Projektcoaching (23): Arbeit verteilen

Mit die­sen Foli­en kann ich mor­gen nie und nim­mer in den Len­kungs­kreis. Also wie­der eine Nacht­schicht und doch selbst Hand anle­gen. Wie immer. Hät­te ich mir doch bloss schon frü­her die Foli­en zei­gen las­sen. Eigent­lich hat­te ich ja ver­ein­bart, dass alles bis Frei­tag Mit­tag fer­tig sein muss. Und dann nichts mehr gehört. Am Frei­tag hat­te ich dann aber abso­lut kei­ne Zeit um nach den Foli­en zu fra­gen. Ich bin ein­fach davon aus­ge­gan­gen, dass alles fer­tig ist. Und jetzt ist schon Diens­tag. Und mor­gen der Len­kungs­kreis. Und der Foli­en­satz eine ein­zi­ge Bau­stel­le. Das hat frü­her als Fach­kraft ohne Füh­rungs­auf­ga­ben alles so ein­fach aus­ge­se­hen: Mana­ger ver­tei­len die Arbeit und war­ten bis sie erle­digt ist. Dass ich nicht lache!

Erfolg­rei­che Ver­tei­lung von Arbeits­auf­trä­gen stützt sich zunächst auf die rich­ti­gen Glau­bens­sät­ze. Solan­ge die Füh­rungs­kraft der Mei­nung ist, dass nur sie selbst die Auf­ga­be opti­mal erle­di­gen kann, wird es ihr immer schwer fal­len, Arbeit in der rich­ti­gen Wei­se an die Mit­ar­bei­ter zu ver­ge­ben. Eine Fal­le in die ehe­ma­li­ge Fach­kräf­te ger­ne in ihren ers­ten Füh­rungs­auf­ga­ben tap­pen. Der ers­te Schritt heißt also Los­las­sen und Ver­trau­en. Auch und gera­de dann, wenn die Mit­ar­bei­ter zunächst für die Auf­ga­be tat­säch­lich län­ger brau­chen oder die Ergeb­nis­se der einen oder ande­ren Nach­ar­beit bedür­fen. Die Füh­rungs­auf­ga­be ist es schließ­lich, die eige­nen Mit­ar­bei­ter erfolg­reich zu machen. Ger­ne auch bes­ser und erfolg­rei­cher als man selbst.

Ver­trau­en. Das sagt sich so ein­fach. Genau das war ja das Pro­blem. Mit den Foli­en für den Len­kungs­kreis habe ich mich auch auf mei­ne Mit­ar­bei­ter ver­las­sen. Und jetzt? Nacht­schicht. Wie soll ich mei­nen Mit­ar­bei­tern ver­trau­en, wenn sie mich so im Stich las­sen? Ich kann doch nicht jeden Schritt kon­trol­lie­ren, bloß damit ich früh­zei­tig bemer­ke, dass etwas nicht rich­tig läuft. Dann kann ich es ja gleich selbst machen.

Mit einem klei­nen Trick läßt sich Ver­trau­en in die Mit­ar­bei­ter kom­bi­nie­ren mit dem berech­tig­ten Bedürf­nis der Füh­rungs­kraft bei Pro­ble­men früh­zei­tig ein­be­zo­gen zu wer­den. Anstatt als Füh­rungs­kraft dem eige­nen Kon­troll­zwang frei­en Lauf zu las­sen und stän­dig nach­zu­fra­gen, ver­knüpft man mit der über­tra­ge­nen Auf­ga­be den akti­ven Bericht des Mit­ar­bei­ters über die Fer­tig­stel­lung. Je nach Kom­ple­xi­tät der Auf­ga­be und Fer­tig­keit des Mit­ar­bei­ters, kön­nen auch Berich­te über Zwi­schen­er­geb­nis­se ver­ein­bart wer­den. Wich­tig ist, dass die Berich­te als essen­ti­el­ler Teil der Auf­ga­be ver­stan­den wer­den und nicht als läs­ti­ge und unwich­ti­ge zusätz­li­che Auf­ga­be. Der Grund­satz muss lau­ten: Arbeit von deren Erle­di­gung kei­ner erfährt ist nicht erle­digt. Die Ver­ant­wor­tung für den Bericht liegt beim Mit­ar­bei­ter. (Ver­glei­che auch den ent­spre­chen­den Pod­cast auf manager-tools.com)

Die Auf­ga­be „Bit­te die Foli­en für den Len­kungs­kreis bis Frei­tag Mit­tag anfer­ti­gen …“ wird bei­spiels­wei­se ergänzt mit

  • … und mit mir am Frei­tag Nach­mit­tag einen Ter­min zur Durch­spra­che ver­ein­ba­ren.“ oder  mit 
  • … und mir am Frei­tag schi­cken.“ oder mit
  • … mir am Mitt­woch einen Zwi­schen­stand schi­cken und am Frei­tag in der Rück­spra­che vorlegen.“

Vorangegangene Teile der Serie Projektcoaching

Bildnachweis

Das Arti­kel­bild wur­de von Paul Baker unter dem Titel „Che­cke­red flag – got­ta have one“ auf Flickr unter eine Crea­ti­ve Com­mons Lizenz (CC BY-SA 2.0) ver­öf­fent­licht (Bestimm­te Rech­te vor­be­hal­ten).

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Von Marcus Raitner

Hi, ich bin Marcus. Ich bin der festen Überzeugung, dass Elefanten tanzen können. Daher begleite ich Organisationen auf ihrem Weg zu mehr Agilität. Über die Themen Führung, Digitalisierung, Neue Arbeit, Agilität und vieles mehr schreibe ich seit 2010 in diesem Blog. Mehr über mich.

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