Videokonferenzen sind auch keine Lösung

Wo nun so viele im Home-Office arbeiten, stellt sich die Frage, wie man gut verteilt zusammenarbeitet. Räumlich verteilte Zusammenarbeit geht nicht nur in Videokonferenzen, sondern muss auch und zuerst bedeuten, schriftlich und asynchron zu kommunizieren.

Die Welt hält den Atem an ange­sichts der Coro­na-Pan­de­mie. Räum­li­che Distanz („Social-Distancing“) ist ange­ra­ten, um die Aus­brei­tung des Virus zu ver­lang­sa­men, was drin­gend not­wen­dig ist, damit die Gesund­heits­sys­te­me nicht über­las­tet wer­den. Das bedeu­tet nun für vie­le, dass sie räum­lich ver­teilt arbei­ten müs­sen. Und das auf Dau­er und nicht mal eben einen hal­ben im Tag Home-Office, weil der Klemp­ner kommt.

Reden wir also mal dar­über, wie die­se räum­lich ver­teil­te Zusam­men­ar­beit gut gelin­gen kann. Jetzt ein­fach alle vor­he­ri­gen Bespre­chun­gen als Video­kon­fe­ren­zen durch­zu­füh­ren, ist da ja nur so mit­tel­gut: Wenn du eine Scheiß­be­spre­chung digi­ta­li­sierst, dann hast du eben eine scheiß digi­ta­le Bespre­chung. (In Anleh­nung an den Aus­spruch von Thors­ten Dirks, dem ehe­ma­li­gen CEO von Tele­fó­ni­ca Deutsch­land, zur Digi­ta­li­sie­rung)

Video­kon­fe­ren­zen sind nur ein Teil der Lösung. Räum­lich ver­teil­te Zusam­men­ar­beit muss auch und zuerst bedeu­ten, schrift­lich und asyn­chron zu kom­mu­ni­zie­ren. Ganz beson­ders dann, wenn alle im Home-Office sit­zen mit Kin­dern und Part­nern und das alles irgend­wie gere­gelt bekom­men müs­sen. Ein wenig erin­nern mich daher die gan­zen jetzt auf­kom­men­den Tipps rund um gute Video­kon­fe­ren­zen an Hen­ry Ford: „Wenn ich die Men­schen gefragt hät­te, was sie wol­len, hät­ten sie gesagt schnel­le­re Pferde.“

Das Pro­blem ist doch, dass in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen ein aus­ge­präg­ter Prä­senz­kult herrscht(e). Home-Office und Mobil­ar­beit war natür­lich mög­lich, aber immer die Aus­nah­me und irgend­wie Arbeit zwei­ter Klas­se und nichts für ech­te Höchst­leis­ter. Für den einen Tag Home-Office in der Woche konn­te man sich dann leicht mit Video­kon­fe­ren­zen behel­fen oder ein­fach die Bespre­chung auf einen der ande­ren Tage schieben. 

Die wenigs­ten haben gelernt, auf Dau­er räum­lich ver­teilt und asyn­chron zu arbei­ten. Begrei­fen wir die aktu­el­le Situa­ti­on also als Chan­ce, unse­re bis­he­ri­ge Arbeits­wei­se zu hin­ter­fra­gen und neue For­men der Zusam­men­ar­beit auf Distanz ein­zu­üben. Eine Übung die dar­über­hin­aus auch bes­tens geeig­net ist, auch die dro­hen­de Kli­ma­ka­ta­stro­phe einzudämmen.

Mee­tings are by defi­ni­ti­on a con­ces­si­on to defi­ci­ent orga­niz­a­ti­on. For one eit­her meets or one works.

Peter F. Dru­cker, 1967. The Effec­ti­ve Excecutive

Damit hat Peter F. Dru­cker schon 1967 eigent­lich alles gesagt, was über Bespre­chun­gen grund­sätz­lich gesagt wer­den muss. Orga­ni­sa­tio­nen wer­den nicht für Bespre­chun­gen bezahlt. Punkt. Bespre­chun­gen sind aller­dings not­wen­dig, um die hoch­gra­dig arbeits­tei­li­ge Wert­schöp­fung zu orga­ni­sie­ren. Weni­ger Bespre­chun­gen sind also bes­ser. Und die­se weni­gen müs­sen dann natür­lich gut orga­ni­siert und vor­be­rei­tet sein. Das war schon immer so, aber jetzt, wo sich alles vir­tu­ell abspie­len muss, ist Vor­be­rei­tung und Orga­ni­sa­ti­on beson­ders wich­tig, weil es vir­tu­ell weni­ger Mög­lich­kei­ten gibt, das wäh­rend­des­sen inter­ak­tiv zu kompensieren. 

We don’t do Power­Point (or any other sli­de-ori­en­ted) pre­sen­ta­ti­ons at Ama­zon. Ins­tead, we wri­te nar­ra­tively struc­tu­red six-page memos. We silent­ly read one at the begin­ning of each mee­ting in a kind of “stu­dy hall.”

Jeff Bezos

Wäh­rend es frü­her reich­te eine Agen­da mit ein paar Stich­punk­ten in den Ter­min­ein­trag zu schrei­ben (und das war schon ein Fort­schritt und eine Good Prac­ti­ce) und dann in der Bespre­chung gemein­sam eine Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on mit mehr oder weni­ger gut auf­be­rei­te­ten Inhal­ten durch­zu­ge­hen, emp­feh­le ich für ver­teil­tes Arbei­ten grund­sätz­lich eine gute schrift­li­che Vor­be­rei­tung. Es müs­sen ja nicht gleich die sechs­sei­ti­gen Memos in Pro­sa sein, die Jeff Bezos nutzt, nur eine durch­dach­te schrift­li­che Vor­be­rei­tung. Und das am bes­ten so, dass die Inhal­te in Form von Kom­men­ta­ren oder durch die Mög­lich­keit zur gemein­sa­men Bear­bei­tung im Vor­feld schon asyn­chron dis­ku­tiert wer­den kön­nen (z.B. in einem Wiki wie Con­flu­ence oder in gemein­sa­men Doku­men­ten in Micro­soft Teams oder Goog­le Docs). Die eigent­li­che Bespre­chung dient dann – falls über­haupt noch not­wen­dig – nur zur gemein­sa­men Entscheidung. 

It’s hard to come up with a big­ger was­te of money, time, or atten­ti­on than sta­tus meetings.

Jason Fried. Signal vs. Noise

Jason Fried und David Hei­nemei­er Hans­son haben Base­camp von Anfang an kon­se­quent dezen­tral auf­ge­baut haben. Eines ihrer lesens­wer­ten Bücher heißt des­halb auch „REMOTE: Office Not Requi­red“ (Ama­zon Affi­lia­te-Link). Bei Base­camp sind die Mit­ar­bei­ter über den Glo­bus ver­streut und kön­nen sich nicht eben mal schnell tref­fen. Das klas­si­sche Sta­tus-Mee­ting oder neu­deutsch Stand-up funk­tio­niert in die­sem radi­kal dezen­tra­li­sier­ten Modell nicht und Jason Fried äußert zudem Zwei­fel, ob sol­che Bespre­chun­gen über­haupt sinn­voll sind, weil in der Regel die ein­zel­nen Team­mit­glie­der die aus­ge­tausch­ten Infor­ma­tio­nen gar nicht in dem Moment der Bespre­chung und auch nicht alle zur sel­ben Zeit benötigen.

Natür­lich fin­det auch bei Base­camp ein reger Aus­tausch inner­halb von Teams statt, das meis­te davon aber schrift­lich und asyn­chron. Jeden Tag machen die Mit­ar­bei­ter einen soge­nann­ten „Check-In“ und schrei­ben (unter­stützt durch ihre Soft­ware Base­camp) für alle sicht­bar, wor­an sie heu­te gear­bei­tet haben. Und zu Beginn einer Woche schreibt jeder zusätz­lich, wor­an er die­se Woche arbei­ten wird. Die­se mehr oder weni­ger kur­zen schrift­li­chen Aktua­li­sie­run­gen jedes ein­zel­nen und die dar­aus ent­ste­hen­den Dis­kus­sio­nen erset­zen die andern­orts übli­chen Bespre­chun­gen ohne Verlust.

E‑mail is whe­re know­ledge goes to die.

Bill French

Wenn hier von schrift­li­cher Vor­be­rei­tung die Rede ist, dann ist expli­zit nicht E‑Mail gemeint. Für die ver­teil­te asyn­chro­ne Zusam­men­ar­beit ist E‑Mail zwar de fac­to heu­te noch ein Stan­dard, aber nicht wirk­lich geeig­net. Sie ist im wesent­li­chen ein digi­ta­ler Brief und für die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen zwei Men­schen oder höchs­tens für die Dis­kus­si­on in einer klei­nen Grup­pe gemacht. Län­ge­re Dis­kus­sio­nen in grö­ße­ren Grup­pen wer­den schnell unüber­sicht­lich und füh­ren dann dazu, dass ein Mee­ting anbe­raumt wird.

Für ver­teil­tes Arbei­ten braucht es vir­tu­el­le Räu­me für asyn­chro­ne Dis­kus­sio­nen jen­seits von Video­kon­fe­ren­zen. Sei es in Slack, Micro­soft Teams (das es übri­gens wegen der Coro­na-Pan­de­mie gera­de kos­ten­los gibt, was ein sehr fei­ner Zug von Micro­soft ist) oder dem Enter­pri­se Social Net­work. Oder sei es ent­lang von Unter­la­gen oder ande­ren Art­fak­ten, z.B. auf Wiki-Sei­ten in Con­flu­ence oder in Goog­le Docs oder auch an Back­log-Items in JIRA. Alles bes­ser als E‑Mail, wo die Dis­kus­si­on aus dem Kon­text geris­sen ist und das kol­lek­ti­ve Wis­sen einen lang­sa­men Tod stirbt.

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8 Kommentare

Heinz Kößler 19. März 2020 Antworten

Lie­ber Markus,

dan­ke für die­sen Arti­kel. Jetzt mit drm vie­len Home-Office wir deut­lich, dass vie­le Men­schen ler­nen müs­sen, wir Kom­mu­ni­ka­ti­on in einem Men­schen über­haupt funktioniert.
Bei asyn­chro­ner Kom­mu­ni­ka­ti­on ist es noch wich­ti­ger, sich zu über­le­gen, ob mei­ne eige­ne Bot­schaft über­haupt ankom­men kann, weil der Emp­fän­ger ein ande­res Wis­sen hat als ich.
Ich muss mir sogar vor­her über­le­gen, was ich eigent­lich rüber­brin­gen will.

In Zei­ten von phy­si­cal-distancing wird mir erst bewusst, wie impro­vi­siert unse­re Prä­senz­kom­mu­ni­ka­ti­on ist. Wenn wir direkt mit­ein­an­der reden dann sagen wir was und min­des­tens zwei wei­te­re Sin­ne neh­men wahr, was der Emp­fän­ger ver­stan­den haben könnte.
Über Cyber-Kom­mu­ni­ka­ti­on fal­len man­che der Sin­ne weg und ich muss vor­her über­le­gen wie ich was sagen will und muss.
Dum­mer­wei­se ver­lei­ten die schnel­len elek­tro­ni­schen Medi­en dazu noch schnel­ler zu kom­mu­ni­zie­ren, dabei müss­ten wir lang­sa­mer und mit mehr Denk­pau­sen kommunizieren.
Inso­fern kann uns die Coro­na Kri­se leh­ren lang­sa­mer und sorg­fäl­ti­ger zu kommunizieren.
Das macht uns am Ende effek­ti­ver und damit doch wie­der irgend­wie schneller.

Dar­um – hal­te Abstand und bleib gesund :-)
Heinz

Heinz Kößler 19. März 2020 Antworten

.… und wenn man dann noch auf dem Mobil­te­le­fon schreibt, ver­dreht die Auto­kor­rek­tur man­che Wor­te, ohne dass man es merkt :-(

Marcus Raitner 19. März 2020 Antworten

Da bin ich abso­lut bei dir, lie­ber Heinz. Und genau des­halb mag ich asyn­chro­ne schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on so sehr: Sie zwingt zum Nach­den­ken und For­mu­lie­ren. Es muss ja nicht so radi­kal wie bei Jeff Bezos sein mit sei­nen sechs­sei­ti­gen Memos in Pro­sa. Und obwohl das lang­sa­mer scheint, glau­be ich auch, dass es am Ende effek­ti­ver ist.

Alexander Gerber 20. März 2020 Antworten

Willst Du Dein Ziel schnell errei­chen, so gehe allein.
Willst Du weit kom­men, so gehe mit anderen.“
angeb­lich: Afri­ka­ni­sches Sprichtwort.

Ich habe es aus der Neu­ver­fil­mung von Alfons Zit­ter­ba­cke mit Bür­ger Lars Diet­rich als Kos­mo­naut, „Astro Alex“ auf der ISS und vie­len bekann­ten Schauspielern.

http://www.filmstarts.de/kritiken/266099.html

Mark Wolf 20. März 2020 Antworten

Hal­lo Mar­cus, Dei­ner mei­nung zu eMails mag ich nicht zustim­men. Wer ein­mal mit ande­ren Leu­ten über die Zeit­zo­nen hin­weg gear­bei­tet hat, weiß die eMail zu schät­zen. Auch die Kom­mu­ni­ka­ti­on in gro­ßen Pro­jek­ten und im OSS Umfeld geschieht im Wesent­li­chen über eMail oder news. Es kommt ein­fach dar­auf an, zu fokus­sie­ren. Der belang­lo­se Mist, wel­cher über Mes­sen­ger gleich wel­cher Art ver­brei­tet wird, ist der Tod einer frucht­ba­ren zusam­men­ar­beit. Und es kommt dar­auf an, einen eMail Cli­ent zu ver­wen­den, wel­cher wirk­lich geeig­net ist. Das meist ver­wen­de­te Out­look ist aber am wenigs­ten dafür geeig­net. Und es ist wich­tig, egal wel­ches Medi­um man benutzt, einen Bei­trag vor­her zu durch­den­ken. Der bei­trag ist viel mehr, als das Ein­tip­pen auf der Tas­ta­tur. Und die eMail kann nichts für den untaug­li­chen Inhalt, genau­so­we­nig wie der Messenger.

Miriam Lerch 1. April 2020 Antworten

Ist das viel­leicht so ein Genera­tio­nen-Ding? Ich zäh­le mich jetzt nicht zu Z, son­dern zu 100% Y, aber ich bin die Email in den letz­ten 2 Jah­ren sehr müde gewor­den. Oft nur kur­ze Tex­te mit einer Fra­ge, wofür man bes­ser einen Mes­sen­ger ver­wen­den könn­te oder lan­ge Mono­lo­ge, die man nur schwer schafft zu Ende zu lesen. Eine Email ist für mich immer ein elek­tro­ni­scher Brief. Und Brie­fe schrei­be ich sehr, sehr sel­ten. Ich möch­te schnell kom­mu­ni­zie­ren und Reak­tio­nen erhalten.
Ich lie­be also Mes­sen­ger mit Grup­pen­funk­ti­on oder eben Teams, Slack, etc. Und weil das vie­le Lesen müde macht, ist auch das Sprachmemo/Sprachnachricht inzwi­schen für mich eine will­kom­men­de Abwechs­lung. Die ersetzt für mich lan­ge Emails und drin­gen beim Emp­fän­ger auch wesent­lich tiefer.

Marcus Raitner 21. April 2020 Antworten

Ja, kann ich nach­voll­zie­hen. Wobei sich aber auch nicht alles so ver­kür­zen lässt und man­cher Dis­kus­si­on ein län­ge­res schrift­li­ches For­mat gut täte.

Marcus Raitner 21. April 2020 Antworten

Lie­ber Mark, ich glau­be, wir sind gar nicht so weit aus­ein­an­der. Es geht uns bei­de um gute schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on. Die geht auch mit E‑Mail, das gebe ich ger­ne zu. E‑Mail hat nur einen Nach­teil: Es ist immer ein geschlos­se­ner Per­so­nen­kreis der mit­ein­an­der kom­mu­ni­ziert. Jemand außer­halb kann nie, auch nicht zufäl­lig oder durch eine Suche spä­ter, über den Inhalt stol­pern. Dar­um mag ich per­sön­lich digi­ta­le Works­paces wie Micro­soft Teams und Slack lieber.

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