Digitale Massengräber des Wissens

Fast ein hal­bes Jahr­hun­dert ist ver­gan­gen seit Ray Tom­lin­son 1971 die ers­te E‑Mail ver­sand­te. Aus einer Tech­no­lo­gie für weni­ge Nerds wur­de nach und nach und spä­tes­tens seit den 1990er Jah­ren – man erin­ne­re sich an Boris Becker’s legen­dä­res „Bin ich schon drin?“ im AOL Wer­be­spot 1999 – ein Mas­sen­phä­no­men. Heu­te emp­fängt oder ver­schickt der durch­schnitt­li­che Mit­ar­bei­ter mehr als 100 E‑Mails pro Tag(!). Kein Wun­der also, dass vie­le die E‑Mail als Belas­tung emp­fin­den und sogar gro­ße Kon­zer­ne wie Atos mitt­ler­wei­le so weit gehen, inter­ne E‑Mails kom­plett zu ver­ban­nen und damit bes­se­re Ergeb­nis­se erzie­len. Für einen sol­chen Ansatz spricht vie­les: Die kon­stan­te Ablen­kung durch E‑Mails, ein immer ungüns­ti­ger wer­den­des Signal-Rausch-Ver­hält­nis der damit über­mit­tel­ten Infor­ma­tio­nen, aber auch der oft sträf­lich ver­nach­läs­sig­te Bereich des Wis­sens­ma­nage­ments. Und so wer­den die Post­fä­cher zu digi­ta­len Mas­sen­grä­bern des Wis­sens.

E‑mail is whe­re know­ledge goes to die.
Bill French

Ihr kennt das. Da fin­det man einen inter­es­san­ten Link und ver­teilt ihn mal schnell per E‑Mail an die Kol­le­gen. Natür­lich nicht an alle, son­dern an ein paar aus­ge­such­te. Viel­leicht ent­steht dann noch eine klei­ne Dis­kus­si­on dazu und dann legen alle die E‑Mails irgend­wo ab oder löschen sie. Und wie­der wird ein Stück Wis­sen zu Gra­be getra­gen. Die Post­fä­cher sind Sack­gas­sen des Infor­ma­ti­ons­flus­ses. In die­sen digi­ta­len Silos ster­ben die Ideen – nur gele­gent­lich reani­miert durch eine mehr oder weni­ger erfolg­rei­che Suche nach dem inter­es­san­ten Link von neu­lich.

If you have an apple and I have an apple and we exchan­ge the­se app­les then you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have an idea and we exchan­ge the­se ide­as, then each of us will have two ide­as.
Geor­ge Ber­nard Shaw

Ver­steht mich nicht falsch. Natür­lich ist es löb­lich, Wis­sen und Ideen mit Kol­le­gen zu tei­len. Genau dar­um geht es ja. Das Pro­blem ist die E‑Mail als Medi­um. Sie ist ein­fach, schnell geschrie­ben und wird zuver­läs­sig gele­sen. Es haben sich ein­fach alle in den letz­ten 20 Jah­ren dar­an gewöhnt. Sie ist aber im wesent­li­chen ein digi­ta­ler Brief und für die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen zwei Men­schen oder höchs­tens für die Dis­kus­si­on in einer klei­nen Grup­pe gemacht. Län­ge­re Dis­kus­sio­nen in grö­ße­ren Grup­pen wer­den schnell unüber­sicht­lich und füh­ren dann dazu, dass schnell auf die zwei­te gro­ße Pla­ge unse­rer Zeit zurück­ge­grif­fen wird und ein Mee­ting anbe­raumt wird.

Nun gäbe es seit eini­ger Zeit in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen durch­aus bes­ser geeig­ne­te Werk­zeu­ge. Vie­le haben mitt­ler­wei­le ein Enter­pri­se Social Net­work (ESN), das geord­ne­te Dis­kus­si­on in offe­nen Grup­pen ermög­li­chen wür­de. Dort könn­ten sich dann auch Kol­le­gen betei­li­gen, an die man gar nicht als Emp­fän­ger gedacht hat­te, die den Gedan­ken aber wie­der auf­grei­fen und wei­ter­spin­nen. Und viel­leicht erge­ben sich dar­aus irgend­wann die ent­schei­den­den Ver­knüp­fun­gen, aus denen eine rich­tig gute Idee wird.

Lei­der blei­ben die meis­ten ESN aber oft noch weit hin­ter ihren Mög­lich­kei­ten zurück. Der Umgang damit ist für vie­le Mit­ar­bei­ter noch unge­wohnt oder unbe­übt, was man aber leicht bei­spiels­wei­se durch Working Out Loud ändern kann. Nicht unter­schät­zen darf man die Kul­tur. E‑Mail ist eben auch ein geschütz­ter Raum (genau das ist ja das Pro­blem) in dem es sich leich­ter dis­ku­tiert. Hier­zu braucht es dann unbe­dingt Füh­rung und Füh­rungs­kräf­te die den offe­nen Umgang mit dem ESN vor­le­ben. In vie­len Fäl­len sind die ESN aber auch tech­nisch schwer­fäl­li­ger als die gute alte E‑Mail. So lan­ge es ein­fa­cher ist eine E‑Mail zu schi­cken als den Link schnell im ESN für alle zu tei­len, so lan­ge wird die E‑Mail immer den Vor­zug bekom­men und die Ideen in den digi­ta­len Mas­sen­grä­bern ver­rot­ten.

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9 Kommentare

Per eMail zu kom­mu­ni­zie­ren, kommt mir immer wie­der vor, wie auf mit­tel­al­ter­li­chen Stra­ßen zu rei­sen. Die­se wur­den vor der Erfin­dung des Auto­mo­bils gebaut und machen ein­fach kei­nen Spaß.
Dein Bei­trag erwei­tert dan­kens­wer­ter­wei­se mein Bild, wenn man moder­nen Trans­portb­darf hat: es staut sich, was ins­be­son­de­re dann fatal ist, wenn das Trans­port­gut mit einem Min­dest­halt­bar­keits­da­tum ver­se­hen ist und oben­drein am Ziel­ort mit Gütern, die sich im sel­ben Stau befin­den, zu ergän­zen sind.
Wer sich hin­ten anstellt und sich mit der Situa­ti­on abfin­det, erfährt einen Über­le­bens­nach­teil und dies sogar völ­lig unab­hän­gig davon was er gela­den hat, wenn Mit­be­wer­ber ande­re Wege ken­nen. Dum­mer­wei­se sind vie­le für Navi­ga­ti­ons­hin­wei­se taub, auch wenn sie in ihrem tat­säch­li­chen Fahr­zeug stets das neu­es­te Kar­ten­up­date instal­lie­ren.
Auch so wird der Weg zum Ziel – nächs­ter Halt: End­sta­ti­on Sehn­sucht!

Mar­cus,
da kann ich Dir lei­der nicht bei­pflich­ten. ESN sind pure Zeit­ver­nich­ter. Da kommt nichts bei rüber. Die Dis­kus­si­on bei einer Tas­se Kaf­fee ist da weit­aus pro­duk­ti­ver. Sicher gibt es mas­sen­wei­se Emails, die bes­ser nie geschrie­ben wur­den, aber mit der DELETE Tas­te dau­ert es noch nicht mal eine Sekun­de.
Ein Pro­blem ist die Sam­mel­lei­den­schaft der Emp­fän­ger. Es „kos­tet“ ja nichts die Nach­richt auf­zu­be­wah­ren. Was mache ich mit der Tages­zei­tung? Lesen, ent­sor­gen. Vlt. 1 – 2 mal im Jahr schnei­de ich was aus und bewah­re es auf. Ganz schlimm sind Orga­ni­sa­tio­nen, die glau­ben jeden Scheiß archi­vie­ren zu müs­sen und den Emp­fän­gern nicht die Ent­schei­dung über wich­tig und „kann weg“ über­las­sen wol­len.
Pro­blem Nr. 2 ist der Ver­tei­ler, wel­cher viel­fach ohne Nach­den­ken auf­ge­bla­sen wird. Doch das kann man ler­nen. Vor allem durch Feed­back. Was für Wun­der bewirkt die Rück­far­ge beim Kol­le­gen: „Wie­so hast Du mir die­se Nach­richt geschickt, was erwar­test Du von mir“. In denn 99% der Fäl­len ohne plau­si­ble Ant­wort ändert sich dar­auf­hin das Ver­hal­ten, aller­dings oft nicht bei sog. Füh­rungs­kräf­ten, denn die haben schließ­lich immer Recht.
Der gro­ße Vor­teil der Email ist und bleibt aber das push Prin­zip. Wenn ich sehe wie­viel Zeit Kol­le­gen mit irgend­wel­chen Foren (auch unter­neh­mens­in­tern) zubrin­gen, dann bin ich über mei­ne email Lis­ten und news froh, die ich in weni­ger als 5 Minu­ten täg­lich „gele­sen“ und aus­sor­tiert habe.
Wikis, ESN, Foren usw. sind nahe­zu voll­stän­dig unpro­duk­tiv. Bes­ser noch als eine Email ist ein kur­zer per­sön­li­cher Kon­takt.

Dan­ke für dei­nen Kom­men­tar, lie­ber Mark. Er zeigt mir wie unter­schied­lich die Welt und die Men­schen doch sind. Ich erle­be es ganz anders. E‑Mail sind pure Zeit­ver­nich­tung und Mee­tings – das immer so beschwo­re­ne face-to-face – kommt gleich danach. Wie mit jeder Metho­de und jedem Werk­zeug kommt es immer auf den geüb­ten Umgang an. Ein Ham­mer ist auch Schei­ße, wenn man nur Schrau­ben hat. Mein Haupt­ar­gu­ment ist aller­dings, dass sowohl Mee­tings als auch E‑Mail in ihrer Reich­wei­te sehr begrenzt blei­ben und kei­nen Netz­werk­ef­fekt zulas­sen. Infor­ma­tio­nen soll­ten daher bes­ser öffent­lich im ESN oder Wiki geteilt wer­den. Und ja auch das braucht natür­lich Zeit, aber die ist bes­ser inves­tiert.

Mar­cus, das kann ich so ste­hen las­sen. den Königs­weg gibt es nun mal nicht und selbst situa­tiv kann das eine bes­ser wir­ken als das ande­re. Die Teams müs­sen selbst her­aus­fin­den, was für sie am bes­ten ist. Daher ist jede Kom­mu­ni­ka­ti­ons­form nichts, wenn sie zum Zwang wird. Es kommt auch auf das Umfeld an, sowohl tech­nisch als auch ört­lich.

Mei­ne gol­de­ne Regel lau­tet: Was funk­tio­niert bleibt, was nicht funk­tio­niert ver­schwin­det. Ger­ne mal was aus­pro­bie­ren, man­ches davon eta­bliert sich in kur­zer Zeit und wenn nicht kann man auch dar­aus noch ler­nen.

Fle­xi­bel blei­ben!

ich fin­de, es geht um die Ent­schei­dung wie wel­che Infor­ma­tio­nen geteilt wer­den. Email ist ein gutes Medi­um für eine kur­ze Info und ein Wiki ist gut für Wis­sen, wel­ches auch län­ger­fris­tig erhal­ten blei­ben soll.
Genau­so wie man den Umgang mit Email ler­nen muss und z. B. den Benach­rich­ti­gungs­ton aus­schal­tet, um nicht stän­dig aus der Arbeit geris­sen zu wer­den, kann man sicher­lich auch den Umgang mit sozia­len Netz­wer­ken ler­nen.
Metho­den wie WOL stär­ken aus mei­ner Sicht die per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on, egal ob man sich per Sky­pe oder face to face trifft. Mehr per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on und weni­ger Email wür­de so man­cher Orga­ni­sa­ti­on gut tun.
Ich den­ke die Mischung macht es und für das The­ma Wis­sens­ma­nage­ment fin­de ich ein Wiki oder ESN eine gute Lösung, denn im Gegen­satz zu Zei­tungs­ar­ti­keln mit aktu­el­lem Tages­ge­sche­hen kann man hier Wis­sen archi­vie­ren, wel­ches noch für die Orga­ni­sa­ti­on rele­vant ist.

3 Mona­te spä­ter… das Pro­blem behält ja sei­ne Last. Es hat 3 Dimen­sio­nen: 1.) die Flut, 2.) der chao­ti­sche Gebrauch, 3.) die Recher­chier­bar­keit.
Die Flut betrifft bei hoch­ver­netz­ten Mit­ar­bei­te­rIn­nen immer sofort alle Kanä­le, unter Umstän­den gibt es schon eine „Flut der vie­len Kanä­le“. Die­ses Pro­blem lässt sich ver­mut­lich nur lösen, indem man die Rich­tung umkehrt: Ich hole mir die info, wenn ich sie brau­che oder dafür bereit bin. Ande­re Chan­cen zur Ver­rin­ge­rung sind tech­ni­scher Natur, z.B. eine auto­ma­ti­sche Kate­go­ri­sie­rung (wie bei G‑Mail ansatz­wei­se), Info-Extrak­ti­on, Snip­pes, Sum­ma­ry-Tools.
Der chao­ti­sche Gebrauch – seufz. Nach mei­ner per­sön­li­chen Beob­ach­tung sind die meis­ten E‑Mails, so sie nicht über­haupt über­flüs­sig sind, unklar bis zur Rät­sel­haf­tig­keit. Das dürf­te für sehr viel Hin und Her ver­ant­wort­lich sein, noch mehr übri­gens in den Team-Chan­nels, wo die For­mu­lie­run­gen noch mehr Drall Rich­tung über­has­tet und miss­ver­ständ­nis­träch­tig haben. Da könn­te Leit­fä­den hel­fen, die immer wie­der kom­mu­ni­ziert wer­den (Was? Wer? War­um? Wann? Was wird erwar­tet vom Adres­sa­ten? etc.).
Der drit­te Punkt ist die Durch­such­bar­keit. Der kon­ver­sa­tio­nel­le Wis­sens­spei­cher kann tat­säch­lich hilf­reich sein, genau­so wie Noti­zen, Tex­te etc. (bei TEXTL.net, ein Platt­form für Text- und ande­re Pro­jek­te, kann aus dem Text her­aus, an dem man allein oder mit ande­ren arbei­tet, alles par­al­lel durch­sucht (auf Basis von Elastic Search seman­tisch erwei­tert), Arti­kel und Unter­la­gen genau­so wie Team­chan­nel, die per­sön­li­chen Quel­len oder die eige­nen Notiz­bü­cher.
Ich ver­mu­te, dass mehr Ver­net­zung mit Kol­le­gIn­nen, Kun­den, Freun­den und Part­nern eben­so toll und hilf­reich ist, wie es die Pro­duk­ti­vi­tät beein­träch­ti­gen kann, wenn die Tools für hohe Ver­net­zungs­gra­de gar nicht geeig­net sind. Am Ende wer­den aber die­je­ni­gen Unter­neh­men einen Vor­sprung haben, die ihre Mit­ar­bei­te­rIn­nen auch für gutes, spar­sa­mes und effi­zi­en­tes Kom­mu­ni­zie­ren qua­li­fi­zie­ren.

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