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Planlos agil?

Planung ersetzt Zufall durch Irrtum. Albert Einstein wird dieses Bonmot zugeschrieben. Es ist nicht das erste Mal, dass ich es hier im Blog verwende. Schon der zweite Artikel trug 2010 genau diesen Titel. Das richtige Maß an Planung und der Sinn von Plänen beschäftigte mich seither immer wieder und beschäftigt mich im Zuge der Agilen Transformation immer mehr. Schließlich steht im agilen Manifests: „Responding to change over following a plan.“ Und nicht wenige schließen daraus, dass bei Scrum und Co. nicht mehr geplant werden muss und darf. Tatsächlich ist aber das Gegenteil der Fall, es wird sogar mehr und häufiger geplant mit unterschiedlichem Horizont. Aber eben nicht um des Plans willen, sondern für das gemeinsame Verständnis des Vorhabens.

Die Teile und das Ganze

Sobald ein Projekt aus mehreren Teilprojekten besteht, stellt sich die Frage, wie über diese Teilprojekte hinweg konsistentes Projektmanagement aussehen kann. Egal ob Riskiomanagement, Stakeholderanalyse, Budgetplanung oder Projektplanung, die naheliegende Antwort lautet fast immer: Jedes Teilprojekt für sich und dann schnell zusammenfügen. Selbst mit ein paar Leitlinien ausgestattet führt dieser Prozess immer zu maximaler Heterogenität in den gemeinsamen Artefakten, die damit oft wertlos werden.

Vom Nutzen eines Vorschlags

Die Anekdote über meine erste Aufgabe als Projektmanager könnte den Schluss nahelegen, dass man am besten gar nicht alleine planen sollte, sondern nur zusammen mit dem Team und anderen Stakeholdern. Der gemeinsamen Planungsprozess und der dabei entstehende Dialog über das Projekt, seine Ziele und Inhalte und das Vorgehen ist zwar von ganz entscheidender Bedeutung, dennoch heißt das nicht, dass der Projektmanager nicht vorausdenken und -planen soll. Im Gegenteil, ein guter Vorschlag oder eine Menge von Alternativvorschlägen als Diskussionsgrundlage sorgen für eine zielgerichtete Diskussion. Eine Taktik, die sich übrigens auch in vielen anderen Situationen des Beraterlebens bestens bewährt hat.

Das erste Projekt

An meine erste Projektmanagement-Aufgabe erinnere ich mich noch wie gestern. Frisch zertifiziert nach fünf Mal drei Tagen Kurs und ähnlich intensiver Arbeit am Transfernachweis hatte ich es endlich geschafft, ich war Projektleiter und trug die Verantwortung für mein erstes Projekt. Ich brannte darauf das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Also zog ich mich zurück und plante, optimierte die Auslastung der Mitarbeiter, analysierte Umfeld und Stakeholder und nicht zuletzt die Risiken, ausführlich und mustergültig. Als ich meiner Meinung nach fertig war, schrieb ich allen Beteiligten in einer längeren E-Mail meine Erkenntnisse und natürlich meinen detaillierten Plan. Jetzt wussten alle was zu tun war, ich fühlte mich klasse und lehnte mich entspannt zurück.