Projektmanagement

Projektplanung 101: Meilensteine

Arbeitspakete definieren, zueinander in Beziehung setzen und Ressourcen zuweisen – fertig ist der Projektplan. Prinzipiell ja, jedenfalls genauso wie eine Suppe vor dem Abschmecken: essbar, aber noch kein Genuss. Meilensteine sind sozusagen das Salz in der Projektplansuppe. Sie markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf, externe genauso wie interne. Maßvoll eingesetzt geben sie Orientierung, sorgen für Überblick und verleihen zusätzliche Struktur.

Externe Einflüsse modellieren

Jedes Projekt ist eingebettet in ein Umfeld. Dieses Umfeld stellt Anforderungen an das Projekt und schränkt die Planung ein. Beispielsweise kann der Test der Software erst beginnen, wenn die Testdaten aus einer Produktionsumgebung in die Testumgebung geladen wurden. Wenn das nur zweimal im Jahr gemacht wird, dann wären das zwei Meilensteine, von denen das zu planende Projekt abhängen wird und die deshalb auch explizit modelliert werden sollten.

Projektplanung 101 externer Meilenstein

Wenn umgekehrt gefordert ist, dass eine Schnittstelle zu einem anderen System zu einem bestimmten Datum fertig ist, beispielsweise weil dort aufgrund gesetzlicher Bestimmungen neue Daten benötigt werden, dann sollte auch dies als Meilenstein modelliert werden.

Durch das Hinzufügen von externen Meilensteinen lassen sich also Abhängigkeiten der Arbeitspakete zum Projektumfeld modellieren. Man beachte, dass diese Meilensteine alle ein festes Datum haben. Eine gute Planungssoftware weist dann nämlich auf Konflikte hin, etwa wenn aufgrund der Ablaufplanung der zu erreichende Meilenstein nicht gehalten werden kann.

Projektplanung 101 Abhängigkeit

Ergebnisse markieren

Neben der Modellierung externer Abhängigkeiten, dienen Meilensteine der Markierung von wichtigen Ereignissen und vor allem Ergebnissen des Projekts. Mit Meilensteinen wird explizit gemacht, was oft implizit angenommen wird. Ziel ist es, wesentliche Eckpunkte deutlich sichtbar im Projektplan herauszustellen. Wenn es beispielsweise ein Arbeitspaket »IT-Konzept erstellen« und ein zweites »IT-Konzept begutachten« gibt, sollte es den Meilenstein »IT-Konzept abgenommen« geben, der deutlich das Ende der Arbeiten am IT-Konzept darstellt.

Projektplanung 101 Interner Meilenstein

Es bietet sich an solche markanten Meilensteine auf hoher oder sogar auf oberster Ebene der Projektstruktur zu modellieren. Dann bleiben die Meilensteine nämlich sichtbar, wenn die restlichen Gruppen zusammengeklappt sind, wodurch man schnell einen schönen Übersichtsplan des Projekts erstellen kann.

Projektplanung 101 Übersicht

Berichterstattung erleichtern

Meilensteine eignen sich sehr gut für die Berichterstattung, fassen sie doch bei kluger Wahl den aktuellen Zustand des Projekts in wenigen Zeilen zusammen. Als Mittel der Wahl hat sich hierzu, neben dem reinen Soll-Ist-Vergleich von Meilensteinterminen, die Meilensteintrendanalyse, kurz MTA, bewährt. Dabei werden zu jedem Berichtszeitpunkt die Meilensteintermine in einem Koordinatensystem grafisch notiert. Über die Berichtszeitpunkte hinweg hinterlassen die Meilensteine nun eine Spuren im Koordinatensystem. Man sieht mit etwas Übung auf einen Blick, welche Meilensteine verspätet sind und insbesondere wie sich diese Verspätung entwickelt hat.

MTA2

Der Vorteil gegenüber dem reinen Soll-Ist-Vergleich liegt in der Visualisierung des Verlaufs. Aus einem Soll-Ist-Vergleich ist nicht ersichtlich, ob sich die Verzögerung gerade erst ergeben hat (und ein Eingreifen notwendig ist) oder ihre Ursache schon einige Zeit zurückliegt (und ein Eingreifen nicht mehr notwendig ist). In der MTA weist die Kurve im ersten Fall zum jetzigen Zeitpunkt steil nach rechts oben, wohingegen im zweiten Fall die Kurve jetzt wieder waagerecht ist und die Steigung schon einige Zeit zurück liegt, wie dies bei der roten Kurve im Bild oben der Fall war.

Eine detaillierte Beschreibung inklusive Links auf verschiedene Vorlagen findet sich auf openPM, woher auch das obige Bild stammt.

Fazit

Meilensteine sind nötig und sinnvoll zur Modellierung externer Einflüsse auf den Projektplan aber auch um wichtige Ereignisse und Ergebnisse hervorzuheben. Aber auch hier gilt nach Paracelsus: »Sola dosis facit venenum.« (lateinisch für: »Nur die Dosis macht das Gift.«) Zu viele Meilensteine versalzen die Suppe!

I love deadlines. I like the whooshing sound they make as they fly by.

Douglas Adams

Bisher erschienene Teile der Serie »Projektplanung 101«

  1. Arbeitspakete richtig schneiden
  2. Verknüpfungen setzen
  3. Ressourcen zuteilen
  4. Meilensteine setzen (dieser Artikel)
  5. Fortschritt messen
  6. Plan optimieren
  7. Exkurs: Shu-Ha-Ri

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Bildnachweis: Das Artikelbild wurde von Rachel Kramer unter dem Titel „Stones“ auf Flickr unter eine Creative Commons Lizenz (CC BY 2.0) veröffentlicht.

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