Videokonferenzen sind auch keine Lösung

Wo nun so vie­le im Home-Office arbei­ten, stellt sich die Fra­ge, wie man gut ver­teilt zusam­men­ar­bei­tet. Räum­lich ver­teil­te Zusam­men­ar­beit geht nicht nur in Video­kon­fe­ren­zen, son­dern muss auch und zuerst bedeu­ten, schrift­lich und asyn­chron zu kom­mu­ni­zie­ren.

Die Welt hält den Atem an ange­sichts der Coro­na-Pan­de­mie. Räum­li­che Distanz („Social-Distancing“) ist ange­ra­ten, um die Aus­brei­tung des Virus zu ver­lang­sa­men, was drin­gend not­wen­dig ist, damit die Gesund­heits­sys­te­me nicht über­las­tet wer­den. Das bedeu­tet nun für vie­le, dass sie räum­lich ver­teilt arbei­ten müs­sen. Und das auf Dau­er und nicht mal eben einen hal­ben im Tag Home-Office, weil der Klemp­ner kommt.

Reden wir also mal dar­über, wie die­se räum­lich ver­teil­te Zusam­men­ar­beit gut gelin­gen kann. Jetzt ein­fach alle vor­he­ri­gen Bespre­chun­gen als Video­kon­fe­ren­zen durch­zu­füh­ren, ist da ja nur so mit­tel­gut: Wenn du eine Scheiß­be­spre­chung digi­ta­li­sierst, dann hast du eben eine scheiß digi­ta­le Bespre­chung. (In Anleh­nung an den Aus­spruch von Thors­ten Dirks, dem ehe­ma­li­gen CEO von Tele­fó­ni­ca Deutsch­land, zur Digi­ta­li­sie­rung)

Video­kon­fe­ren­zen sind nur ein Teil der Lösung. Räum­lich ver­teil­te Zusam­men­ar­beit muss auch und zuerst bedeu­ten, schrift­lich und asyn­chron zu kom­mu­ni­zie­ren. Ganz beson­ders dann, wenn alle im Home-Office sit­zen mit Kin­dern und Part­nern und das alles irgend­wie gere­gelt bekom­men müs­sen. Ein wenig erin­nern mich daher die gan­zen jetzt auf­kom­men­den Tipps rund um gute Video­kon­fe­ren­zen an Hen­ry Ford: „Wenn ich die Men­schen gefragt hät­te, was sie wol­len, hät­ten sie gesagt schnel­le­re Pfer­de.“

Das Pro­blem ist doch, dass in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen ein aus­ge­präg­ter Prä­senz­kult herrscht(e). Home-Office und Mobil­ar­beit war natür­lich mög­lich, aber immer die Aus­nah­me und irgend­wie Arbeit zwei­ter Klas­se und nichts für ech­te Höchst­leis­ter. Für den einen Tag Home-Office in der Woche konn­te man sich dann leicht mit Video­kon­fe­ren­zen behel­fen oder ein­fach die Bespre­chung auf einen der ande­ren Tage schie­ben.

Die wenigs­ten haben gelernt, auf Dau­er räum­lich ver­teilt und asyn­chron zu arbei­ten. Begrei­fen wir die aktu­el­le Situa­ti­on also als Chan­ce, unse­re bis­he­ri­ge Arbeits­wei­se zu hin­ter­fra­gen und neue For­men der Zusam­men­ar­beit auf Distanz ein­zu­üben. Eine Übung die dar­über­hin­aus auch bes­tens geeig­net ist, auch die dro­hen­de Kli­ma­ka­ta­stro­phe ein­zu­däm­men.

Mee­tings are by defi­ni­ti­on a con­ces­si­on to defi­ci­ent orga­niz­a­ti­on. For one eit­her meets or one works.

Peter F. Dru­cker, 1967. The Effec­ti­ve Exce­cu­ti­ve

Damit hat Peter F. Dru­cker schon 1967 eigent­lich alles gesagt, was über Bespre­chun­gen grund­sätz­lich gesagt wer­den muss. Orga­ni­sa­tio­nen wer­den nicht für Bespre­chun­gen bezahlt. Punkt. Bespre­chun­gen sind aller­dings not­wen­dig, um die hoch­gra­dig arbeits­tei­li­ge Wert­schöp­fung zu orga­ni­sie­ren. Weni­ger Bespre­chun­gen sind also bes­ser. Und die­se weni­gen müs­sen dann natür­lich gut orga­ni­siert und vor­be­rei­tet sein. Das war schon immer so, aber jetzt, wo sich alles vir­tu­ell abspie­len muss, ist Vor­be­rei­tung und Orga­ni­sa­ti­on beson­ders wich­tig, weil es vir­tu­ell weni­ger Mög­lich­kei­ten gibt, das wäh­rend­des­sen inter­ak­tiv zu kom­pen­sie­ren.

We don’t do Power­Point (or any other sli­de-ori­en­ted) pre­sen­ta­ti­ons at Ama­zon. Ins­tead, we wri­te nar­ra­tively struc­tu­red six-page memos. We silent­ly read one at the begin­ning of each mee­ting in a kind of “stu­dy hall.”

Jeff Bezos

Wäh­rend es frü­her reich­te eine Agen­da mit ein paar Stich­punk­ten in den Ter­min­ein­trag zu schrei­ben (und das war schon ein Fort­schritt und eine Good Prac­ti­ce) und dann in der Bespre­chung gemein­sam eine Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on mit mehr oder weni­ger gut auf­be­rei­te­ten Inhal­ten durch­zu­ge­hen, emp­feh­le ich für ver­teil­tes Arbei­ten grund­sätz­lich eine gute schrift­li­che Vor­be­rei­tung. Es müs­sen ja nicht gleich die sechs­sei­ti­gen Memos in Pro­sa sein, die Jeff Bezos nutzt, nur eine durch­dach­te schrift­li­che Vor­be­rei­tung. Und das am bes­ten so, dass die Inhal­te in Form von Kom­men­ta­ren oder durch die Mög­lich­keit zur gemein­sa­men Bear­bei­tung im Vor­feld schon asyn­chron dis­ku­tiert wer­den kön­nen (z.B. in einem Wiki wie Con­flu­ence oder in gemein­sa­men Doku­men­ten in Micro­soft Teams oder Goog­le Docs). Die eigent­li­che Bespre­chung dient dann – falls über­haupt noch not­wen­dig – nur zur gemein­sa­men Ent­schei­dung.

It’s hard to come up with a big­ger was­te of money, time, or atten­ti­on than sta­tus mee­tings.

Jason Fried. Signal vs. Noi­se

Jason Fried und David Hei­nemei­er Hans­son haben Base­camp von Anfang an kon­se­quent dezen­tral auf­ge­baut haben. Eines ihrer lesens­wer­ten Bücher heißt des­halb auch „REMOTE: Office Not Requi­red“ (Ama­zon Affi­lia­te-Link). Bei Base­camp sind die Mit­ar­bei­ter über den Glo­bus ver­streut und kön­nen sich nicht eben mal schnell tref­fen. Das klas­si­sche Sta­tus-Mee­ting oder neu­deutsch Stand-up funk­tio­niert in die­sem radi­kal dezen­tra­li­sier­ten Modell nicht und Jason Fried äußert zudem Zwei­fel, ob sol­che Bespre­chun­gen über­haupt sinn­voll sind, weil in der Regel die ein­zel­nen Team­mit­glie­der die aus­ge­tausch­ten Infor­ma­tio­nen gar nicht in dem Moment der Bespre­chung und auch nicht alle zur sel­ben Zeit benö­ti­gen.

Natür­lich fin­det auch bei Base­camp ein reger Aus­tausch inner­halb von Teams statt, das meis­te davon aber schrift­lich und asyn­chron. Jeden Tag machen die Mit­ar­bei­ter einen soge­nann­ten „Check-In“ und schrei­ben (unter­stützt durch ihre Soft­ware Base­camp) für alle sicht­bar, wor­an sie heu­te gear­bei­tet haben. Und zu Beginn einer Woche schreibt jeder zusätz­lich, wor­an er die­se Woche arbei­ten wird. Die­se mehr oder weni­ger kur­zen schrift­li­chen Aktua­li­sie­run­gen jedes ein­zel­nen und die dar­aus ent­ste­hen­den Dis­kus­sio­nen erset­zen die andern­orts übli­chen Bespre­chun­gen ohne Ver­lust.

E‑mail is whe­re know­ledge goes to die.

Bill French

Wenn hier von schrift­li­cher Vor­be­rei­tung die Rede ist, dann ist expli­zit nicht E‑Mail gemeint. Für die ver­teil­te asyn­chro­ne Zusam­men­ar­beit ist E‑Mail zwar de fac­to heu­te noch ein Stan­dard, aber nicht wirk­lich geeig­net. Sie ist im wesent­li­chen ein digi­ta­ler Brief und für die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen zwei Men­schen oder höchs­tens für die Dis­kus­si­on in einer klei­nen Grup­pe gemacht. Län­ge­re Dis­kus­sio­nen in grö­ße­ren Grup­pen wer­den schnell unüber­sicht­lich und füh­ren dann dazu, dass ein Mee­ting anbe­raumt wird.

Für ver­teil­tes Arbei­ten braucht es vir­tu­el­le Räu­me für asyn­chro­ne Dis­kus­sio­nen jen­seits von Video­kon­fe­ren­zen. Sei es in Slack, Micro­soft Teams (das es übri­gens wegen der Coro­na-Pan­de­mie gera­de kos­ten­los gibt, was ein sehr fei­ner Zug von Micro­soft ist) oder dem Enter­pri­se Social Net­work. Oder sei es ent­lang von Unter­la­gen oder ande­ren Art­fak­ten, z.B. auf Wiki-Sei­ten in Con­flu­ence oder in Goog­le Docs oder auch an Back­log-Items in JIRA. Alles bes­ser als E‑Mail, wo die Dis­kus­si­on aus dem Kon­text geris­sen ist und das kol­lek­ti­ve Wis­sen einen lang­sa­men Tod stirbt.

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8 Kommentare

Lie­ber Mar­kus,

dan­ke für die­sen Arti­kel. Jetzt mit drm vie­len Home-Office wir deut­lich, dass vie­le Men­schen ler­nen müs­sen, wir Kom­mu­ni­ka­ti­on in einem Men­schen über­haupt funk­tio­niert.
Bei asyn­chro­ner Kom­mu­ni­ka­ti­on ist es noch wich­ti­ger, sich zu über­le­gen, ob mei­ne eige­ne Bot­schaft über­haupt ankom­men kann, weil der Emp­fän­ger ein ande­res Wis­sen hat als ich.
Ich muss mir sogar vor­her über­le­gen, was ich eigent­lich rüber­brin­gen will.

In Zei­ten von phy­si­cal-distancing wird mir erst bewusst, wie impro­vi­siert unse­re Prä­senz­kom­mu­ni­ka­ti­on ist. Wenn wir direkt mit­ein­an­der reden dann sagen wir was und min­des­tens zwei wei­te­re Sin­ne neh­men wahr, was der Emp­fän­ger ver­stan­den haben könn­te.
Über Cyber-Kom­mu­ni­ka­ti­on fal­len man­che der Sin­ne weg und ich muss vor­her über­le­gen wie ich was sagen will und muss.
Dum­mer­wei­se ver­lei­ten die schnel­len elek­tro­ni­schen Medi­en dazu noch schnel­ler zu kom­mu­ni­zie­ren, dabei müss­ten wir lang­sa­mer und mit mehr Denk­pau­sen kom­mu­ni­zie­ren.
Inso­fern kann uns die Coro­na Kri­se leh­ren lang­sa­mer und sorg­fäl­ti­ger zu kom­mu­ni­zie­ren.
Das macht uns am Ende effek­ti­ver und damit doch wie­der irgend­wie schnel­ler.

Dar­um – hal­te Abstand und bleib gesund :-)
Heinz

.… und wenn man dann noch auf dem Mobil­te­le­fon schreibt, ver­dreht die Auto­kor­rek­tur man­che Wor­te, ohne dass man es merkt :-(

Da bin ich abso­lut bei dir, lie­ber Heinz. Und genau des­halb mag ich asyn­chro­ne schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on so sehr: Sie zwingt zum Nach­den­ken und For­mu­lie­ren. Es muss ja nicht so radi­kal wie bei Jeff Bezos sein mit sei­nen sechs­sei­ti­gen Memos in Pro­sa. Und obwohl das lang­sa­mer scheint, glau­be ich auch, dass es am Ende effek­ti­ver ist.

Hal­lo Mar­cus, Dei­ner mei­nung zu eMails mag ich nicht zustim­men. Wer ein­mal mit ande­ren Leu­ten über die Zeit­zo­nen hin­weg gear­bei­tet hat, weiß die eMail zu schät­zen. Auch die Kom­mu­ni­ka­ti­on in gro­ßen Pro­jek­ten und im OSS Umfeld geschieht im Wesent­li­chen über eMail oder news. Es kommt ein­fach dar­auf an, zu fokus­sie­ren. Der belang­lo­se Mist, wel­cher über Mes­sen­ger gleich wel­cher Art ver­brei­tet wird, ist der Tod einer frucht­ba­ren zusam­men­ar­beit. Und es kommt dar­auf an, einen eMail Cli­ent zu ver­wen­den, wel­cher wirk­lich geeig­net ist. Das meist ver­wen­de­te Out­look ist aber am wenigs­ten dafür geeig­net. Und es ist wich­tig, egal wel­ches Medi­um man benutzt, einen Bei­trag vor­her zu durch­den­ken. Der bei­trag ist viel mehr, als das Ein­tip­pen auf der Tas­ta­tur. Und die eMail kann nichts für den untaug­li­chen Inhalt, genau­so­we­nig wie der Mes­sen­ger.

Ist das viel­leicht so ein Genera­tio­nen-Ding? Ich zäh­le mich jetzt nicht zu Z, son­dern zu 100% Y, aber ich bin die Email in den letz­ten 2 Jah­ren sehr müde gewor­den. Oft nur kur­ze Tex­te mit einer Fra­ge, wofür man bes­ser einen Mes­sen­ger ver­wen­den könn­te oder lan­ge Mono­lo­ge, die man nur schwer schafft zu Ende zu lesen. Eine Email ist für mich immer ein elek­tro­ni­scher Brief. Und Brie­fe schrei­be ich sehr, sehr sel­ten. Ich möch­te schnell kom­mu­ni­zie­ren und Reak­tio­nen erhal­ten.
Ich lie­be also Mes­sen­ger mit Grup­pen­funk­ti­on oder eben Teams, Slack, etc. Und weil das vie­le Lesen müde macht, ist auch das Sprachmemo/Sprachnachricht inzwi­schen für mich eine will­kom­men­de Abwechs­lung. Die ersetzt für mich lan­ge Emails und drin­gen beim Emp­fän­ger auch wesent­lich tie­fer.

Lie­ber Mark, ich glau­be, wir sind gar nicht so weit aus­ein­an­der. Es geht uns bei­de um gute schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on. Die geht auch mit E‑Mail, das gebe ich ger­ne zu. E‑Mail hat nur einen Nach­teil: Es ist immer ein geschlos­se­ner Per­so­nen­kreis der mit­ein­an­der kom­mu­ni­ziert. Jemand außer­halb kann nie, auch nicht zufäl­lig oder durch eine Suche spä­ter, über den Inhalt stol­pern. Dar­um mag ich per­sön­lich digi­ta­le Works­paces wie Micro­soft Teams und Slack lie­ber.

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