Man muss sein Handwerkszeug beherrschen. Im Projektmanagement heißt das vor allem den Umgang mit den klassischen Werkzeugen der Ablaufplanung. Nicht ohne Grund habe ich genau das in der sechsteiligen Serie Projektplanung 101 ausführlich beschrieben. Soweit die Theorie. In der Praxis plane ich allerdings fast nie so. Das hat verschiedene Gründe.
Diese Serie beschäftigt sich mit dem zentralen Thema klassischen Projektmanagements: der Projektplanung. Bei einigen Menschen, insbesondere bei Anhängern agiler Vorgehensweisen, stößt dieses Thema auf wenig Interesse oder offene Ablehnung. Das ist je nach individueller Erfahrung sehr verständlich, auch ich habe meine Zweifel an der minutiösen Planbarkeit von komplizierten Projekten. Jedoch halte ich es für wichtig, die Grundprinzipien der Projektplanung verstanden und verinnerlicht zu haben, bevor man bewusst davon abweichen oder diese weiterentwickeln kann. Ein kurzer Exkurs in die asiatische Lehre der drei Stufen des Lernens: Shu-Ha-Ri.
Sind die Arbeitspakete erst zum Ablaufplan verknüpft und ihre Dauer bestimmt, sei es fest vorgegeben oder durch Zuweisen von Ressourcen, kommt das böse Erwachen. Die errechneten Termine liegen meist mehr oder weniger weit jenseits der eigenen Vorstellung und noch viel weiter neben der Vorstellung des Auftraggebers. Der Plan muss optimiert werden. Nun schlägt leider zu oft die Stunde von blindem Pragmatismus und unverantwortlichem Zweckoptimismus. Über Möglichkeiten und Grenzen der Optimierung des Ablaufplans.
Arbeitspakete definieren, zueinander in Beziehung setzen und Ressourcen zuweisen – fertig ist der Projektplan. Prinzipiell ja, jedenfalls genauso wie eine Suppe vor dem Abschmecken: essbar, aber noch kein Genuss. Meilensteine sind sozusagen das Salz in der Projektplansuppe. Sie markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf, externe genauso wie interne. Maßvoll eingesetzt geben sie Orientierung, sorgen für Überblick und verleihen zusätzliche Struktur.
Die Arbeitspakete im Ablaufplan erledigen sich nicht von selbst. Es braucht in der Regel Menschen zur Ausführung der geplanten Arbeiten. Diese so einfach scheinende Zuweisung von Mitarbeitern an die Arbeitspakete im Ablaufplan sorgt regelmäßig für Verzweiflung und Frust beim ungeübten Projektplaner. Da verkürzt sich plötzlich die Dauer von Arbeitpaketen oder es verschieben sich diese wie von Geisterhand. So war das nicht gemeint, denkt man, und sucht erschrocken nach dem richtigen Häkchen.
