Die Kunst sich selbst gut zu organisieren

Zeit ist unse­re knapps­te Res­sour­ce. Sie ver­rinnt unwie­der­bring­lich. Schon die alten Römer gaben daher den Rat: Car­pe diem! Im Zeit­al­ter der Wis­sens­ar­beit mit tau­send Mög­lich­kei­ten und eben­so­vie­len Ablen­kun­gen ist das aber leich­ter gesagt als getan. In rund zwan­zig Jah­ren Wis­sens­ar­beit habe ich eini­ges aus­pro­biert und dabei viel dar­über gelernt, wie ich mich selbst gut organisiere.

Wäh­rend der Zeit mei­ner Pro­mo­ti­on, also vor rund 20 Jah­ren, stand ich erst­mals bewusst vor der Fra­ge, wie ich mei­ne Zeit gut nut­ze. Im Stu­di­um vor­her war mei­ne Zeit noch stark durch Stu­di­en­plä­ne, Klau­su­ren und Prü­fun­gen von außen struk­tu­riert, aber nun For­schung, Ver­öf­fent­li­chun­gen, die Dok­tor­ar­beit und neben­bei auch noch Lehr­ver­pflich­tun­gen gut zu orga­ni­sie­ren, war eine ganz neue Her­aus­for­de­rung für mich. Es muss zu die­ser Zeit gewe­sen sein, dass ich erst­mals mit der Pro­duk­ti­vi­täts­me­tho­de Get­ting Things Done (GTD) von David Allen in Berüh­rung kam, des­sen Buch dazu für mich sehr pas­send 2001 erschien.

GTD ist schnell erklärt und wie so oft mit schein­bar ein­fa­chen Model­len und Sys­te­men ist zwi­schen Ver­ständ­nis zur Umset­zung dann doch ein län­ge­rer, stei­ni­ger Weg. Jeden­falls war es das für mich und tat­säch­lich bin ich seit eini­ger Zeit wie­der von der rei­nen GTD Leh­re abge­kom­men oder viel­leicht auch nie ganz dort ange­kom­men. Mit die­ser Erfah­rung ste­he ich nicht allein da, wie Cal New­port in sei­nem Arti­kel „The Rise and Fall of Get­ting Things Done“ im Maga­zin New Yor­ker ins­be­son­de­re am Bei­spiel von Mer­lin Mann, einem der frü­hen Apo­lo­ge­ten von GTD, darlegt.

Ein Geist wie Wasser

Der Reiz von GTD lag für mich immer in dem ange­streb­ten Zustand der geis­ti­gen Klar­heit, den David Allen als ein „Geist wie Was­ser“ („mind like water“) bezeich­net. Ursprüng­lich stammt die­ser Begriff aus der asia­ti­schen Kampf­kunst und meint die Fähig­keit nach Auf­re­gung oder Stress schnell wie­der in einen Zustand der Geis­tes­ru­he zurück­keh­ren zu kön­nen. Wie das Was­ser eines Sees, das durch einen hin­ein­ge­wor­fe­nen Stein kurz­zei­tig in Wel­len ver­setzt wird, aber nach kur­zer Zeit wie­der wie vor­her ruht. 

Genau das benö­tig­te ich. Ich woll­te weg von den gefühlt tau­send Din­gen in mei­nem Kopf, die ich tun woll­te, soll­te, könn­te. GTD ver­sprach Ord­nung in das Cha­os in mei­nem Kopf zu brin­gen, sodass ich mein Gehirn voll und ganz zum Den­ken und nicht zum Ver­wal­ten und Erin­nern benut­zen könn­te. Nach die­sem Nir­va­na der per­sön­li­chen Pro­duk­ti­vi­tät such­te ich damals – und suche ich heu­te noch.

Die Grund­idee von David Allen war es lose Enden („open loo­ps“) ein­zu­fan­gen. Gemeint ist damit alles Uner­le­dig­te in unse­rem Leben, das unser Gehirn allein dadurch beschäf­tigt hält, dass wir es nicht ver­ges­sen wol­len und dür­fen. Wenn erst ein­mal alle losen Enden in einem ver­läss­li­chen Sys­tem (one trus­ted sys­tem) ein­ge­fan­gen sind, kann das Gehirn los­las­sen und sich auf die hier und jetzt anste­hen­de Auf­ga­be voll und ganz konzentrieren.

Damit das funk­tio­niert, braucht es Dis­zi­plin. Einer­seits die Dis­zi­plin, immer alles in einem sol­chen ver­läss­li­chen Sys­tem zu pfle­gen und ande­rer­seits auch regel­mä­ßig die dar­in erfass­ten losen Enden zu über­prü­fen, sie zu über­ar­bei­ten, sie zu löschen oder sie anzu­ge­hen. Aus die­sem Grund emp­fiehlt David Allen die (digi­ta­len oder ana­lo­gen) Ein­gangs­kör­be täg­lich zu lee­ren, was zwi­schen­zeit­lich in einen regel­rech­ten „Inbox Zero“-Kult aus­ufer­te. In der wöchent­li­chen Revi­si­on wer­den die Auf­ga­ben dann in ihrer Gesamt­heit betrach­tet, über­ar­bei­tet und in einen grö­ße­ren Kon­text von län­ger­fris­ti­gen Zie­len ein­ge­ord­net. Das Gehirn kann erst los­las­sen, wenn es sich hun­dert­pro­zen­tig dar­auf ver­las­sen kann, dass alles erfasst ist, Sinn ergibt und zu gege­be­ner Zeit behan­delt wer­den wird. 

Im Wesent­li­chen fol­ge ich die­sen Ideen noch heu­te und stre­be nach einem Geist wie Was­ser, indem ich alle losen Enden in mei­nem Leben einem ver­läss­li­chen Sys­tem mit mehr oder weni­ger Selbst­dis­zi­plin anver­traue. Die dafür zum Ein­satz kom­men­den tech­ni­schen Lösun­gen vari­ie­ren aller­dings. In wei­ten Tei­len ver­las­se ich mich auf Things auf dem iPho­ne und mei­nem pri­va­ten Mac (frü­her war das lan­ge Omni­fo­cus, was aber für mich zu vie­le Fea­tures hat­te). Im beruf­li­chen Kon­text kommt es immer dar­auf an, was ich an Sys­te­men vor­fin­de und nut­zen kann. Oft ist das dann nur Out­look oder wenn es gut läuft Sys­te­me für vir­tu­el­le Taskboards wie Trel­lo oder Wekan. Neben den diver­sen digi­ta­len Ein­gangs­kör­ben, allen vor­an E‑Mail, nut­ze ich ins­be­son­de­re in Bespre­chun­gen ein ganz klas­si­sches ana­lo­ges Notiz­buch (meist in der Grö­ße A5 und bevor­zugt mit gepunk­te­ter Lineatur).

Planung mit Zeitblöcken

Wäh­rend GTD also prä­zi­se beschreibt, wie man sei­ne Ein­gangs­kör­be durch­ar­bei­tet und die Lis­ten in dem ver­läss­li­chen Sys­tem pflegt, bleibt David Allen recht vage, wenn es dar­um geht die­se Auf­ga­ben abzu­ar­bei­ten. Natür­lich gibt es da die soge­nann­ten Kon­tex­te, die es mir erlau­ben, alle Besor­gun­gen zu bün­deln oder mir alles zei­gen, was ich im Büro oder zu Hau­se erle­di­gen muss. Aber dar­über­hin­aus obliegt es mir, mei­ner Lau­ne, mei­ner Ener­gie und mei­ner wie auch immer fest­ge­leg­ten Prio­ri­tät, die jeweils wich­tigs­te Auf­ga­be zu fin­den und zu erle­di­gen. Nicht sel­ten führt das bei her­aus­for­dern­den Auf­ga­ben dazu, dass ich lie­ber erst mal ein paar ein­fa­che­re erle­di­ge, damit ich schnell etwas abha­ken kann. Sel­ten war mei­ne Woh­nung auf­ge­räum­ter als zu der Zeit, in der ich an mei­ner Dok­tor­ar­beit schrei­ben sollte.

Um mei­ne Zeit mög­lichst sinn­voll ein­zu­set­zen, fehl­te mir bei GTD also immer etwas, das ich schließ­lich bei Cal New­port und sei­nem Ansatz des Pla­nens mit Zeit­blö­cken (Time-Blo­cking) fand. Die Grund­idee die­ser Metho­de ist anspre­chend ein­fach: Zu Beginn jedes Tages bekom­men alle ver­füg­ba­ren Zeit­blö­cken (bei mir ist die Gra­nu­la­ri­tät in der Regel eine hal­be Stun­de) kon­kre­te Auf­ga­ben. Es geht also pri­mär um einen plan­vol­len und absichts­vol­len Umgang mit der eige­nen Zeit. 

Cal New­port emp­fiehlt dazu als Grund­la­ge und Richt­schnur die per­sön­li­chen Wer­te (wer will ich sein und wie will ich sein) und eine lang­fris­ti­ge Visi­on (was will ich errei­chen und wie will ich mei­ne Wer­te ver­wirk­li­chen). Dar­aus spei­sen sich dann stra­te­gi­sche Zie­le für ein Quar­tal (stra­te­gic plan), die jeweils in einen wöchent­li­chen Plan oder Zie­le mün­den, der dann die Basis für die kon­kre­te Nut­zung der täg­lich ver­füg­ba­ren Zeit­blö­cke ist.

Der Mehr­wert die­ses Pla­nens mit Zeit­blö­cken liegt für mich klar dar­in, dass ich Pla­nung und Aus­füh­rung kom­plett tren­nen kann und mich so in jedem Zeit­block voll und ganz auf die jewei­li­ge Auf­ga­be kon­zen­trie­ren kann. Es ist daher wenig ver­wun­der­lich, dass Cal New­port die­se Metho­de auch in sei­nem Buch „Deep Work“ aus­führ­lich vor­stellt und emp­fiehlt. Im Detail beschreibt er das Pla­nen mit Zeit­blö­cken in die­sem Video zu sei­nem Time­block-Plan­ner (den ich aus­pro­biert habe, aber des­sen Mehr­wert gegen­über mei­nem Notiz­buch sich mir nicht erschlos­sen hat):

Ein­füh­rung in das Pla­nen mit Zeit­blö­cken von Cal Newport.

In klas­si­schem GTD wäre der Ansatz zu Prio­ri­sie­rung statt­des­sen im kon­kre­ten Moment die Auf­ga­ben in der pas­sen­den Lis­te durch­zu­se­hen und die je nach Kon­text, Ener­gie, ver­füg­ba­rer Zeit und Prio­ri­tät sinn­volls­te aus­zu­wäh­len. Allein die­ses Durch­se­hen und Abwä­gen ist aber ein zusätz­li­cher Wech­sel des Kon­texts, der bei mir geis­ti­ge Rei­bungs­ver­lus­te ver­ur­sacht, indem er mir noch zu erle­di­gen­de Auf­ga­ben wie­der ins Gedächt­nis ruft, die dann Kapa­zi­tät blo­ckie­ren. Inso­fern ist es mei­ner Geis­tes­ru­he sehr zuträg­lich, ein­mal täg­lich auf Basis eines wöchent­li­chen Plans die anste­hen­den Auf­ga­ben zurecht­zu­le­gen. So kann ich mich auf den jewei­li­gen Arbeits­block kon­zen­trie­ren und muss mir kei­ne Gedan­ken mehr über ande­re noch anste­hen­de Auf­ga­ben machen.

Das Pla­nen mit Zeit­blö­cken sorgt also dafür, dass die wich­ti­gen Din­ge nicht immer von den drin­gen­den oder viel­leicht auch nur ange­neh­me­ren ver­drängt wer­den. Es schafft Raum für die lang­fris­ti­gen Pro­jek­te. Klei­ne­re und viel­leicht eher admi­nis­tra­ti­ve Auf­ga­ben oder auch nur die Beant­wor­tung von E‑Mails bünd­le ich dabei immer in eige­ne Admin-Blö­cke, deren kon­kre­ten Inhalt ich dann mit Auf­ga­ben aus mei­nen GTD-Lis­ten fül­le. Das alles benö­tigt selbst­ver­ständ­lich auch sei­nen Platz, damit sich das Gehirn sicher sein kann, dass es nicht ver­ges­sen wird und ich mich in den ande­ren Blö­cken mög­lichst gut kon­zen­trie­ren kann. Ein aus­ge­wo­ge­ner Tages­plan sorgt genau dafür. 

Das Erfas­sen und Ver­wal­ten aller losen Enden ist also bei mir immer noch sehr ähn­lich zum klas­si­schen GTD und auch bei Cal New­port nicht wirk­lich signi­fi­kant anders (er emp­fiehlt in der Regel ein Taskboard wie Trel­lo je Rol­le dafür). Ein ver­läss­li­ches Sys­tem zu haben, sodass das Gehirn frei bleibt für die Erle­di­gung der Auf­ga­ben ist eine not­wen­di­ge Bedin­gung für Pro­duk­ti­vi­tät und Deep Work. Die­ses Sys­tem zur Ver­wal­tung der Auf­ga­ben allein ist aber noch nicht hin­rei­chend, weil es zu sehr zu einer reak­ti­ven Arbeits­wei­se ver­lei­tet. Es braucht heu­te mehr denn je einen pro­ak­ti­ven absichts­vol­len Umgang mit der Zeit als unse­rer wert­volls­ten, weil unwie­der­bring­lich ver­rin­nen­den, Res­sour­ce. Genau da setzt die Pla­nung mit Zeit­blö­cken an.

If you don’t prio­ri­ti­ze your life, someo­ne else will.

Greg McKeown

Titel­bild von Pri­scil­la Du Preez bei Unsplash

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6 Kommentare

Lie­ber Marcus,

vie­len Dank für die­sen Bei­trag! Es ist ein immer wie­der­keh­ren­des The­ma und gera­de im beruf­li­chen Kon­text mer­ke ich täg­lich wie sehr die Men­schen dar­un­ter lei­den eher von Außen getrie­ben zu sein als sich selbst ihre Zeit einzuteilen.
Sowohl beruf­lich als auch pri­vat hat sich für mich die ein­fach pen and paper Lis­te bewehrt. Ich schrei­be ein­fach alles auf was zu tun ist ohne die­se zu prio­ri­sie­ren und mache erst anschlie­ßend mei­ne Prio­ri­tä­ten­zah­len dran (oft­mals ver­ges­se ich sie auch). Tat­säch­lich hilft mir dies am bes­ten und ich habe den Kopf danach frei. Obwohl ich Kan­ban­boards lie­be haben sie sich bei mir pri­vat nicht bewehrt.
Ich den­ke, jeder muss sein Tool fin­den um sich zu organisieren.

Dan­ke, Mel. Ich erle­be das gera­de im beruf­li­chen Kon­text auch oft. Ich sehe da eine gewis­sen Dis­kre­panz zwi­schen der fach­li­chen Aus­bil­dung der Men­schen und ihrer Aus­bil­dung zur Orga­ni­sa­ti­on ihrer Arbeit. Letz­te­res ist eben kein Kurs an der Uni … Auf das Tool kommt es auch gar nicht so sehr an. Bei mir ist ins­be­son­de­re der Tages­plan auch Pen & Paper. Was ich an Cal New­port mag, ist sein Ansatz mit der Zeit absichts­voll umzu­ge­hen. Das muss kein kom­plet­ter Plan für den Tag sein, son­dern viel­leicht nur die Lis­te der Auf­ga­be oder auch nur die heu­te wich­tigs­te Aufgabe.

Das ist ein groß­ar­ti­ger Arti­kel, dan­ke Marcus.
Ich den­ke, man lernt am bes­ten, wenn man zuerst durch den Schmerz geht und dann den Rat­schlä­gen folgt – bevor man merkt, dass man es bes­ser machen kann, denkt man „Ich habe es im Griff!“

Inter­es­san­ter Arti­kel, der mir über­ra­schend bestä­tigt hat, was ich seit vie­len Jah­ren intui­tiv mit Out­look zumin­dest im Büro mache, ohne Cal New­port gele­sen zu haben :-)
Statt der für mich nicht funk­tio­nie­ren­den Auf­ga­ben­lis­te begann ich damals, die Auf­ga­ben direkt in den Kalen­der ein­zu­tra­gen. Ob mensch die­se Zei­ten als frei mar­kiert oder als beschäf­tigt blo­ckiert, bleibt jede*m selbst über­las­sen. Ich mache das mal so, mal so. Wobei die ande­ren ruhig wis­sen kön­nen, dass ich den gan­zen Tag arbeite :-)

Klingt nach einem sehr guten Ansatz. Der Schlüs­sel liegt für mich dar­in, absichts­voll mit der eige­nen Zeit umzu­ge­hen und sich nicht von Lis­ten oder noch schlim­mer von E‑Mails trei­ben zu las­sen. Cal New­port loht sich aber trotzdem ;-)

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