Digitale Massengräber des Wissens

Fast ein hal­bes Jahr­hun­dert ist ver­gan­gen seit Ray Tom­lin­son 1971 die ers­te E‑Mail ver­sand­te. Aus einer Tech­no­lo­gie für weni­ge Nerds wur­de nach und nach und spä­tes­tens seit den 1990er Jah­ren – man erin­ne­re sich an Boris Becker’s legen­dä­res „Bin ich schon drin?“ im AOL Wer­be­spot 1999 – ein Mas­sen­phä­no­men. Heu­te emp­fängt oder ver­schickt der durch­schnitt­li­che Mit­ar­bei­ter mehr als 100 E‑Mails pro Tag(!). Kein Wun­der also, dass vie­le die E‑Mail als Belas­tung emp­fin­den und sogar gro­ße Kon­zer­ne wie Atos mitt­ler­wei­le so weit gehen, inter­ne E‑Mails kom­plett zu ver­ban­nen und damit bes­se­re Ergeb­nis­se erzie­len. Für einen sol­chen Ansatz spricht vie­les: Die kon­stan­te Ablen­kung durch E‑Mails, ein immer ungüns­ti­ger wer­den­des Signal-Rausch-Ver­hält­nis der damit über­mit­tel­ten Infor­ma­tio­nen, aber auch der oft sträf­lich ver­nach­läs­sig­te Bereich des Wis­sens­ma­nage­ments. Und so wer­den die Post­fä­cher zu digi­ta­len Mas­sen­grä­bern des Wissens.

E‑mail is whe­re know­ledge goes to die.
Bill French

Ihr kennt das. Da fin­det man einen inter­es­san­ten Link und ver­teilt ihn mal schnell per E‑Mail an die Kol­le­gen. Natür­lich nicht an alle, son­dern an ein paar aus­ge­such­te. Viel­leicht ent­steht dann noch eine klei­ne Dis­kus­si­on dazu und dann legen alle die E‑Mails irgend­wo ab oder löschen sie. Und wie­der wird ein Stück Wis­sen zu Gra­be getra­gen. Die Post­fä­cher sind Sack­gas­sen des Infor­ma­ti­ons­flus­ses. In die­sen digi­ta­len Silos ster­ben die Ideen – nur gele­gent­lich reani­miert durch eine mehr oder weni­ger erfolg­rei­che Suche nach dem inter­es­san­ten Link von neulich.

If you have an apple and I have an apple and we exchan­ge the­se app­les then you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have an idea and we exchan­ge the­se ide­as, then each of us will have two ideas.
Geor­ge Ber­nard Shaw

Ver­steht mich nicht falsch. Natür­lich ist es löb­lich, Wis­sen und Ideen mit Kol­le­gen zu tei­len. Genau dar­um geht es ja. Das Pro­blem ist die E‑Mail als Medi­um. Sie ist ein­fach, schnell geschrie­ben und wird zuver­läs­sig gele­sen. Es haben sich ein­fach alle in den letz­ten 20 Jah­ren dar­an gewöhnt. Sie ist aber im wesent­li­chen ein digi­ta­ler Brief und für die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen zwei Men­schen oder höchs­tens für die Dis­kus­si­on in einer klei­nen Grup­pe gemacht. Län­ge­re Dis­kus­sio­nen in grö­ße­ren Grup­pen wer­den schnell unüber­sicht­lich und füh­ren dann dazu, dass schnell auf die zwei­te gro­ße Pla­ge unse­rer Zeit zurück­ge­grif­fen wird und ein Mee­ting anbe­raumt wird.

Nun gäbe es seit eini­ger Zeit in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen durch­aus bes­ser geeig­ne­te Werk­zeu­ge. Vie­le haben mitt­ler­wei­le ein Enter­pri­se Social Net­work (ESN), das geord­ne­te Dis­kus­si­on in offe­nen Grup­pen ermög­li­chen wür­de. Dort könn­ten sich dann auch Kol­le­gen betei­li­gen, an die man gar nicht als Emp­fän­ger gedacht hat­te, die den Gedan­ken aber wie­der auf­grei­fen und wei­ter­spin­nen. Und viel­leicht erge­ben sich dar­aus irgend­wann die ent­schei­den­den Ver­knüp­fun­gen, aus denen eine rich­tig gute Idee wird.

Lei­der blei­ben die meis­ten ESN aber oft noch weit hin­ter ihren Mög­lich­kei­ten zurück. Der Umgang damit ist für vie­le Mit­ar­bei­ter noch unge­wohnt oder unbe­übt, was man aber leicht bei­spiels­wei­se durch Working Out Loud ändern kann. Nicht unter­schät­zen darf man die Kul­tur. E‑Mail ist eben auch ein geschütz­ter Raum (genau das ist ja das Pro­blem) in dem es sich leich­ter dis­ku­tiert. Hier­zu braucht es dann unbe­dingt Füh­rung und Füh­rungs­kräf­te die den offe­nen Umgang mit dem ESN vor­le­ben. In vie­len Fäl­len sind die ESN aber auch tech­nisch schwer­fäl­li­ger als die gute alte E‑Mail. So lan­ge es ein­fa­cher ist eine E‑Mail zu schi­cken als den Link schnell im ESN für alle zu tei­len, so lan­ge wird die E‑Mail immer den Vor­zug bekom­men und die Ideen in den digi­ta­len Mas­sen­grä­bern verrotten.

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

9 Kommentare

Per eMail zu kom­mu­ni­zie­ren, kommt mir immer wie­der vor, wie auf mit­tel­al­ter­li­chen Stra­ßen zu rei­sen. Die­se wur­den vor der Erfin­dung des Auto­mo­bils gebaut und machen ein­fach kei­nen Spaß.
Dein Bei­trag erwei­tert dan­kens­wer­ter­wei­se mein Bild, wenn man moder­nen Trans­portb­darf hat: es staut sich, was ins­be­son­de­re dann fatal ist, wenn das Trans­port­gut mit einem Min­dest­halt­bar­keits­da­tum ver­se­hen ist und oben­drein am Ziel­ort mit Gütern, die sich im sel­ben Stau befin­den, zu ergän­zen sind.
Wer sich hin­ten anstellt und sich mit der Situa­ti­on abfin­det, erfährt einen Über­le­bens­nach­teil und dies sogar völ­lig unab­hän­gig davon was er gela­den hat, wenn Mit­be­wer­ber ande­re Wege ken­nen. Dum­mer­wei­se sind vie­le für Navi­ga­ti­ons­hin­wei­se taub, auch wenn sie in ihrem tat­säch­li­chen Fahr­zeug stets das neu­es­te Kar­ten­up­date installieren.
Auch so wird der Weg zum Ziel – nächs­ter Halt: End­sta­ti­on Sehnsucht!

Mar­cus,
da kann ich Dir lei­der nicht bei­pflich­ten. ESN sind pure Zeit­ver­nich­ter. Da kommt nichts bei rüber. Die Dis­kus­si­on bei einer Tas­se Kaf­fee ist da weit­aus pro­duk­ti­ver. Sicher gibt es mas­sen­wei­se Emails, die bes­ser nie geschrie­ben wur­den, aber mit der DELETE Tas­te dau­ert es noch nicht mal eine Sekunde.
Ein Pro­blem ist die Sam­mel­lei­den­schaft der Emp­fän­ger. Es „kos­tet“ ja nichts die Nach­richt auf­zu­be­wah­ren. Was mache ich mit der Tages­zei­tung? Lesen, ent­sor­gen. Vlt. 1 – 2 mal im Jahr schnei­de ich was aus und bewah­re es auf. Ganz schlimm sind Orga­ni­sa­tio­nen, die glau­ben jeden Scheiß archi­vie­ren zu müs­sen und den Emp­fän­gern nicht die Ent­schei­dung über wich­tig und „kann weg“ über­las­sen wollen.
Pro­blem Nr. 2 ist der Ver­tei­ler, wel­cher viel­fach ohne Nach­den­ken auf­ge­bla­sen wird. Doch das kann man ler­nen. Vor allem durch Feed­back. Was für Wun­der bewirkt die Rück­far­ge beim Kol­le­gen: „Wie­so hast Du mir die­se Nach­richt geschickt, was erwar­test Du von mir“. In denn 99% der Fäl­len ohne plau­si­ble Ant­wort ändert sich dar­auf­hin das Ver­hal­ten, aller­dings oft nicht bei sog. Füh­rungs­kräf­ten, denn die haben schließ­lich immer Recht.
Der gro­ße Vor­teil der Email ist und bleibt aber das push Prin­zip. Wenn ich sehe wie­viel Zeit Kol­le­gen mit irgend­wel­chen Foren (auch unter­neh­mens­in­tern) zubrin­gen, dann bin ich über mei­ne email Lis­ten und news froh, die ich in weni­ger als 5 Minu­ten täg­lich „gele­sen“ und aus­sor­tiert habe.
Wikis, ESN, Foren usw. sind nahe­zu voll­stän­dig unpro­duk­tiv. Bes­ser noch als eine Email ist ein kur­zer per­sön­li­cher Kontakt.

Dan­ke für dei­nen Kom­men­tar, lie­ber Mark. Er zeigt mir wie unter­schied­lich die Welt und die Men­schen doch sind. Ich erle­be es ganz anders. E‑Mail sind pure Zeit­ver­nich­tung und Mee­tings – das immer so beschwo­re­ne face-to-face – kommt gleich danach. Wie mit jeder Metho­de und jedem Werk­zeug kommt es immer auf den geüb­ten Umgang an. Ein Ham­mer ist auch Schei­ße, wenn man nur Schrau­ben hat. Mein Haupt­ar­gu­ment ist aller­dings, dass sowohl Mee­tings als auch E‑Mail in ihrer Reich­wei­te sehr begrenzt blei­ben und kei­nen Netz­werk­ef­fekt zulas­sen. Infor­ma­tio­nen soll­ten daher bes­ser öffent­lich im ESN oder Wiki geteilt wer­den. Und ja auch das braucht natür­lich Zeit, aber die ist bes­ser investiert.

Mar­cus, das kann ich so ste­hen las­sen. den Königs­weg gibt es nun mal nicht und selbst situa­tiv kann das eine bes­ser wir­ken als das ande­re. Die Teams müs­sen selbst her­aus­fin­den, was für sie am bes­ten ist. Daher ist jede Kom­mu­ni­ka­ti­ons­form nichts, wenn sie zum Zwang wird. Es kommt auch auf das Umfeld an, sowohl tech­nisch als auch örtlich.

Mei­ne gol­de­ne Regel lau­tet: Was funk­tio­niert bleibt, was nicht funk­tio­niert ver­schwin­det. Ger­ne mal was aus­pro­bie­ren, man­ches davon eta­bliert sich in kur­zer Zeit und wenn nicht kann man auch dar­aus noch lernen.

Fle­xi­bel bleiben!

ich fin­de, es geht um die Ent­schei­dung wie wel­che Infor­ma­tio­nen geteilt wer­den. Email ist ein gutes Medi­um für eine kur­ze Info und ein Wiki ist gut für Wis­sen, wel­ches auch län­ger­fris­tig erhal­ten blei­ben soll.
Genau­so wie man den Umgang mit Email ler­nen muss und z. B. den Benach­rich­ti­gungs­ton aus­schal­tet, um nicht stän­dig aus der Arbeit geris­sen zu wer­den, kann man sicher­lich auch den Umgang mit sozia­len Netz­wer­ken lernen.
Metho­den wie WOL stär­ken aus mei­ner Sicht die per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on, egal ob man sich per Sky­pe oder face to face trifft. Mehr per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on und weni­ger Email wür­de so man­cher Orga­ni­sa­ti­on gut tun.
Ich den­ke die Mischung macht es und für das The­ma Wis­sens­ma­nage­ment fin­de ich ein Wiki oder ESN eine gute Lösung, denn im Gegen­satz zu Zei­tungs­ar­ti­keln mit aktu­el­lem Tages­ge­sche­hen kann man hier Wis­sen archi­vie­ren, wel­ches noch für die Orga­ni­sa­ti­on rele­vant ist.

3 Mona­te spä­ter… das Pro­blem behält ja sei­ne Last. Es hat 3 Dimen­sio­nen: 1.) die Flut, 2.) der chao­ti­sche Gebrauch, 3.) die Recherchierbarkeit.
Die Flut betrifft bei hoch­ver­netz­ten Mit­ar­bei­te­rIn­nen immer sofort alle Kanä­le, unter Umstän­den gibt es schon eine „Flut der vie­len Kanä­le“. Die­ses Pro­blem lässt sich ver­mut­lich nur lösen, indem man die Rich­tung umkehrt: Ich hole mir die info, wenn ich sie brau­che oder dafür bereit bin. Ande­re Chan­cen zur Ver­rin­ge­rung sind tech­ni­scher Natur, z.B. eine auto­ma­ti­sche Kate­go­ri­sie­rung (wie bei G‑Mail ansatz­wei­se), Info-Extrak­ti­on, Snip­pes, Summary-Tools.
Der chao­ti­sche Gebrauch – seufz. Nach mei­ner per­sön­li­chen Beob­ach­tung sind die meis­ten E‑Mails, so sie nicht über­haupt über­flüs­sig sind, unklar bis zur Rät­sel­haf­tig­keit. Das dürf­te für sehr viel Hin und Her ver­ant­wort­lich sein, noch mehr übri­gens in den Team-Chan­nels, wo die For­mu­lie­run­gen noch mehr Drall Rich­tung über­has­tet und miss­ver­ständ­nis­träch­tig haben. Da könn­te Leit­fä­den hel­fen, die immer wie­der kom­mu­ni­ziert wer­den (Was? Wer? War­um? Wann? Was wird erwar­tet vom Adres­sa­ten? etc.).
Der drit­te Punkt ist die Durch­such­bar­keit. Der kon­ver­sa­tio­nel­le Wis­sens­spei­cher kann tat­säch­lich hilf­reich sein, genau­so wie Noti­zen, Tex­te etc. (bei TEXTL.net, ein Platt­form für Text- und ande­re Pro­jek­te, kann aus dem Text her­aus, an dem man allein oder mit ande­ren arbei­tet, alles par­al­lel durch­sucht (auf Basis von Elastic Search seman­tisch erwei­tert), Arti­kel und Unter­la­gen genau­so wie Team­chan­nel, die per­sön­li­chen Quel­len oder die eige­nen Notizbücher.
Ich ver­mu­te, dass mehr Ver­net­zung mit Kol­le­gIn­nen, Kun­den, Freun­den und Part­nern eben­so toll und hilf­reich ist, wie es die Pro­duk­ti­vi­tät beein­träch­ti­gen kann, wenn die Tools für hohe Ver­net­zungs­gra­de gar nicht geeig­net sind. Am Ende wer­den aber die­je­ni­gen Unter­neh­men einen Vor­sprung haben, die ihre Mit­ar­bei­te­rIn­nen auch für gutes, spar­sa­mes und effi­zi­en­tes Kom­mu­ni­zie­ren qualifizieren.

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