Projektcoaching Projektmanagement

Projektcoaching (18): Flöhe hüten

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Theoretisch geht es bei einem Projekt doch „nur“ darum, eine Menge von Aufgaben koordiniert im Team abzuarbeiten. Diese Aufgaben heißen Arbeitspakete, die wiederum im Projektplan in einen sinnvollen zeitlichen Ablauf gebracht werden. Soweit zur Theorie, zum Big-Picture. Aber wohin mit den vielen kleinen Aufgaben, Aufträgen und Vereinbarungen, die Tag für Tag und Meeting für Meeting anfallen? Wo gehören die hin, wie werden sie verfolgt und wie die Ergebnisse dokumentiert? Kurzum: Wie hütet man den sprichwörtlichen Sack Flöhe?

Für den Projektplan ist etwa „Prüfen ob Schnittstelle XY auch betroffen sein könnte.“ viel zu fein-granular; maximal ergibt sich aus dem Resultat der Aufgabe eine Änderung des Plans. Jedoch sind diese Aufgaben wichtig. Sehr wichtig sogar. Sie stellen gewissermaßen das Schmiermittel im Projekt dar, denn sehr viel Kommunikation im Team und mit dem Umfeld des Projekts findet entlang solcher Klärungen statt. Nur leider meist unstrukturiert und undokumentiert.

In der Regel läuft das dann so. Diese täglichen, kleinen Aufgaben werden mündlich oder per E-Mail verteilt. Eine Übersicht über diese Aufgaben und ihre Ergebnisse gibt es wieder nur in Form von E-Mails oder mündlichen Absprachen. Nachvollziehbarkeit? Übersicht? Fehlanzeige. Maximal hat der Projektmanager die Übersicht, weil bei ihm die E-Mail-Fäden zusammen laufen. Um diese Übersicht zu behalten, muss dann aber auch alles über den Projektmanager laufen. Die absehbare Folge dieser Beschäftigungstherapie ist eine Überlastung des Projektmanagers, noch dazu mit den falschen Aufgaben. Selbst schuld, möchte man fast sagen: jeder bekommt eben das Projekt, das er verdient. Die weniger offensichtliche Folge ist allerdings auch ein Informationsdefizit im gesamten Projekt. Wer nicht zufällig im E-Mail-Verteiler war, bekommt das Ergebnis oft nicht oder zu spät mit.

Irgendwo zwischen der groben Planungsebene des Projektplans und der Ebene der ganz persönlichen Aufgaben eines jeden Mitarbeiters (z.B. „Statusbericht aktualisieren“) braucht es also eine Zwischenebene, wo die kleinen Aufgaben, Klärungen, Absprachen, Beschlüsse, etc. festgehalten können. Für alle sichtbar, allen bekannt und von allen genutzt. Wie diese Ebene letztlich implementiert wird, darauf kommt es gar nicht so sehr an. Bewährt hat sich—ganz simpel—eine gemeinsame Liste offener Punkte in Excel oder—gerade für verteilte Teams—eine webbasierte Aufgabenverwaltung (z.B. Basecamp oder Confluence mit Jira; für den Einsatz von letzterem sei auf //SEIBERT/MEDIA verwiesen; nachzulesen bei Dr. Stefan Hagen). Wichtig ist nur, dass es erstens diese Ebene gibt und dass sie zweitens konsequent von allen genutzt wird. Und dazu gibt es nur ein Rezept: die Verwendung beharrlich selbst vorleben. Das ist die Aufgabe des Projektmanagers und nicht etwa die Fäden in der eigenen Inbox mit Mühe und Not sortiert zu halten.

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Artikelbild wurde von Chris unter dem Titel „sewing thread“ auf Flickr veröffentlicht (Bestimmte Rechte vorbehalten).

  1. Danke vielmals für die Erwähnung. :-)

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