Sackgassen des Informationsflusses. In diesen digitalen Silos sterben die Ideen – nur gelegentlich reanimiert durch eine mehr oder weniger erfolgreiche Suche nach dem interessanten Link von neulich.

If you have an apple and I have an apple and we exchange these apples then you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have an idea and we exchange these ideas, then each of us will have two ideas.
George Bernard Shaw

Versteht mich nicht falsch. Natürlich ist es löblich, Wissen und Ideen mit Kollegen zu teilen. Genau darum geht es ja. Das Problem ist die E-Mail als Medium. Sie ist einfach, schnell geschrieben und wird zuverlässig gelesen. Es haben sich einfach alle in den letzten 20 Jahren daran gewöhnt. Sie ist aber im wesentlichen ein digitaler Brief und für die Kommunikation zwischen zwei Menschen oder höchstens für die Diskussion in einer kleinen Gruppe gemacht. Längere Diskussionen in größeren Gruppen werden schnell unübersichtlich und führen dann dazu, dass schnell auf die zweite große Plage unserer Zeit zurückgegriffen wird und ein Meeting anberaumt wird.

Nun gäbe es seit einiger Zeit in vielen Organisationen durchaus besser geeignete Werkzeuge. Viele haben mittlerweile ein Enterprise Social Network (ESN), das geordnete Diskussion in offenen Gruppen ermöglichen würde. Dort könnten sich dann auch Kollegen beteiligen, an die man gar nicht als Empfänger gedacht hatte, die den Gedanken aber wieder aufgreifen und weiterspinnen. Und vielleicht ergeben sich daraus irgendwann die entscheidenden Verknüpfungen, aus denen eine richtig gute Idee wird.

Leider bleiben die meisten ESN aber oft noch weit hinter ihren Möglichkeiten zurück. Der Umgang damit ist für viele Mitarbeiter noch ungewohnt oder unbeübt, was man aber leicht beispielsweise durch Working Out Loud ändern kann. Nicht unterschätzen darf man die Kultur. E-Mail ist eben auch ein geschützter Raum (genau das ist ja das Problem) in dem es sich leichter diskutiert. Hierzu braucht es dann unbedingt Führung und Führungskräfte die den offenen Umgang mit dem ESN vorleben. In vielen Fällen sind die ESN aber auch technisch schwerfälliger als die gute alte E-Mail. So lange es einfacher ist eine E-Mail zu schicken als den Link schnell im ESN für alle zu teilen, so lange wird die E-Mail immer den Vorzug bekommen und die Ideen in den digitalen Massengräbern verrotten.

9 Kommentare Neues Kommentar hinzufügen

  1. Per eMail zu kommunizieren, kommt mir immer wieder vor, wie auf mittelalterlichen Straßen zu reisen. Diese wurden vor der Erfindung des Automobils gebaut und machen einfach keinen Spaß.
    Dein Beitrag erweitert dankenswerterweise mein Bild, wenn man modernen Transportbdarf hat: es staut sich, was insbesondere dann fatal ist, wenn das Transportgut mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum versehen ist und obendrein am Zielort mit Gütern, die sich im selben Stau befinden, zu ergänzen sind.
    Wer sich hinten anstellt und sich mit der Situation abfindet, erfährt einen Überlebensnachteil und dies sogar völlig unabhängig davon was er geladen hat, wenn Mitbewerber andere Wege kennen. Dummerweise sind viele für Navigationshinweise taub, auch wenn sie in ihrem tatsächlichen Fahrzeug stets das neueste Kartenupdate installieren.
    Auch so wird der Weg zum Ziel – nächster Halt: Endstation Sehnsucht!

  2. Marcus,
    da kann ich Dir leider nicht beipflichten. ESN sind pure Zeitvernichter. Da kommt nichts bei rüber. Die Diskussion bei einer Tasse Kaffee ist da weitaus produktiver. Sicher gibt es massenweise Emails, die besser nie geschrieben wurden, aber mit der DELETE Taste dauert es noch nicht mal eine Sekunde.
    Ein Problem ist die Sammelleidenschaft der Empfänger. Es „kostet“ ja nichts die Nachricht aufzubewahren. Was mache ich mit der Tageszeitung? Lesen, entsorgen. Vlt. 1-2 mal im Jahr schneide ich was aus und bewahre es auf. Ganz schlimm sind Organisationen, die glauben jeden Scheiß archivieren zu müssen und den Empfängern nicht die Entscheidung über wichtig und „kann weg“ überlassen wollen.
    Problem Nr. 2 ist der Verteiler, welcher vielfach ohne Nachdenken aufgeblasen wird. Doch das kann man lernen. Vor allem durch Feedback. Was für Wunder bewirkt die Rückfarge beim Kollegen: „Wieso hast Du mir diese Nachricht geschickt, was erwartest Du von mir“. In denn 99% der Fällen ohne plausible Antwort ändert sich daraufhin das Verhalten, allerdings oft nicht bei sog. Führungskräften, denn die haben schließlich immer Recht.
    Der große Vorteil der Email ist und bleibt aber das push Prinzip. Wenn ich sehe wieviel Zeit Kollegen mit irgendwelchen Foren (auch unternehmensintern) zubringen, dann bin ich über meine email Listen und news froh, die ich in weniger als 5 Minuten täglich „gelesen“ und aussortiert habe.
    Wikis, ESN, Foren usw. sind nahezu vollständig unproduktiv. Besser noch als eine Email ist ein kurzer persönlicher Kontakt.

    1. Danke für deinen Kommentar, lieber Mark. Er zeigt mir wie unterschiedlich die Welt und die Menschen doch sind. Ich erlebe es ganz anders. E-Mail sind pure Zeitvernichtung und Meetings – das immer so beschworene face-to-face – kommt gleich danach. Wie mit jeder Methode und jedem Werkzeug kommt es immer auf den geübten Umgang an. Ein Hammer ist auch Scheiße, wenn man nur Schrauben hat. Mein Hauptargument ist allerdings, dass sowohl Meetings als auch E-Mail in ihrer Reichweite sehr begrenzt bleiben und keinen Netzwerkeffekt zulassen. Informationen sollten daher besser öffentlich im ESN oder Wiki geteilt werden. Und ja auch das braucht natürlich Zeit, aber die ist besser investiert.

      1. Marcus, das kann ich so stehen lassen. den Königsweg gibt es nun mal nicht und selbst situativ kann das eine besser wirken als das andere. Die Teams müssen selbst herausfinden, was für sie am besten ist. Daher ist jede Kommunikationsform nichts, wenn sie zum Zwang wird. Es kommt auch auf das Umfeld an, sowohl technisch als auch örtlich.

        Meine goldene Regel lautet: Was funktioniert bleibt, was nicht funktioniert verschwindet. Gerne mal was ausprobieren, manches davon etabliert sich in kurzer Zeit und wenn nicht kann man auch daraus noch lernen.

        Flexibel bleiben!

  3. ich finde, es geht um die Entscheidung wie welche Informationen geteilt werden. Email ist ein gutes Medium für eine kurze Info und ein Wiki ist gut für Wissen, welches auch längerfristig erhalten bleiben soll.
    Genauso wie man den Umgang mit Email lernen muss und z. B. den Benachrichtigungston ausschaltet, um nicht ständig aus der Arbeit gerissen zu werden, kann man sicherlich auch den Umgang mit sozialen Netzwerken lernen.
    Methoden wie WOL stärken aus meiner Sicht die persönliche Kommunikation, egal ob man sich per Skype oder face to face trifft. Mehr persönliche Kommunikation und weniger Email würde so mancher Organisation gut tun.
    Ich denke die Mischung macht es und für das Thema Wissensmanagement finde ich ein Wiki oder ESN eine gute Lösung, denn im Gegensatz zu Zeitungsartikeln mit aktuellem Tagesgeschehen kann man hier Wissen archivieren, welches noch für die Organisation relevant ist.

  4. 3 Monate später… das Problem behält ja seine Last. Es hat 3 Dimensionen: 1.) die Flut, 2.) der chaotische Gebrauch, 3.) die Recherchierbarkeit.
    Die Flut betrifft bei hochvernetzten MitarbeiterInnen immer sofort alle Kanäle, unter Umständen gibt es schon eine „Flut der vielen Kanäle“. Dieses Problem lässt sich vermutlich nur lösen, indem man die Richtung umkehrt: Ich hole mir die info, wenn ich sie brauche oder dafür bereit bin. Andere Chancen zur Verringerung sind technischer Natur, z.B. eine automatische Kategorisierung (wie bei G-Mail ansatzweise), Info-Extraktion, Snippes, Summary-Tools.
    Der chaotische Gebrauch – seufz. Nach meiner persönlichen Beobachtung sind die meisten E-Mails, so sie nicht überhaupt überflüssig sind, unklar bis zur Rätselhaftigkeit. Das dürfte für sehr viel Hin und Her verantwortlich sein, noch mehr übrigens in den Team-Channels, wo die Formulierungen noch mehr Drall Richtung überhastet und missverständnisträchtig haben. Da könnte Leitfäden helfen, die immer wieder kommuniziert werden (Was? Wer? Warum? Wann? Was wird erwartet vom Adressaten? etc.).
    Der dritte Punkt ist die Durchsuchbarkeit. Der konversationelle Wissensspeicher kann tatsächlich hilfreich sein, genauso wie Notizen, Texte etc. (bei TEXTL.net, ein Plattform für Text- und andere Projekte, kann aus dem Text heraus, an dem man allein oder mit anderen arbeitet, alles parallel durchsucht (auf Basis von Elastic Search semantisch erweitert), Artikel und Unterlagen genauso wie Teamchannel, die persönlichen Quellen oder die eigenen Notizbücher.
    Ich vermute, dass mehr Vernetzung mit KollegInnen, Kunden, Freunden und Partnern ebenso toll und hilfreich ist, wie es die Produktivität beeinträchtigen kann, wenn die Tools für hohe Vernetzungsgrade gar nicht geeignet sind. Am Ende werden aber diejenigen Unternehmen einen Vorsprung haben, die ihre MitarbeiterInnen auch für gutes, sparsames und effizientes Kommunizieren qualifizieren.

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